Файл: Метод_комп_практ.doc

3.2.1.Создание новой бд

Создание новой БД начинается с разработки структуры таблицы Access. Предварительно необходимо выделить основные объекты, данные о которых будут хранится в БД. Затем для каждого объекта определить состав его атрибутов. Например, для БД о студентах группы, в БД будет хранится информация следующего вида (Табл.1.)

Таблица 1

Для того, чтобы создать структуру новой таблицы необходимо выбрать объект Таблицы в меню Access. В СУБД Access существует несколько возможностей создания таблиц:

• создание таблицы с помощью конструктора,

• создание таблицы с помощью мастера,

• создание таблицы путем ввода данных.

Воспользуемся средствами конструктора. При выборе этого пункта открывается окно ввода, в котором задаются основные характеристики атрибутов таблицы: имя, тип значения, длина, ограничения, пояснения и др. В Microsoft Access определены следующие типы данных:

• Текстовый – содержит символьные данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов, поэтому при задании этого типа данных требуется указать длину атрибута.

• Поле MEMO – может содержать текстовые данные объемом до 65636 символов. В таблице это поле содержит не сами данные, а ссылку на них, поэтому данное этого типа имеет фиксированную длину.

• Числовой – содержит данные в числовом формате, которые могут быть использованы в вычислениях. Для выбора конкретного типа числовых данных необходимо задать свойство Размер поля, которое имеет следующие значения: длинное целое, целое, байт, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, десятичное. После выбора этого свойства длина поля задается автоматически.

• Дата/Время – содержит данные, определяющие дату или время.

• Денежный – содержит данные, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков, а целая часть – 15 знаков.

• Логический – содержит логическое значение, интерпретируемое как истина/ложь. Да/Нет.

• Счетчик – особый тип поля, содержащий уникальный номер записи в таблице, определяемый Microsoft Access автоматически. Максимальное число записей в таблице не должно превышать двух миллиардов.

• Гиперссылка – содержит ссылку на Web-страницу.

• Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, музыку и др.

Кроме имени и типа для каждого атрибута таблицы можно задать различные свойства. Наиболее важны свойства Ключевое и Индексированное поле, которые существенно ускоряют работу с данными.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если определены ключевые поля, Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц. Для задания простого ключевого полч достаточно задать свойство Ключевое поле для данного поля. Индексированные поля используются для ускорения поиска и сортировки данных. Для создания индекса достаточно в режиме Конструктора таблиц выбрать поле, открыть вкладку Общие и выбрать для свойства Индексированное поле одно из значений Допускаются совпадения или Совпадения не допускаются.

В общем случае список свойств зависит от выбранного типа и отображается на нижней панели окна. Для большинства типов определены следующие свойства:

• Формат поля – указывает формат отображения данных в режиме Таблица;

• Маска ввода – задает маску, позволяющую автоматизировать проверку вводимых данных.

• Индексированное поле – задает индексированное поле и режим индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются;

• Обязательное поле – определяет необходимость ввода данных в это поле;

• Значение по умолчанию – автоматически добавляемое значение поля при вводе, если оно не было задано.

Для БД, содержащей данные о студентах, описание структуры таблицы в режиме Конструктора таблиц приведено на рис.11.

Рисунок 11. Описание таблицы в режиме конструктора.

3.2.2. Ввод данных и навигация по таблице.

Ввод и просмотр данных осуществляется в режиме Таблицы. Для перемещения по записям таблицы используют кнопки, расположенные на нижней границе окна (Рис.9). Там же отображается и номер текущей записи. Кнопки позволяют выполнять следующие действия:

• |< - перемещение на первую запись таблицы,

• >| - перемещение на последнюю запись таблицы,

• > - перемещение на следующую запись таблицы,

• < - перемещение на предыдущую запись таблицы,

• >* - создание новой записи.

При вводе данных Microsoft Access может производить проверку вводимой информации. Для этого необходимо определить условие для вводимых данных при описании таблицы в режиме Конструктора (задать свойство Условие на значение). Это свойство должно быть определено до начала заполнения таблицы.

Для создания списков записей, удовлетворяющих заданному условию, можно использовать фильтр. Фильтр представляет собой набор условий, позволяющих сортировать и отбирать записи. Фильтры не могут быть сохранены как объекты в окне БД, поэтому чаще для отбора записей используют запросы. Для задания фильтра необходимо выбрать команду Записи/Фильтр основного меню Microsoft Access и в открывшемся диалоговом окне указать значение для поля, по которому будет осуществляться отбор. Для использования фильтра достаточно нажать кнопку Панели инструментов основного меню Microsoft Access.

Используя команду Записи/Сортировка, можно упорядочить записи по возрастанию или убыванию значения выделенного поля.

3.3. Контрольные вопросы.

1.Что такое база данных?

2. Какими свойствами обладает таблица реляционной базы данных?

3. Какие типы объектов образуют базу данных?

4. Какие типы данных может содержать таблица?

5. Что такое ключ таблицы?

6. Для чего используется индекс?

7. Что такое фильтр?

8. Как использовать фильтр для отбора записей?

9. Как произвести упорядочение записей по значению поля?

3.4.Практическое задание .

1. Вызвать справочную систему MS Access и ознакомиться с ее содержанием.

2. В режиме Конструктора разработать структуру таблицы «Сотрудники» со следующими полями:

наименование поля	тип данных	размер поля	Примечание
№ п/п	счетчик	-
фамилия	текст	15
пол	текст	1	«м» или «ж»
год рождения	числовой	4
номер подразд	числовой
оклад	числовой
должность	текст	5
премия	числовой
Количество детей	числовой

Структуру сохранить в файле БД без задания ключевого поля.

3. Перейти в режим «Таблица» и заполнить разработанную структуру таблицы данными 12 записей. Число мужчин и женщин должно быть равным. Диапазон дат рождения 1950 –1980. Оклад - в диапазоне 3000р – 10000р. При этом обратить внимание на заданные форматы данных (тип) и размеры полей.

7. Удалить последнюю запись и ввести новую запись.

8. В третьей записи изменить год рождения.

9. Используя фильтр, создать список сотрудников, родившихся в 1972 году.

11. Создать список сотрудников – женщин.

12. Отсортировать записи по возрастанию оклада.