Файл: Учет производственных запасов (Теоретические основы учета производственных запасов).pdf

График должен определять на предприятии рациональный документооборот, то есть принимать во внимание лучшее число подразделений и исполнителей для прохождения любым первичным документом, устанавливать меньший срок его пребывания в подразделении, что определено п. 5.3 Положения о документообороте.

Деятельность по созданию графика документооборота формирует главный бухгалтер и подписывает руководитель организации^[18].

Движение материалов на предприятии берет свое начало с их прихода на склады. Материалы, которые поступили на предприятие от поставщиков, обязаны быть приняты к учету в свое время. Складские работники, которые отвечают за прием материалов, обязаны просмотреть их ассортимент и количество, отмеченные в документах поставщиков, а, кроме этого, качество приобретенных материалов.

Если при поступлении материалов не было найдено количественных и качественных различий между информацией поставщиков и фактическими данными, то в согласовании с п. 49 Методических указаний N 119н заполняется приходный ордер (форма N М-4), унифицированная форма которого была определена Постановлением Госкомстата России N 71а.^[19]

В больших организациях, которые имеют значительное количество подразделений, материалы зачастую завозятся напрямую в эти подразделения, минуя склады. Представленный порядок дает возможность избежать любых других операций по разгрузке, уменьшает время движения материалов в самом предприятия.

При подобном проведении движения материалов, в согласовании с п. 51 Методических указаний N 119н, в приходных и расходных документах склада и в приходных документах подразделений фиксируются записи о том, что материалы отданы подразделению транзитом, не перемещаясь на склад.

При этом, перечисление материалов, которые должны подобным способом перемещаться в подразделения, обязан быть представлен распорядительным документом^[20].

Материалы, которые куплены подотчетными лицами (этими материалами может стать, в том числе, вторичное сырье, которое закупается у иных предприятий и физических лиц с учетом последующей его переработки), также необходимо переместить на склад. Пунктом 56 Методических указаний N 119н установлено, что принятие к учету материалов, которые закуплены подотчетными лицами, осуществляется в общем порядке на основе документов, которые подтверждают приобретение^[21]. oc

А вот если при покупке материалов найдено отличие от ассортимента, количества и качества, отмеченных в документах поставщиков, то приходный ордер формы N М-4 не заполняется. В такой ситуации приемной комиссией заполняется акт о приемке материалов формы N М-7[22].

Акт о приемке материалов (форма N М-7) считается юридической базой для предоставления претензии поставщику. Заполняется документ дважды в присутствии материально-ответственного лица и представителя поставщика или стороннего предприятия. Один документ отдают в бухгалтерию предприятия для того, чтобы принять материалы к учету, а второй документ отдают отделу снабжения, бухгалтерии или другому отделу предприятия для направления претензионного письма поставщику^[23].

Акт о приемке материалов заполняется еще в определенной ситуации - при приеме материалов, которые поступили без документального подтверждения. Материалы, которые поступили без документов, в согласовании с п. 36 Методических указаний N 119н, называют неотфактурованными поставками.

Материалы, которые поступили без документального подтверждения от поставщиков, могут быть приняты к учету предприятия по учетным ценам, определенным на предприятии. После приобретения первичных документов от поставщиков учетная цена нуждается в корректировке, но лишь в том ситуации, когда документы пришли в том же календарном году.

Если документы приходят в следующем году после заполнения и оформления бухгалтерской отчетности, учетная стоимость замене не подлежит, что определено п. 41 Методических указаний N 119н.^[24]

Далее учитываемые материалы фиксируются в карточке учета материалов (форма N М-17), которая используется для учета движения материалов на складе по любому сорту, виду, размеру и заполняется на календарный год. Карточки фиксируются бухгалтерией в особом реестре или книге, материально ответственным лицам (заведующим складом, кладовщику) отдаются под расписку.

Основой для фиксирования записей в карточке считаются приходные ордера, которые составлены предприятием, или документы поставщиков, на которых проставлен штамп с реквизитами приходного ордера. Записи оформляются в тот же день, когда происходят операции с материалами, отмечается дата операции, наименование и номер документа, краткое содержание операции.^[25]

Так как карточка заполняется на календарный год, то при значительном документообороте одного листа карточки не достаточно для записей. В этом случае открывается второй и следующие листы той же карточки, которые нумеруются и скрепляются. По окончании календарного года выводятся остатки на 1 января следующего года, делается отметка о том, что остаток перенесен в новую карточку, карточки подшиваются и сдаются в архив предприятия.

Для заполнения отпуска со склада материалов, систематически используемых при производстве продукции, используется лимитно-заборная карта (форма N М-8)[26]. oc

Приобретая материалы, материально ответственное лицо получателя предъявляет собственный экземпляр карты. В обоих экземплярах складской работник отмечает дату и количество отпущенных материалов, устанавливает остаток лимита по этому виду материалов. Учет материалов, не применяемых в производстве и возвращенных на склад, также фиксируется в лимитно-заборной карте.

Расходные документы на отпуск материалов в этом случае не заполняются, выдача материалов осуществляется на основе лимитных карт, которые выписываются в единственном экземпляре и не обладают сущностью и значением бухгалтерских документов^[27].

При таком варианте отпуска представитель получателя расписывается в карточке учета материалов, кладовщик расписывается в лимитной карте. Перечень материалов, которые отпускаются со склада таким способом, и подразделения, где он может использоваться, определяет руководитель предприятия.

Документом, который применяется для учета движения материалов между структурными подразделениями организации или материально ответственными лицами, считается требование-накладная (форма N М-11).

Требование заполняется в 2-ух экземплярах кладовщиком структурного подразделения, который отпускает материалы. На основе одного экземпляра материалы списываются сдающим подразделением, на основе второго - принимаются на учет подразделением, которое получило материалы. Заполненные требования отправляются в бухгалтерию в сроки, определенные графиком документооборота.

Списки лиц, которые имеют право на покупку материалов, должны быть согласованы с главным бухгалтером предприятия. Образцы подписей этих лиц должны быть на любом складе, который отпускает материалы^[28].

Отпуск материалов хозяйствам организации, которые расположены за пределами ее территории, производится на основе накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). То есть накладная используется при передаче материалов с одного склада организации на другой склад, а также со склада (кладовой) одного подразделения организации на склад (кладовую) иного подразделения организации^[29].

Накладная заполняется в 2-ух экземплярах, один из которых отправляется на склад и считается основой для отпуска материалов, второй - отправляется получателю.

На основе требования формы N М-11 и накладной формы N М-15 производятся записи о выдаче материалов в карточке учета материалов (форма N М-17).

Все хозяйственные операции, которые проводятся предприятием с материалами, в соответствии с ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны заполняться оправдательными документами. Данные документы считаются первичными документами, на основе которых ведется бухгалтерский учет. Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не могут быть приняты к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета^[30].

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они заполнены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В бухгалтерскую службу отправляются все первичные учетные документы по движению материальных ценностей, где они могут быть проверены с точки зрения верного оформления и законности проведенных операций.

1.3 Методические основы учета производственных запасов

Грамотное управление производственными запасами (сырьем, материалами, объектами незавершенного производства, продукцией, готовой к отгрузке) можно назвать одним из ключевых факторов поддержания конкурентоспособности предприятия на рынке. Расстановка приоритетов и выработка стратегий в рамках данного направления деятельности в определяющей степени зависит от результатов аналитической работы компетентных специалистов, связанной с формированием базы знаний о состоянии ПЗ на предприятии. Качество данных знаний - ключевой фактор рационализации управления ПЗ. В свою очередь, оно зависит от правильной постановки целей анализа производственных запасов, а также успешности решения соответствующих им задач^[31].

В среде экспертов в качестве соответствующих целей обычно рассматриваются^[32]:

- обеспечение оптимального количества и структуры запасов по их видам:

- минимизация количества тех ПЗ, результаты анализа которых показывают существенное снижение оборачиваемости (затоваривание);

- оптимизация количества тех ПЗ, которые требуются для обеспечения бесперебойной и эффективной деятельности фирмы.

- снижение издержек, связанных размещением и обслуживанием запасов, достаточных для бесперебойных продаж, на складе - основном объекте инфраструктуры фирмы, в рамках которого осуществляются операции с ПЗ.

Достижение этих целей предполагает решение следующих основных задач:

- анализ производственных запасов:

- исходя из их оборачиваемости,

- исходя из потребностей предприятия в тех или иных ПЗ;

- в целях ранжирования ПЗ по оборачиваемости и потребности для выработки эффективной стратегии управления ПЗ;

- эффективная оценка запасов - как процедура, осуществляемая в целях вычисления суммовых аналитических показателей;

- оптимизация закупок, а также ресурсов склада, направленная на снижение издержек по хранению, при которых, тем не менее, обеспечивается наличие достаточных для бесперебойной деятельности запасов^[33].

Часто при решении приведенных выше задач применяется система нормирования запасов:

- определение норм по уровням запасов на предприятии;

- сравнение соответствующих норм с действующими нормативами, при необходимости - инициирование корректировки вторых.

Далее представлены типовые проводки, которые отражают операции приобретения материалов на предприятии (табл. 1.1).

Таблица 1.1 – Типовые проводки по учету ПЗ^[34]