Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельность.pdf

Введение

В наше время выставки и ярмарки являются незаменимыми помощниками не только для любого предприятия, но даже для некоторых предпринимателей. Значение выставок и ярмарок для лиц или организаций, выставляющих какой-либо предмет на выставке, определяется, прежде всего, возможностью.

Однако выставки или ярмарки несут выгоду не только предприятию, которое выставляет какой-либо предмет на выставке, но и непосредственным потребителям.

Цель исследования. Изучить организацию выставочно-ярмарочной деятельности

Объект исследования. Компания "Экспоцентр" г. Москва.

Предмет исследования. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

Теоретической и методологической основой исследования являются разработки отечественных и зарубежных ученых по вопросам теории и практики управления регионом, управления выставочно-ярмарочной деятельностью, законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Федерации, официальные статистические данные, результаты социологических исследований, материалы семинаров по управлению данной сферой экономики и др. При выполнении работы использовались методы наблюдения, макро- и микроэкономического анализа, прогнозирования, планирования, организационного проектирования и моделирования, контроля и оценки эффективности, статистики, маркетинга.

Глава 1. Теоретические основы выставочно-ярмарочной деятельности

1.1.Выставки: определение, сущность, классификация

Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и выторговать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт.

При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей [1].

Выставка - это мероприятие, связанное с демонстрацией продукции, товаров и услуг, способствующее их продвижению на внутренний и внешний рынок с учетом его конъюнктуры, созданию условий для проведения деловых переговоров с целью заключения договоров о снабжении или протоколов о намерениях, создания совместных предприятий, получения инвестиций [2].

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных, межотраслевых выставок.

Выставки подразделяются на несколько видов: по месту демонстрации, по времени функционирования, по тиражированию.

По месту демонстрации выставка может быть стационарной и передвижной

Стационарная выставка должна размещаться в специально предназначенном помещении, оснащенном специальным оборудованием, обеспечивающим сохранность экспонатов.

Передвижная выставка предназначается для демонстрации её в соответствующих местах заинтересованных предприятий, учреждений, организаций.

По времени функционирования выставка может быть постоянной и временной.

Постоянная выставка организуется на длительный срок и действует в течение нескольких лет.

Временная выставка организуется на определенный, обычно, непродолжительный срок (от одного дня до нескольких месяцев).

По тиражированию выставка может быть однокомплектной, изготовленной в одном экземпляре, и многокомплектной, размноженной в нескольких экземплярах.

Планирование работы по подготовке выставок документов начинается с выбора темы. Основные критерии при выборе темы – познавательная ценность, актуальность.

Планирование работы предполагает наличие документальной базы по теме, изучение вопроса о возможности совместной подготовки выставки с другими заинтересованными учреждениями, степени их участия в работе, наличие финансовых и оформительских средств на подготовку выставки.

В перспективном плане государственного архива формулируется общая направленность тематики выставок и дается возможное перечисление тем.

На основе перспективного плана составляется годовой план, где тематика выставок конкретизируется, указываются сроки подготовки выставки и исполнители.

При определении бюджета времени на подготовку выставки следует руководствоваться «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», а также местными нормами, разработанными в архиве.

При организации выставки документов разрабатывается её тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

Тематический план (концепция – ведущий замысел, руководящая идея выставки) определяет:

структуру выставки, т.е. её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание;

перечень фондов, соответствующих разделов каталога фотодокументов, по которым будет производиться выявление и отбор документов;

перечень других архивов и учреждений (музеев, библиотек), где предполагается провести дополнительное выявление документов.

Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается ЭМК архива, утверждается руководством архива.

На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, составляется перечень выявленных документов.

Тематико-экспозиционный план – основной документ, по которому создается экспозиция выставки, составляется на основе тематического плана и перечня отобранных для выставки документов.

Все выявленные документы нумеруются (нумерация валовая, но при наличии разделов, тематических групп может быть отдельной по каждому разделу).

В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с обязательным указанием: даты документа или события, подлинности или копийности документов, архивного шифра, размеров документа, места расположения экспоната (щит, витрина, (их номер)), систематизированных в соответствии с разделами (подразделами, тематическими группами) выставки, а внутри – в соответствии с присвоенными номерами каждому экспонату [3].

Тематико-экспозиционный план составляется учреждением – организатором выставки.

Государственные архивы, не являющиеся организаторами выставки, составляют аннотированный перечень документов, отобранных для выставки.

По завершении работы выставки оформляется дело выставки, содержащее планы, тексты лекций, информации об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справки, отчеты о количестве посетителей и др.

Дело выставки хранится постоянно вместе с общим делопроизводством архива – организатора выставки.

В публикациях и практической деятельности наравне с понятием «выставка» употребляется также категория «выставочная деятельность». Эти два понятия тесно связаны друг с другом. Однако следует уточнить разницу между этими категориями. Так, выставка – это единичное событие. Данное понятие более узкое.

Выставочная деятельность – это непосредственный процесс, связанный с самой организацией выставки, предвыставочной и послевыставочной деятельностью [4].

Предвыставочная деятельность подразумевает принятие и реализацию решений об участии в конкретной выставке и организацию продвижения самого участия в выставке. Выставочная деятельность связана с функционированием стенда на самом мероприятии, с параллельным участием в семинарах, форумах, конкурсах [12].

Послевыставочная деятельность – это, прежде всего, оценка эффективности участия компании в выставке. Здесь имеет место отработка новых контактов, подведение итогов проведенных исследований (рисунок 1).

Рисунок 1 - Этапы выставочной деятельности

В рамках торгово-промышленной выставки значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров/услуг одной или нескольких отраслей и стремятся информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам.

1.2.Характеристика и виды ярмарочной деятельности

Из всех видов деятельности по стимулированию сбыта только один похож на праздник - выставка. Этому способствует все - красивые стенды, нарядная толпа, музыка и праздничное настроение всех участников. В общем, выставка - это пьянящий аромат феерии, которой, к тому же, наслаждаются в рабочее время и за зарплату.

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Несмотря на то, что границы между понятиями ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление ярмарок и выставок.

Ярмарка - это мероприятие, непосредственно связанное с розничной или оптовой торговлей, проводимое регулярно в определенном месте и в определенный срок [10].

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт продукции (товаров). В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках или выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

1.3. Коммуникационное сопровождение и технологии организации выставочно-ярмарочных мероприятий

Для участия в выставке организации в первую очередь необходимо проанализировать ряд факторов, влияющих на эффективность данного мероприятия, и принять управленческое решение. Эти факторы включают: Время и место проведения выставки; Рейтинг выставки и актуальность для целевой аудитории; Аудитория посетителей выставки и ее уровень деловой активности; Условия участия в выставке. После принятия решения об участии в выставке компания определяет концепцию и объем участия. Концепция участия компании в выставке определяется на основании организационных целей и зависит от специфики выставочного мероприятия. Вслед за разработкой концепции необходимо начать отбор и подготовку персонала для работы на мероприятии, разработать планы работы, рекламы и другой выставочной деятельности, определить размер необходимых выставочных услуг. Ключевую роль на этом этапе играет выбор и подготовка экспонатов для выставки. Осуществление указанных мероприятий позволит компании рассчитать объем необходимых материальных и денежных ресурсов для участия в выставке, с учетом выставочного взноса [9].

На рисунке ниже представлена обычная структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии:

Рисунок 2 Структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии

После осуществления всех описанных действий компания может принимать участие в выставке, эффективно используя предоставленное пространство и время для общения с заинтересованными лицами и достижения с их помощью организационных целей.