Файл: Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 47
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.
Различные виды управленческой деятельности имеют различную информационную потребность.
Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.
Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.
Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности - очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.
Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.
Информационный поиск, предшествующий принятию решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.
Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика - лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.
Информация как управленческая категория - это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.
Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.
Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).
Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.
Информация в управлении должна удовлетворять требованиям:
своевременность, оперативность;
быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;
надежность (достоверность, объективность, полнота);
оптимальность (соотношение необходимой и достаточной информации);
доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);
логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);
комплексность, системность;
соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта управления;
ориентированность на машинную обработку [8, с.165].
Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом - социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др.
Глава 2. Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе
.1 Особенности использования информации и коммуникаций в российском менеджменте
В качестве объекта анализ выступает ООО «Шатура», которое является обществом с ограниченной ответственностью (далее общество) [19].
Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день - производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель. Следует отметить, что предприятие выпускает как типовые наборы мебели, так и комплекты мебели по европейским стандартам. В настоящий момент руководство предприятия планирует модернизировать данное производство с целью повышения его эффективности и повышения качества продукции. Предприятие выпускает и предлагает клиентам большой выбор мебельных изделий из натурального дерева разных пород.
Предприятие имеет в штате дизайнера, который занимается разработкой различных видов и моделей мебельных конструкций.
Рассмотрим схему источников информации входящей в ООО «Шатура». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную (Рисунок 2).
К бумажной информации относятся:
справочники (торговых терминов, условий хранения, сборники ГОСТов, ТУ, ОСТов и т.д.);
деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.);
периодические издания (журналы, газеты);
прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием, например прайс-лист ООО «Горизонт-Союз»);
торговые справочники;
рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия - являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).
Рис. 2 Схема источников входящей информации в ООО «Шатура»
В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная почта, Интернет. Рассмотрим каждый из них:
факс - через него принимаются и отправляются факсограммы (прайс-листы, заявки на поставку товаров, запросы товаров у поставщиков и т.д.;
телефон - с его помощью ведутся переговоры по условиям поставки, по согласованию цен, принимается информация о товаре, контролируется процесс поставки товаров и т.д.;
электронная почта - ее главное отличие от обычной - скорость доставки писем, дешевизна 1-го контакта. С ее помощью при установке специального программного обеспечения можно пересылать конфиденциальные письма, заключать дистанционно договора. В это случае ставится не «мокрая» печать и подпись руководителя торгового предприятия, а электронная, которая удостоверяет подлинность документа. Через этот канал на предприятии ООО «Шатура» также поступают: прайс-листы в электронной форме, ведется деловая переписка и т.д.
использование Интернет - позволяет получить дополнительную информацию о конкурентах, их товаре, ценах (анализ данных содержащихся на сайтах конкурентов).
Рассмотрим рисунок 3 - распределение информационных потоков внутри торгового предприятия ООО «Шатура». Директор осуществляет контроль за деятельностью входящих в его подчинение должностных лиц: главного бухгалтера и заместителя директора по коммерческим вопросам.
Главный бухгалтер обмениваются информацией о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер получает из внешней среды: новые законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.
Рис. 3 Распределение информационных потоков внутри ООО «Шатура»
Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками - заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.). В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов города Казани.
Материальный и финансовый потоки сопровождают информационные потоки (рис. 4). От поставщиков ООО «Шатура» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам (факс, телефон, Интернет и т.д.) заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники. Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную продукцию, что и ООО «Шатура».
Рис. 4 Потоки, циркулирующие между внешней средой и ООО «Шатура»
Большинство финансовых расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств через Сбербанк РФ.
Также происходит обмен информацией между ООО «Шатура» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаросопроводительные документы ит.д.).
Между розничными покупателями информационный обмен происходит по поводу характеристик продукции (консультирование) и т.д.
.2 Характерные черты использования информации и коммуникаций в управленческой деятельности менеджеров в Западной Европе
Данный раздел курсовой работы рассмотрим на примере Компании "ORGA". Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.
Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации "ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений [4, с.32].
Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения.
Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.
Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что "ORGA" - транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса.