Файл: ВВЕДЕНСКАЯ. РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ.pdf

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм — моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

Сблагодарностью подтверждаем получение Вашего заказа. :

Сблагодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Сблагодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Приведение языковых и текстовых средств служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на

производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной (поэтому трафаретный текст не может начинаться с пробела); постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения

[18,10].

Пример текста-трафарета

СПРАВКА

в должности _____________Оклад ________________________

Справка выдана для представления_________ _______________

Начальник отдела кадров __________________________________________

Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Языковые формулы официальных документов. Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приведенные ниже примеры представляют собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа

Вподтверждение нашей договоренности ...

Всоответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...

Всоответствии с письмом заказчика ...

Впорядке оказания помощи прошу Вас ...

Вответ на Ваш запрос сообщаем ...

Ссылаясь на Ваш запрос от ...

Согласно постановлению правительства ...

На основании нашего телефонного разговора ...

Языковые формулы, выражающие причины создания

документа

Ввиду задержки получения груза ...

По причине задержки оплаты ...

Всвязи с чрезвычайными финансовыми трудностями ...

Всвязи с нарушением срока поставки ...

Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ...

Учитывая увеличение спроса на продукцию ...

Ввиду особых обстоятельств ...

Всвязи с завершениемработ по ...

Всвязи с проведением совместных работ ...

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

Вцелях обмена опытом направляем в Ваш адрес ...

Вцелях увеличения товарооборота ...

Вцелях упорядочения работы структурных подразделений института ...

Вцелях расширения спектра образовательной деятельности университета ...

Во исполнение постановления Ученого совета университета ...

Во избежание конфликтных ситуаций ...

Для согласования спорных вопросов ...

Для согласования вопросов участия ...

С целью ознакомления с ... просим выслать ...

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых — глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:

сообщение: сообщаем, ставим Васв известность, извещаем, уведомляем;

предложение: предлагаем;

просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем;

напоминание, предупреждение: напоминаем;

отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу;

выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим,желаем успехов, выражаем соболезнование [36, 30-31].

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК» предлагает...; ООО «Росэл» гарантирует...), и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют...). Если автор документа — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прощу сообщить...; предлагаю провести...; довожу до Вашего сведения...) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас...; рады сообщить Вам...).

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения, письмаприглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т. д. Прошувыделить мне путевку...

Прошу разрешить перенос сроков проведения учебно-производственной практики...

Прошу пресечь неправомочные действия коменданта общежития. ..

Просим выслать каталоги Ваших новых изделий...

Просим немедленно погасить задолженность за 1999 год...

Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения — всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания.

Языковые формулы, выражающие просьбы,

требования, распоряжения

Прошу рассмотретьвозможность...

Прошу изыскать для нужд организации...

Обращаемся к Вам с просьбой...

Прошу Вас направить в мой адрес...

Убедительно прошу решить вопрос о...

Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. ..

Приказываю создатькомиссию в составе...

Языковые формулы, выражающие напоминание,

предупреждение

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает ...

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...

Организация уведомляетВас о том, что ...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие

договора о ...

Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с...

Языковые формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ...

В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...

Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения

продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...

Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ...

Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из ... на условиях ...

Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения

К сожалению, удовлетворитьВашу просьбу не представляется возможным, поскольку...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ...

Организация не имеетвозможности выполнить данную задачуиз-за отсутствия...

Ваше распоряжение не может бытьвыполнено к установленному сроку по следующим

причинам...

Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи

с...

Языковые формулы, выражающие распоряжение,

приказ

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности ...

Обязать руководителей всех подразделений института ...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на ...

Назначить расследование по факту ...

Изыскать дополнительные возможности для ...

Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления...

Обеспечить доставкукомплектующих не позднее ..

Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление

Сообщаем, что ...

Извещаем Вас о том, что ...

Ставим Вас в известность о том, что ...

Считаем необходимым поставить Васв известностьо ...

Докладываю о...

Довожу до Вашего сведения, что ... Организация извещает о ... Нам

приятно

сообщить (Вам), что ... Сообщаем к Вашему сведению,что ...

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии

Гарантируем, что ...

Безопасность гарантируется ...

Конфиденциальность информации обеспечена ...

Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки ...

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)...

Помимо языковых моделей и синтаксическихконструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный...; наиболее важный...; наилучший результат...; оказать помощь...; произвести проверку...; руководство считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; создать необходимые условия...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщитьданные...; подготовить к отправке...; в дополнениек вышеуказанному...; в сложившихся обстоятельствах... и т. д.

Требования к языку и стилю документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

—однозначность используемых слов и терминов;

—нейтральныйтон изложения;

—соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

—смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно

употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать:

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнутпь (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость.

Обратите внимание на правильное и неправильное употребление этих слов:

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка

вместо трансплантация; кардан вместо карданноеустройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

Например:

дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения;

студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет ит. д.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

—дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;

—уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,

например: .. невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

— убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

паблисити вместо реклама, известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться; прерогативы вместо исключительное право и т. п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящий акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а

указанный выше.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом пои без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.