Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

Архивное дело в суде
208
1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих све- дения, составляющие государственную тайну.
1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела.
Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоя- щей Инструкции.
2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов и производств суда
2.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств суда (далее — но- менклатура) — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, заво- димых в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указани- ем сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.
2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в дело- производстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и про- изводства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.
Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет) срока хранения.
2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда (приложение № 1 к настоящей Ин- струкции) и номенклатура суда (приложение № 2 к настоящей Инструкции).
2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуаль- ным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положе- нием об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штат- ным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в про- цессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее — Перечень документов), а также номенклатурами за предше- ствующие годы.
2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или струк- турном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем су- дебной коллегии, судебного состава (начальником структурного подразделения),

209
Приложение8

согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и ра- ботником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел дело- производства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.
2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется но- менклатура на очередной календарный год.
Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со струк- турой суда.
2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), со- гласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.
Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре суда, при наличии договора номенклатура согласовывается с соответствующим ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива.
2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарно- го года.
2.9. Номенклатура на очередной год доводится до сведения судей, работни- ков аппарата суда с предоставлением выписок соответствующих разделов для использования в работе.
Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе дело- производства (общем отделе).
2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом посто- янного хранения.
2.11. Если в течение года возникают новые документированные участки ра- боты, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резерв- ные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номен- клатуры не требуется.
2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения суда номенклатура состав- ляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива (при наличии договора) и утверждается председателем суда.
Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда раз- рабатывается и представляется работником, ответственным за ведение дело- производства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в ме- сячный срок.

Архивное дело в суде
210
3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда
3.1. Опись дел (опись электронных дел) — это архивный справочник, пред- ставляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназна- ченный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематиза- ции внутри документального фонда и их учета.
Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.
Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело
(электронное дело).
3.2. Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:
• судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);
• дела общего делопроизводства постоянного хранения;
• судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел со- ставляются по категориям дел — описи уголовных дел временного (свыше
10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);
• дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• дела по личному составу.
Аналогичные описи составляются на электронные дела.
4. Экспертиза ценности документов.
Задачи и функции экспертной комиссии суда
4.1. Дела и другие документы поступают в архив суда после проведения экс- пертизы ценности, которая проводится в целях оценки их юридической, истори- ческой и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномочен- ным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.
Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов но- сителей и способов записи.
4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:
• в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел суда и при под- готовке дел к передаче в архив;
• в архиве суда — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хра- нение.

211
Приложение8

5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда
5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, дру- гие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше
10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.
5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии — председатель суда
(судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья про- веряет состояние каждого судебного дела, производства или материала.
5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-ста- тистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судеб- ного состава) или его заместитель.
5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специа- лист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).
5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости до- кументы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсут- ствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения тек- ста на вспомогательный лист.
Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщен- ные в процессе рассмотрения судебного дела документы — в порядке их поступ- ления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.
Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно пре- вышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле пре- вышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не дол- жна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.
В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела — лист-заверитель дела.
6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор документов на уничтожение
6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с дей- ствующим Перечнем документов.

Архивное дело в суде
212
6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Пе- речнем документов, предложения об определении сроков хранения таких доку- ментов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской
Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной эксперт- но-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.
7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок хранения архивных дел (электронных архивных дел)
7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) пере- даются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопро- изводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.
Документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, пе- редаются в архив суда по истечении 10 лет со дня увольнения.
7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) пере- даются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопро- изводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.
Документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, пе- редаются в архив суда по истечении 10 лет со дня увольнения.
7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надоб- ности» в архив суда по общему правилу не передаются.
По решению председателя суда в исключительных случаях (отсутствие воз- можности обеспечения сохранности документов временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности», соответствующих помещений для их хранения в структурных подразделениях суда и иных) такие документы могут быть переда- ны в архив суда по описям дел, которые ведутся в электронном виде в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда.
Такие дела должны быть подшиты. На обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома); фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организа- ции); суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; индекс дела; номер тома; срок хранения дела с указанием даты, до ко- торой осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расши- фровкой подписи).
По истечении срока хранения или по миновании надобности документы вре- менного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» уничтожаются

213
Приложение8

в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (при- ложение № 14 к настоящей Инструкции).
7.3. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включитель- но хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранили- ще электронных документов) в формате, в котором они были созданы или вклю- чены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.
8. Учетно-справочный аппарат архива. автоматизированный учетно-справочный аппарат архива
8.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, исполь- зования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справоч- ный аппарат.
8.2. В состав учетно-справочного аппарата входят:
• учетная документация;
• картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;
• методические пособия по различным видам архивных работ и докумен- тальной части делопроизводства;
• исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную ин- формацию.
9. Учет документов в архиве суда
9.1. Учет документов в архиве суда — это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде.
10. Проверка наличия и состояния документов
(электронных документов) в архиве суда
10.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архи- ве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, про- изводится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).
Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архив- ных документов) районных судов, городских судов и межрайонных судов про- водится с участием представителей управления Судебного департамента в субъ- екте Российской Федерации.

Архивное дело в суде
214
10.2. В ходе проверки осуществляется:
• установление фактического наличия дел (электронных дел) и их соответ- ствие учетным документам;
• выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);
• выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных но- сителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;
• выявление и учет документов, требующих профилактической и/или ре- ставрационно-профилактической обработки;
• выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на но- вые электронные носители;
• контроль физического и технического состояния физически обособлен- ных материальных носителей контейнеров электронных документов, вос- производимости электронных документов программными средствами;
• проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
11. Организация использования документов архива
11.1. Использование документов архива суда проводится только с разреше- ния председателя суда (уполномоченного им заместителя).
Работник, ответственный за работу архива суда:
• выдает документальные материалы в структурные подразделения;
• направляет на основании письменного запроса материалы в другие орга- ны, организации и учреждения по указанию председателя суда;
• информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;
• выдает справки и выписки из архивных документов.
12. Обеспечение сохранности архивных документов
12.1. Для обеспечения сохранности архивных дел (электронных архивных дел) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда от- водится специально оборудованное помещение, соответствующее установлен- ным условиям хранения документов и труда работников архива.
В архиве должны быть предусмотрены:
• архивохранилище;
• помещение для приема, временного хранения документов;
• помещение для использования документов (участок выдачи документов);
• рабочие комнаты работников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
Не допускается размещение архива в неприспособленных подвальных и чер- дачных помещениях.
12.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления,