Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования А. с. Мамыкин н. А. латышева Коллектив.pdf

9
Раздел I
Общие положения
ГлаВа 1
Сущность и задачи архивного дела в судах России
1.1. Понятие архивного дела в судах
Архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфе- ре организации хранения, комплектования, учета и использования доку- ментов Архивного фонда РФ и других архивных документов (ст. 3 Закона
«Об архивном деле в Российской Федерации»).
Государственные органы, органы местного самоуправления муници- пального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использова- ния, образовавшихся в процессе их деятельности архивных докумен- тов, обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранении, установленных нормативными правовыми актами Рос- сийской Федерации.
Источниками комплектования государственных и муниципаль- ных архивов архивными документами выступают и суды судебной системы РФ
1 1
См. подробнее: Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД и согласованные Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве
30.10.2012 «Определение организаций-источников комплектования государствен- ных и муниципальных архивов».

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

10

11
1.1.Понятиеархивногоделавсудах

Федерации. Архивный фонд Российской Федерации — это историче- ски сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, полити- ческое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью истори- ко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в со- ответствии с российским законодательством. Ежегодно объем докумен- тов Архивного фонда Российской Федерации увеличивается в среднем на 1,7 млн единиц хранения. При этом документы на бумажной основе оставляют 95,29 % содержания данного Фонда. Значительную его часть образуют документы, которые были сформированы в ходе документаци- онного обеспечения правосудия
1
Архивные документы Архивного фонда Российской Федерации являются государственной собственностью.
Документы Архивного фонда Российской Федерации (оконченные судебные дела, документы общего делопроизводства) хранятся в судах временно, согласно установленным срокам хранения после окончания делопроизводства по ним, и подлежат передаче в соответствующие го- сударственные и муниципальные архивы.
Архивные фонды каждого из судов судебной системы Российской
Федерации состоят из документов Архивного фонда Российской Феде- рации и других документов, значительную часть из которых образуют документы временного срока хранения.
Закон об архивном деле в Российской Федерации (ст. 18) устанавли- вает два вида сроков хранения архивных документов: 1) постоянные сро- ки; 2) временные сроки
2
. В соответствии с действующим законодатель- ством под постоянным сроком хранения документов Архивного фонда
Российской Федерации подразумевается хранение документов без опре- деления срока (бессрочно); под временным сроком хранения архивных документов понимается их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
1
URL: http://archives.ru/af.shtml (дата обращения 10.10.2019).
2
См.: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской
Федерации».

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

12
При соблюдении хранения архивных документов учитываются:
постоянные сроки
временные сроки
Ȗ дела подлежат полному оформлению — требуется надлежащая прошивка и пере- плет дела, нумерация листов дела, состав- ление листа-заверителя, внутренней описи документов, полное и точное оформление обложки;
Ȗ дела хранятся в условиях, соответствую- щих обеспечению оптимальных характе- ристик их долговременной сохранности
(температурно-влажностные условия в ар- хивохранилищах судов, организация хра- нения в специальных картонных коробках с завязками и т. п.)
Ȗ допускается частичное оформ- ление дел при получении соответ- ствующего разрешения со стороны председателя суда;
Ȗ допускается хранение дел в связ- ках, с оформлением соответствую- щих указателей-ярлыков;
Ȗ обеспечивается контроль спи- сания и уничтожения (ротации до- кументов).
Места хранения архивных документов Архивного фонда Российской Фе‑
дерации определяются в зависимости от сроков их хранения. Так, посто- янное хранение архивных документов обеспечивают организации, кото- рые в силу специфики их деятельности, а также закрепленных за ними функций имеют возможность обеспечить такое хранение. К таким орга- низациям относятся государственные архивы, музеи, библиотеки и орга- низации Российской академии наук. Временное хранение, как правило, обеспечивают те органы и организации, которые только лишь изначаль- но создают архивные документы в процессе своей деятельности в целях сохранения наиболее важной и значимой информации, которая им не- обходима в течение определенного периода времени. Такими органами и организациями, в частности, являются государственные органы, госу- дарственные организации, муниципальные архивы.
Комплектование архива суда заключается в систематическом по- полнении документами, которые создаются в процессе деятельности суда, в том числе в результате определения источников комплектова- ния архива, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архив, а также непосредственного приема-передачи доку- ментов в архив
1 1
См.: п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использова- ния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных докумен- тов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры от 18.01.2007 № 19.

13
1.1.Понятиеархивногоделавсудах

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующих- ся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, определен Приказом Ми- нистерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процес- се деятельности государственных органов, органов местного самоуправ- ления и организаций, с указанием сроков хранения».
В настоящее время решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 24 июня 2019 г. согла- сована новая редакция данного Перечня. В частности, п. 12 и 13 данного проекта относят к 5-летнему сроку хранения исковые заявления, жало- бы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, а также журналы, базы данных учёта судебных дел, с установлением начала течения дан- ного срока с момента принятия решения по существу
1
Источниками комплектования архива архивными документами явля‑
ются структурные подразделения суда (например, отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам, отдел обеспечения судопроиз- водства по уголовным делам, общий отдел и т. д.), а также ответственные должностные лица, участвующие в документообороте суда (например, администратор суда, помощник председателя суда и т. д.).
В архиве, принимающем на хранение различные виды судебных до- кументов, ведется деятельность по фондированию (определению, уточ- нению фондовой принадлежности архивных документов и хронологи- ческих границ архивных фондов) на основе номенклатуры дел суда
2 3
Учет архивных документов — определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учет- ных документах для контроля их наличия и состояния
3 1
URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/56 699 125/#review (дата об- ращения 10.10.2019).
2
Пункт 2.4. Правил организации хранения, комплектования, учета и использо- вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до- кументов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, орга- низациях Российской академии наук.
3
Приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утвер- ждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Россий- ской Федерации».

Глава1.СущностьизадачиархивногоделавсудахРоссии

14
Для учета архивных документов в архивах судов ведутся: книга учета поступлений документов; списки фондов; списки дел и документов или их разновидности; листы фондов или заменяющие их документы, а так- же другие учетные документы, на основании которых составляются до- кументы централизованного государственного учета
1
Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Пути обеспечения доступа к архивным документам (п. 1.1 ст. 24 Закон об архивном деле в Российской Федерации):
• предоставление пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
• предоставление пользователю подлинников и (или) копий необходимых ему до- кументов, в том числе в форме электронных документов;
• использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользо- вания, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
Использование архивных документов состоит в применении инфор- мации архивных документов в культурных, научных, политических, эко- номических целях и для обеспечения законных прав и интересов гра- ждан
2
. В современном судебном делопроизводстве существуют основ ные формы использования единиц хранения из архивных коллекций судов
(схема 1).
Предметом архивного дела в судах являются архивные документы.
Архивный документ (бумажный документ, электронный документ, зафик- сированный на электронном носителе, видео-фото-документы, приоб- щённые к материалам судебных дел, программные комплексы Государ- ственной автоматизированной системы «Правосудие», обеспечивающие ведение архивного дела в электронном формате, и т. п.) — материальный носитель информации.
1
См. подробнее: Глава 3.
2
Пункт 8.1.1. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных реше- нием Коллегии Росархива от 06.02.2002.

15
1.1.Понятиеархивногоделавсудах

Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (ст. 2 ФЗ «Об информации, информационных техноло- гиях и о защите информации»).
Информация может быть зафиксирована любым доступным и воз- можным способом, например, путем ее воспроизведения при помощи копировально-печатных устройств, компьютерных систем, в процессе осуществления электронного документооборота и т. д. Документ, пе- реданный в архив, подлежит хранению в силу значимости информации о деятельности суда для граждан, общества и государства.
Архивный документ должен иметь реквизиты, позволяющие его иденти- фицировать, то есть он должен содержать или на нем должны быть указаны условные обозначения (критерии), позволяющие его выделить (отличить) относительно иных материальных носителей с аналогичными признаками.
Исполнение запросов уполно моченных субъектов о предоставлении копий документов из судебных дел (материалов), выписок и справок
Выдача документов во временное пользование судьям, работникам аппаратов судов в связи с исполнением должностных обязанностей
Инициативное информирование судами РФ через собственные и иные источники информации о документах, которые имеют значение для общества
Схема 1. Основные формы использования единиц хранения
из архивных коллекций судов