Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельность.pdf

Глава 2. Практические аспекты организации выставочно-ярмарочной деятельности на примере компании «Экспоцентр»

2.1. Особенности организации выставочно-ярмарочной деятельности на примере компании «Экспоцентр»

Сегодня в мероприятиях такого характера участвует не менее 20 тысяч иностранных компаний и более 100 тысяч отечественных экспонентов. Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности России особое внимание уделяет повышению количества площадок, компаний-участников и посетителей. Среди других городов первой по данным показателям является Москва. В столице проходит более 60% всех отраслевых событий. Государственная программа способствования развитию выставочной деятельности нацелена на привлечение как можно большего количества участников рынка, обеспечение эффективного взаимодействия между ними, налаживания сотрудничества и внедрения инновационных технологий.

Один из наиболее крупных и престижных столичных центров, который известен не только в России, но и во всём мире, – ЦВК «Экспоцентр». Это высокотехнологичный современный комплекс, который имеет 9 оборудованных выставочных павильонов, а также площадки для проведения конференций, конгрессов и вневыставочных мероприятий. На его базе ежегодно проходит более 100 международных выставок, которые посещает несколько миллионов специалистов, экспертов, представителей компаний и заинтересованных лиц.

ЦВК «Экспоцентр» в последние годы уделяет всё больше внимания инновационным разработкам. Поэтому многие собственные выставочные мероприятия посвящены данной теме. Большая доля совместных событий «Экспоцентра» также освещает новации и разработки в различных сферах. Это направление деятельности выставочного центра перекликается с интересами экономики и государства в целом.

Следует отметить, что благодаря концепции развития выставочной деятельности за последние годы количество региональных площадок увеличилось вдвое. Однако, несмотря на это, их обеспеченность площадками по-прежнему является недостаточной. Свою заинтересованность вопросом развития материально-технической базы для осуществления выставочно-ярмарочной деятельности проявляют многие субъекты РФ.

Политика государства в этом вопросе направлена, в том числе на координирование данной деятельности, а также разработку ряда мер по её господдержке и оказанию помощи участникам-производителям, иным предпринимателям, организациям и посетителям. Концепция развития выставочной деятельности в РФ определяет её основные и перспективные направления. Она ставит перед собой целью полноценное формирование этой деятельности, как отрасли экономики, способствующей её устойчивому инновационно-экономическому росту.

После установления целей участия в ярмарке или выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления.

Смета расходов на участие в выставке (ярмарке) разрабатывается для определения предстоящих расходов, связанных с проведением выставочно-ярмарочного мероприятия. Смета может включать следующие основные статьи расходов:

- плата за право участия в выставке или ярмарке (взнос на право участия, арендная плата за пользование выставочным оборудованием и выставочной площадью, плата за размещение информации в каталоге и т. п.);

- расходы на изготовление выставочного оборудования (если предприятие планирует пользоваться своими стеллажами, стендами во время выставки или ярмарки, а не арендовать их у организаторов);

- транспортные расходы на перевозку собственного выставочного оборудования и выставочных товаров;

- командировочные расходы работников, направляемых для принятия участия в выставке (ярмарке);

- расходы на транспортировку выставочных товаров, выставочного оборудования и т. п.;

- расходы на изготовление рекламных материалов, предназначенных для бесплатного распространения на выставке (ярмарке);

- расходы на бесплатное рекламное распространение образцов продукции (товаров).

Если же на выставке (ярмарке) предприятие планирует бесплатно распространять большой ассортимент и количество образцов продукции (товаров), то можно разработать отдельную смету на бесплатное распространение таких образцов продукции (товаров).

Поскольку предусмотреть все вероятные расходы невозможно, то вполне логично, что смета выставочно-ярмарочных расходов будет приблизительной [14].

Для организаторов выставок и ярмарок смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке или выставке.

Что включает в себя цена 1 м² выставочной площади?

Это, как правило, стоимость:

1) общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2) общей охраны территории;

3) пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, устанавливаемой в зависимости от размера арендуемой площади;

4) одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

5) вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) и других дополнительных услуг.

Участнику выставки или ярмарки дополнительно следует определить основные позиции и основные статьи расходов. Обычно расходов требуют:

- мероприятия, проводимые на стенде;

- тип стенда;

- оформление стенда;

- персонал, работающий -у стенда;

- реклама до выставки;

- работа с прессой;

- особые формы обращения к посетителям;

- угощения на стенде;

- транспорт;

- монтаж и демонтаж стенда;

- текущие затраты по стенду.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в ярмарке или выставке, подчеркивает значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствует о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом начиная с выбора места и кончая оформлением экспонатов.

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к “популярным” стендам [5].

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

1) изготовление различных рекламных материалов, придающих стенду индивидуальность;

2) бесплатная раздача мелких сувениров;

3) раздача образцов товаров;

4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

5) передача музыкальных программ;

6) демонстрация видеофильмов, слайдов;

7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов [1].

Послевыставочная (послеярмарочная) деятельность. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) анализ контактов, осуществленных за период работы стенда;

2) проверка результатов участия;

3) составление отчета об участии.

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки или выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены;

- непосредственную проверку “личности” посетителей;

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

- своевременную подготовку и рассылку образцов согласно принятым обязательствам;

- немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных;

- направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках или выставках, организация показов и т.д.), и соответствующие приглашения к участию в них.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, охватывающую все экономические и внешнеэкономические цели [9].

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1) сметные и реальные расходы по участию;

2) расходы на рекламу - пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей;

3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке или выставке;

4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам;

5) оценка состава посетителей;

6) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

Отчет, о принятии участия в выставочно-ярмарочном мероприятии. Отчет составляется по окончании выставки (ярмарки). В нем отмечаются фактические расходы, понесенные предприятием во время подготовки и принятия такого участия, с соответствующим документальным их подтверждением.

При этом ответственные лица должны отчитаться за бесплатную раздачу на выставке выданной им под отчет продукции (товаров). Для этого в отчете о принятии участия в выставочном мероприятии нужно отдельно указать перечень и количество бесплатно розданной продукции (товаров). Кроме того, бесплатно розданные на выставке образцы товаров на предприятии нужно списать, оформив для этого акт списания, а не розданный на выставке остаток продукции (товаров) ответственные лица должны вернуть на склад предприятия.

При этом если для проведения выставочно-ярмарочного мероприятия работники были направлены в командировку, то по возвращении из командировки они должны отчитаться по суммам средств, полученным в подотчет, подав в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, с соответствующими документами, подтверждающими их расходы (кассовыми чеками, актами закупки, товарными чеками, накладными на отпуск ТМЦ, актами выполненных работ, актами купли-продажи, квитанциями и т. п.).

Специальное оборудование для рекламы продукции на выставке (ярмарке). Выставочное оборудование достаточно специфично. Некоторые его виды могут использоваться исключительно на выставках. В других случаях, наоборот, оборудование может быть неразрывно связано со своими экспонатами-товарами, которые всего лишь на время “перекочевали” из одного зала - торгового в другой - выставочный.

Участники выставок и ярмарок могут использовать как собственное, так и арендованное оборудование. И это является одним из главных факторов, влияющих на учет.

Если предприятие использует собственное оборудование, то это может быть оборудование:

- временно изъятое из собственного производства (в том числе из торгового зала, офиса, производственного цеха) на период выставки (ярмарки);

- приобретенное специально для участия в выставке (ярмарке);

- изготовленное предприятием специально для участия в выставке (ярмарке);

- имеющееся в наличии на складе предприятия.

Дальнейшую судьбу оборудования определяет собственник (или уполномоченные им лица), и она может быть различной. Оборудование, изъятое из производства (торгового зала, офиса), может быть возвращено, на прежнее место, а может “залечь” где-нибудь на складе. Приобретенное и изготовленное оборудование, а также оборудование со склада может стать полноправным участником хозяйственной жизни предприятия, а может быть возвращено на склад. Выставочное оборудование, потребности в использовании которого у предприятия не будет в обозримом будущем, может быть продано и т.д. [13]

Таким образом, с выставочным оборудованием могут осуществляться различные хозяйственные операции.

Предприятие-участник может использовать на выставке (ярмарке) оборудование, которое уже числится на балансе в составе его необоротных активов и используется им для других целей. Это может быть оборудование из офиса, торгового зала, производственного цеха, то есть из любого подразделения предприятия.