Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf

37 2.
Сканирование документов с последующим вводом и сохранением в системе;
3.
Составление, согласование, подписание новых документов;
4.
Рассылка распоряжений исполнителям и контроль их исполнения;
5.
Работа по хранению и рассылке электронных документов.
СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа. [2] Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Бизнес-процесс в деятельности компании
— это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации.
Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей.
Системе под силу автоматизировать следующие процессы:
‒ Регистрация документов: вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система формирует контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска все документы получают свои штрих- коды. На смену обычной подписи приходит электронно-цифровой аналог.
‒ Назначение поручений: автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по любому документу, в котором указываются исполнители. После этого документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех

38 получившихся ветвей. Руководство имеет доступ ко всей картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.
‒ Организация контроля исполнения документов: контроль за исполнением документов ведется в автоматическом режиме. В системе существует возможность установить контрольные сроки для каждого документа в соответствии с законодательством РФ. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.
‒ Поиск документов: упрощение поиска нужных документов достигается за счет набора реквизитов у каждого документа, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Существует также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.
‒ Администрирование: все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором системы при регистрации согласно структуре предприятия. При этом пользователь может самостоятельно настроить параметры своего рабочего стола и личные папки.
[3].
В нынешних условиях конкуренции часто побеждает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок. Сотрудник, который работает с документами, тратит около одного часа на поиск необходимых данных. Из чего можно заключить, что за месяц получается ориентировочно 2,5 дня. Если учесть все затраты на одного работника, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для сбережения денежных средств предприятия.

39
Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей. К первой группе относятся:
‒ Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы, на оборудование, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.
‒ Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), на прохождение документов, на поиск нужных документов, на их повторное использование.
Ко второй группе эффектов относятся:
‒ Повышение прозрачности движения документов: современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всей работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля, выявляя проблемы и принимая меры для усовершенствования системы управления. Каждый сотрудник получает возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми он должен работать в данный момент, а руководитель имеет возможность видеть в онлайн режиме ход выполнения бизнес-процессов.
‒
Организация единого корпоративного информационного пространства: современная система документооборота должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.
‒ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации: корпоративные данные сохраняются в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение организации, его знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками.

40
‒ Повышение управляемости компании в целом: ускорение информационных потоков и уменьшение количества ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом. [4]
2.2 Сравнительный анализ рынка современных систем
электронного документооборота
Среди наиболее распространенных программных продуктов данной категории выделяют следующие:
1. Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Решаемые задачи:
- регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан;
- подготовка исходящей корреспонденции;
- создание и работа с поручениями; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей;
- контроль исполнения поручений;
- организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах;
- сканирование, в том числе поточное;
- создание отчетов;
- веб-доступ поиск личному кабинету;
-
Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).
- просмотр всех действий, совершенных в системе [12].

41 2. Прикладное решение «1С:Документооборот» предназначено для автоматизации решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программный продукт «1С:Документооборот» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.
3. DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Система электронного документооборота DIRECTUM включает в свой состав следующие модули:
-
Управление электронными документами.
-
Управление деловыми процессами..
-
Канцелярия.
-
Управление договорами.
-
Управление совещаниями и заседаниями.
-
Управление взаимодействием с клиентами.
-
Обращения граждан и организаций.
-
Управление показателями эффективности..
Базовые компоненты системы включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули
(«Управление электронными документами« и »Управление деловыми процессами»). [14].
4. Система DocsVision включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты:
-
Платформу DocsVision с встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений

42
-
Приложения — прикладные решения, построенные на платформе
DocsVision и реализующие специализированную функциональность для класса задач предметной области системы (например «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»)
-
Дополнительные модули — технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных возможностей системы (например шлюзы DocsVision), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например модуль Репликации, или модуль Архивирования).
Функции системы:

Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения;

Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания;

Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией;

Работа с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения;

Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения;

Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену;

Ведение архива нормативной и организационно- распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации [15].

43
Результаты анализа сравнительных характеристик рассмотренных СЭД представлены в таблицах 2.1 – 2.4.
Таблица 2.1 – Сравнение СЭД по характеристике «Регистрация и ввод документов»
Регистрация и ввод документов
Di re ct u
m
Doc
V
is ion
1C
:
Д
ок ум ен тоо бо ро т Д
Е
Л
О
Регистрация документов
+
+
+
+
Присоединение файлов
+
+
+
+
Создание документа по шаблону
+
+
+
+
Создание документа на основе существующего
-
+
-
-
Регистрация из электронной почты
+
+
+
+
Регистрация из web-формы
+/-
+
+
-
Регистрация документов из MS Office,
OpenOffice
+/-
+/-
-
+/-
Регистрация со сканера
+/-
+/-
-
-
Возможность потокового ввода документов
+/-
+/-
-
+/-
Работа со словарями и справочниками
+
+
+/-
+
Настройки шаблонов регистрационных номеров +
+
+
+
Проверка документов на дублирование при регистрации
-
-
-
+
Контроль заполнения обязательных полей в
РРК
+
+
+
+
Поддержка связанных полей РКК
+/-
-
-
-
Автоматический разбор содержания документа
-
-
-
-

44
Таблица 2.2 – Сравнение СЭД по характеристике «Работа с документами»
Работа с документами
D
ir e
ct um
Doc
V
is ion
1C
:
Д
ок ум ен то об оро т
Д
Е
Л
О
Встроенные средства просмотра
(viewer) прикрепленных файлов
-
+
-
-
Формирование списка рассыпки
+
+
+
+
Изменение прикрепленных файлов
+
+
+
+
Работа с проектами документов
+
+
+/-
+
Регистрация документа на основе утвержденного проекта
+/-
+/-
-
+
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов
+
+
+
+
Возможность назначения ответственного исполнителя по документу
-
-
-
+
Возможность использования промежуточных отчетов по исполнению
-
-
+
+
Работа с версиями документов
+
+
+
+
Ведение папочной структуры документов
(номенклатуры дел)
+
+
+
+
Ведение личных папок пользователя
+
+
+/-
+/-
Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе
+
+
+
+
Работа с документами в режиме Off-line (chekin che ckout)
+
+
-
+
Поддержка процедур визирования документов
+
+
+
+
Поддержка процедур согласования документов
+
+
+
+
Ведения листа согласования
+
+
-
+
Возможность выдачи поручений и подпоручений
+
+
+
+
Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе (на базе внешней встроенной почтовой службы)
+
+
-
-

45
Работа с документами
D
ir e
ct um
Doc
V
is ion
1C
:
Д
ок ум ен то об оро т
Д
Е
Л
О
Свой рабочий стол с любого места
+
+
+/-
+
Ведение отдельной архивной базы документов
-
-
+/-
-
Таблица 2.3 – Сравнение СЭД по характеристике «Управление потоками работ»
Управление потоками работ (Workflow) и контроль
D
ir e
ct um
Doc
V
is ion
1C
:
Д
ок ум ен то об оро т
Д
Е
Л
О
Создание типовых маршрутов движения документов +
+
+/-
+
Обеспечение свободной маршрутизации документов +
+
-
-
Возможность отсрочки исполнения
+/-
+
-
+
Механизмы контроля исполнения документов
+
+
+/-
+
Автоматическое ведение этапов исполнения работ
+
+
+/-
+
Выдача задач на группу
+
+
-
+/-
Обеспечение возможности ввода множества поручении по одному документу и множества исполншелей по одному поручению
+
+
+/-
+
Рассылка уведомлении по электронной почте
+
+
+
+
Рассылка документов на ознакомление
+
+
+
+

46
Таблица 2.4 – Сравнение СЭД по характеристике «Поиск и анализ информации»
Поиск и анализ информации
D
ir e
ct um
Doc
V
is ion
1C
:
Д
ок ум ен то об оро т
Д
Е
Л
О
Атрибутивный поиск
+
+
+
+
Поиск задач и поручений
+
+
+
+
Осуществление различных видов поиска в одном запросе
+
+
+
+
Подготовка журналов регистрации документов
+
+
+
+
Создание отчётов по исполнительской дисциплине
+
+
+
+
Построение отчётов по результатам поиска
-
+
-
+/-
Экспорт отчетов во внешние приложения
+
+
+
+
За счет анализа рассмотренных функций и недостатков используемой технологии организации документооборота были выявлены следующие функциональные потребности сотрудников компании «Апрель»:
1.
При регистрации документа обязательно указание даты и времени регистрации, на самом документе должны быть указаны реквизиты адресата документа: ФИО, паспортные данные, адрес, контактный телефон, СНИЛС.
Для удобства работы важен контроль заполнения обязательных реквизитов.
2.
Документацию в отделении получают как в виде бумажных документов, так и в виде файлов из электронной почты или иных источников.
3.
Важно использование различных механизмов ввода документов в систему электронного документооборота документов – получение файлов с электронной почты либо внешних носителей.

47 4.
Для поиска документации используют упорядочивание по номеру, по дате, а также используют поиск по исполнителям и адресатам. Наличие дополнительных атрибутов поиска позволит упростить и ускорить данный процесс.
5.
На основании отобранной документации сотрудникам приходится формировать отчеты различного вида, включая и опись документации.
6.
При работе с документами важно наличие проверки согласования документов, чтобы документ был точно проверен всеми должностными лицами.
7.
С учетом различных уровней доступа к документации среди сотрудников важно обеспечить выполнение данного требования.
8.
Необходимо отследить текущее состояние исполнения поручения, кто и когда выполнил поручение по документу, результаты выполнения данного поручения, а также, куда документ был передан далее.
9.
Необходимо совершенствование механизмов регистрации документов.
10.
Для эффективной работы необходима модернизация парка компьютерной техники и локальной вычислительной сети.
При внедрении системы электронного документооборота рабочий процесс изменяется, как и изменяется используемая технология документооборота. Вместо обработки бумажной документации и ведения бумажных журналов используются электронные журналы и карточки документа. В карточке документа указываются основные реквизиты документа и прикрепляется файл с электронной копией документа.
Формирование результатов обработки документов происходит автоматически.
При использовании электронного документооборота электронные документы могут быть отправлены от одного сотрудника или адресата к другому практически мгновенно, а наличие механизма просмотра связок между документами позволит отслеживать всю технологическую цепочку обработки каждого документа или поручения.