Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельность.pdf

Это может быть оборудование, приспособленное для потребностей выставки (стол, стеллаж, прилавок, витрина), либо специальное, позволяющее продемонстрировать те или иные возможности и достоинства представленных на выставке товаров (продукции).

Также на выставке может быть представлено оборудование, используемое для производства данных товаров.

К моменту “переезда” на выставку такое оборудование числится либо в составе основных средств, либо в составе малоценных необоротных материальных активов (МНМА), его стоимость амортизируется. Несмотря на то, что оборудование меняет место своего нахождения, в бухгалтерском учете оно по-прежнему будет числиться на балансе в составе необоротных активов. Операция по “переселению” объекта будет отражена только в аналитическом учете. Не повлияет эта операция и на налоговый учет.

Выставка, как правило, мероприятие краткосрочное - всего лишь несколько дней. Поэтому если предполагается, что после окончания выставки оборудование вернется на прежнее место, то пересматривать метод начисления амортизации (в связи с изменением способа получения экономической выгоды) не имеет смысла.

Специально закупленное для выставки оборудование до ее начала необходимо ввести в эксплуатацию, отразив либо в составе необоротных активов - основные средства или МНМА, либо в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП). Все зависит от стоимости такого оборудования и от предполагаемого срока его использования. В свою очередь, срок эксплуатации выставочного оборудования зависит, в частности, от количества выставок, в которых предполагается его использовать.

2.2. Анализ этапов организации выставок и ярмарок на примере "Экспоцентр" в г. Москва

При все ярко выраженных преимуществах от участия в выставках и ярмарках предприятию все же не следует забывать, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для вас ваши собственные ошибки.

Поэтому, прежде чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, следует тщательно обдумать его. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, по численному составу персонала экспозиции и его соответствующей подготовке, аренде выставочной площади и ее нахождении, планированию самого стенда и размещению на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

В функциональном аспекте цели участия в выставках и ярмарках могут быть разделены на цели действия и цели контроля.

Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на: Цели подготовки продаж; Цели осуществления продаж; Цели поддержания продаж.

Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки или выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки или выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем ярмарки или выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

Первичные документы, которыми оформляется на предприятии его участие в выставке (ярмарке), должны содержать подтверждение того, что принятие участия в таком мероприятии является хозяйственной необходимостью предприятия и имеет рекламный характер. Ведь совершенно очевидно, что, демонстрируя свои товары или услуги на выставке (ярмарке), предприятие таким образом рекламирует их в расчете на повышение спроса и, как следствие, увеличение объема продаж и прибыли.

Документами, которыми могут оформляться операции по подготовке к выставке или ярмарке, являются:

1. Приказ (распоряжение) руководителя об участии предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии. В нем оговариваются:

- дата (период) и место проведения мероприятия;

- лица, ответственные за организацию подготовки и принятия в нем участия предприятием;

- сроки и календарный план подготовки;

- сроки отчетности по окончании выставки (ярмарки) и т. п.

Если предприятие планирует бесплатно раздавать на выставке (ярмарке) рекламные образцы собственной продукции (товаров), то в приказе (распоряжении руководителя) желательно отметить цель раздачи таких рекламных образцов, а именно: указать, что это делается в рекламных целях.

Кроме того, в данном случае можно разработать и утвердить перечень рекламных образцов продукции (товаров), которые будут подлежать бесплатной раздаче, их количество с указанием фамилий работников, ответственных за их бесплатную раздачу. Для бесплатного распространения на выставке (ярмарке) выдача продукции (товаров) ответственным лицам из состава предприятия осуществляется на основе выписанной накладной;

2. План подготовки предприятия к выставке (ярмарке). Он разрабатывается для того, чтобы ответственные лица могли гарантировать выполнение подготовительных работ в обусловленные сроки.

2.3. Проблемы и перспективы организации выставочно-ярмарочной деятельности в России

Выставки и ярмарки оставались приоритетным инструментом развития бизнеса в 2018 и 2019 годах. 99% участников выставок считали, что на выставках компании получают уникальный опыт и знания, которых не дает использование других маркетинговых каналов. В мире, перенасыщенном рекламным шумом, выставки дают возможность экспонентам и посетителям пообщаться с глазу на глаз без посредников, и что крайне важно — эта коммуникация проходит на нейтральной территории для обоих участников выставочного процесса

В феврале 2020 года Всемирная Организация Здравоохранения объявила о пандемии коронавирусной инфекции COVID-19, распространяющейся с высокой скоростью по всему миру. Выставочная отрасль, связанная непосредственно с коммуникациями людей, столкнувшись с пандемией коронавируса, стала одной из наиболее уязвимых и пострадавших, так как только на проведение выставок и конгрессов влияют одновременно сразу все ограничения, связанные с туризмом, перевозками, запретом на проведение массовых мероприятий. К тому же в отличие от других массовых мероприятий выставки привязаны к конкретным датам проведения на ежегодной основе. Перенос или отмена мероприятия имеют более долгосрочный отрицательный эффект воздействия на всю отрасль.

Общее количество отмененных или перенесенных на более поздний срок из-за пандемии мероприятий по всему миру приближается к тысяче. Около 20% из них — мероприятия, имеющие большую важность для отдельного государства, либо для мирового сообщества.

По количеству отменных в 2020 году значимых мероприятий по данным на середину марта лидируют Италия, США, Россия и Объединенные Арабские Эмираты (ОАЭ). Среди отмененных событий высокой значимости в этих и других странах — Петербургский международный экономический форум, Ежегодная энергетическая конференция CERAWeek в Хьюстоне, Берлинский энергетический диалог (Berlin Energy Transition Dialogue — 2020), Открытие первой сессии Всекитайского собрания народных представителей, Женевский автосалон, Ежегодная конференция F8 в Сан-Хосе, Международная туристическая ярмарка ITB в Берлине и т д. [4].

По числу случаев переноса мероприятий в лидерах – спорт, промышленность, туризм, экономика и бизнес. По числу переноса мероприятий, представляющих высокую важность для России, лидируют политика и экономика. Так среди наиболее значимых мероприятий, проведение которых перенесено на неопределенный срок (лишь в единичных случаях осторожно называются новые даты) — Российский инвестиционный форум, Красноярский экономический форум, Ялтинский международный экономический форум, Международный экономический саммит «Россия — Исламский мир: KazanSummit», Специальный саммит Ассоциации государств Юго-Восточной Азии и США, Заседание генеральной ассамблеи Международной ассоциации научных организаций (ANSO) в Москве и др. [3].

20 марта 2020 года UFI выпустила обновленные глобальные данные, отражающие влияние, которое переносы и отмены выставок оказывают на экспонентов, а также на индустрию выставок во всем мире:

• с начала марта не было заключено контрактов на не менее 134 млрд. Евро (145 млрд. долларов США), так как во втором квартале 2020 года мероприятия не проводятся в соответствии с планом.
•  81,6 млрд. Евро (88,2 млрд. долларов США) от общего объема производства не будут сгенерированы выставочной индустрией к концу второго квартала.
• заказы, которые не обеспечат компании-экспоненты, по прогнозам составят в целом до 134,2 млрд. Евро (144,9 млрд. долларов США) к концу второго квартала 2020 года.

В настоящее время рынки, где отрасли полагаются на торговлю, закрыты по всему миру. Массовое закрытие мероприятий из-за COVID-19 теперь также достигло Северной и Южной Америки, что означает, что вся глобальная событийная индустрия замирает [5].

Центр исследований выставочной индустрии (CEIR) опубликовал предварительные прогнозы, в которых описывается влияние пандемии коронавируса на выставочную индустрию в США на ближайшие месяцы. По состоянию на 15 марта более 50 выставок и конгрессных мероприятий объявили об отмене, что привело к общему убытку 318 млн. долларов США в доходах организаторов выставок. Принимая во внимание прямые расходы экспонентов и посетителей, CEIR прогнозирует, что потери для экономики составят около 1,8 млрд. долларов.

Ежедневно появляются новые объявления об отменах, которые, вероятно, возрастут после рекомендации федерального агентства США по контролю и профилактике заболеваний (CDC) от 15 марта о том, что мероприятия, в которых участвуют 50 или более человек, должны будут отменены в течение следующих восьми недель. CEIR считает, что из почти 2500 выставочных мероприятий, проводимых ежегодно в период с 1 марта по 15 мая, около 50-80% уже отменили или, вероятно, отменят в ближайшие недели. По оценкам CEIR на основе отмен, объявленных по состоянию на 15 марта, это приведет к убыткам от 2,3 до 3,6 млрд. долларов дохода организаторов. В сочетании с прямыми расходами экспонентов и посетителей, CEIR оценивает общий ущерб экономике от 14 до 22 млрд. долларов [6].

Следует подчеркнуть, что на время всеобщего карантина мировая выставочная индустрия стала активно уходить в онлайн. Пандемия коронавируса заставила обратиться к развитию новых технологий выставочного бизнеса, особенно к возможности эффективного использования в этой области «всемирной паутины». Дело в том, что глобальные коммуникации меняют лицо выставочной индустрии, давая возможность организатору современной выставки свести вместе покупателя и продавца, используя доступные новые инструменты, и прежде всего — Интернет. Сегодня интернет технологии активно используются для организации нового выставочного продукта — виртуальных выставок, предлагая целый комплекс программных решений и дополнительных сервисов для выставочной индустрии. Виртуальная выставка – это не ограниченное во времени и в пространстве выставочное мероприятие, реализуемое посредством интернет-ресурса, в рамках которого можно размещать необходимую текстовую информацию, графическое, аудио- и видеоизображение экспонатов и дающее возможность знакомиться с ними в режиме онлайн.

Для организации и проведения виртуальных выставок создана, например, специализированная платформа Online Expo, представляющая объединение выставочных центров по всему миру в одну сеть, которая представляет собой гибрид офлайн выставок и виртуальных сервисов. Тем самым создан эффективный Маркетплейс, который позволяет экспонентам продавать свои товары и услуги посетителям со всего мира. Сам сервис выступает в качестве гаранта сделки. Проводимые на его основе онлайн-выставки позволяют собрать больше экспонентов в одном месте (так как место проведения не ограничивается физическими квадратными метрами) и предоставляют широкие возможности в поиске деловых партнеров. Экспоненты могут участвовать в выставках по всему миру с максимальных эффектом и выгодой, привлекая значительно большее количество участников и клиентов в сравнении с традиционными выставками. География посетителей виртуальных выставок не ограничивается конкретным городом или регионом, компании находят покупателей по всему миру с минимальными затратами. Сегодня в мире проводится уже около 50 виртуальных выставок, в которых участвует более 13 тысяч экспонентов из 135 стран [7].