Файл: Особенности коммуникаций в организации (Внешние коммуникации).pdf

Умением устанавливать обратную связь называют – адекватность обратной связи, т.е. способностью интересоваться чужим мнением и слушать других.^[61]

Цыренова А.А. выделяют такие стили коммуникаций как:

• «Открытие себя»: демонстрируется при высокой степени открытости по отношению человека к другим. Можно наблюдать как человек «перетягивает» внимание на себя для получения реакции на свое поведение от других, но сам, в то же время, проявляет низкую степень обратной связи. ^[62] С такими людьми крайне трудно строить коммуникационные связи.
• «Реализация себя»: характеризуется максимальной открытостью, максимальной обратной связью.
• «Замыкание в себе»: проявляется в закрытости по отношению к другим людям. При низком уровне открытости и обратной связи наблюдается изолированность человека от других людей. Низкий уровень открытости и высокий уровень обратной связи эффективен для познания других людей.
• «Торговля за себя»: наблюдается при обмене человека с другими личностями информацией настолько, насколько готовы ею обмениваться другие люди. В этом случае наблюдается умеренная открытость и дозированная обратная связь.

В своей работе Цыренова А.А. дает понятие коммуникационной сети как соединеннию определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.^[63]

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи возникают между уровнями управления, руководителем и подчиненными по восходящим и нисходящим направлениям.

Почепцов Г.Г. отмечает, вертикальные связи делают организацию более стабильной, менее восприимчивой к внешним воздействиям, так как вертикальная отражает функции контроля и принятия решения. По восходящей линии, т.е. снизу– вверх передается информация о том, что делается на низовых уровнях, по нисходящей информация проходит путь от высших уровней к подчиненным^[64].

При этом Г. Минцберг отмечает, что работники организаций положительно воспринимают многие установленные сверху правила, потому что они ослабляют произвол менеджеров. Он также утверждает, что в деятельности организации должны оставаться зоны неопределенности, благодаря которым в организации развиваются неформальные властные отношения, а люди способные справиться с неопределенностью, добиваются большого влияния. ^[65]

Так как горизонтальные связи возникают между равными по уровню работниками и подразделениями организации, их задача – координация задач и действий.

Диагональные коммуникации возникают между начальниками и подчиненными разных подразделений организации. Сеть этих связей создает реальную структуру организации, отмечает Царева А.А.. ^[66]

Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.

В коммуникационных сетях присутствуют индивиды, которые имеют наибольшее количество коммуникационных связей с другими лицами. Чаще всего это руководители, менеджеры разных уровней, которые взаимодействуют с большим количеством руководителей и подчиненных. И наоборот, присутствуют такие лица, которые могут иметь небольшое количество коммуникационных связей, минимум контактов с сотрудниками, таковыми лицами могут являться члены высшего руководства в организации.

Итак, опираясь на материал, изложенный выше, сделаем выводы.

Выводы по главе 1

В современном мире коммуникации играют ключевую роль во всех направлениях жизнедеятельности человека. Без них невозможно обмениваться информацией, товарами, услугами, что говорит об их важности.

При написании первой главы:

1. На основании изученной литературы были раскрыты понятия: коммуникация, коммуникационный процесс, коммуникационная сеть. Рассмотрена классификация видов и уровней коммуникации.
2. Анализ литературы показал, что коммуникация являются основой существования человеческого общества, доказал их значимость, а также необходимость использования коммуникаций в современном обществе.
3. При анализе моделей коммуникации можно подчеркнуть необходимость следующих факторов: зарождение идеи, кодирование, выбор канала, передача, декодирование, обратная связь, шум.
4. Выявлена проблема результативного восприятия передаваемой коммуникации в виде коммуникативных барьеров, где факторами, ограничивающими ее эффективность, являются внешние условия, технические средства коммуникации и сам человек как главное действующее лицо коммуникативного акта.

Глава 2. Особенные черты коммуникации в организации

2.1. Внутренние коммуникации в организации

Коммуникации имеют некоторые отличия в той или иной структуре, и организации не являются исключением. Коммуникации в организации имеют ряд особенностей, которые мы рассмотрим.

В словаре современных экономических терминов дано понятие организации, которое происходит от французского слова «organisation», что означает «сообщаю стройный вид, устраиваю» и имеет три толкования^[67]:

1. Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением.
2. Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.
3. Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Пригожин А.И. указывает, что целевая структура каждой организации уникальна.^[68]

Государственный стандарт РФ определяет организацию, как юридическую структуру^[69], представленную в виде компаний, фирм, предприятий разных форм собственности, которые могут входить в состав организации со своими функциями управления.

При создании любой организации точкой отсчета является установление общей цели, выражающей причину ее существования. Для этого детализируется статус организации, принципы ее работы, необходимость и полезность для общества и ее сотрудников.

Согласно высказыванию Шуванова В.И, цели организации определяют: ^[70]

• социальную структуру организации (основными функциями являются: обеспечение эффективного взаимодействия структурных подразделений и сотрудников организации, снижение неопределенности, придание устойчивости и предсказуемости трудовому поведению работников, определение формы контроля за организационным поведением);
• ключевые виды деятельности;
• назначение исполнителей.

Мильнер Б.З. классифицирует организации по следующим признакам:^[71]

• размер (малое, среднее, большое предприятие);
• структура (регламентируется ОКВЭД),
• количественный состав;
• специализация и характер преследуемых целей (специализированные – ориентированные на выпуск одного изделия, и диверсифицированные – предлагающие широкий спектр товаров и услуг);
• место дислокации;
• особенность поведения в процессе достижения целей;
• целевое назначение (производство продукции, выполнение работы, оказание услуг);
• характер сочетания науки и производства.
• форма собственности (согласно классификатора Госстандарта РФ), может быть частная, государственная, муниципальная, общественная^[72];
• принадлежность капитала, который может быть национальным, иностранным, смешанным, многонациональным.

Мильнер Б. 3. выделяет два вида организаций:^[73]

• Формальные (создаются по воле руководства предприятия) – коммерческие и некоммерческие организации. При формальной структуре отслеживается четкое разграничение прав и обязанностей между членами коллектива, а также понимание цели организации. Сотрудники взаимодействуют друг с другом определенным, регламентированным образом, при этом если из рядов организации выбывает сотрудник, то на освободившееся место назначают другого человека той же специальности и уровня квалификации.^[74]
• Неформальные – стихийно объединившаяся группа людей, члены которой вступили в регулярное взаимодействие для достижения каких–либо целей на определенном отрезке времени. Такие группы существуют во всех формальных организациях (за исключением очень маленьких), существенно влияя на многие стороны управления формальными организациями. Неформальные группы относительно устойчивы во времени, это связано с многообразием потребностей, интересов, ценностных ориентацией внутри коллектива.

Г. Минсберг отмечает, что с увеличением числа членов группы координировать процесс труда неформальными способами становится труднее. Возникает необходимость в лидере, и в итоге оптимальным механизмом координации становится прямой контроль^[75].

Так как деятельность сотрудников любой организации контролируется ее руководством, желающего для достижения успеха задействовать наиболее эффективные виды коммуникации, то разберем такое понятие как «коммуникации в организации».

У Горбатова М.М., коммуникации в организации – это сложная система, состоящая из большого количества уровней, которая охватывает организацию, ее элементы, а также внешнее окружение. Они делятся на два блока: ^[76]

1. По характеру восприятия:
2. прямые (целевые) – цель сообщения заложена в передаваемой информации;
3. косвенные – цель сообщения заложена между строк,
4. смешанные.
5. Организационные коммуникации.

Науменко Е. А. пишет, что организационные коммуникации представляют собой процесс, во время которого руководитель передает информацию своим сотрудникам внутри организации, а также другим людям за ее пределами. Они делятся на внутренние и внешние^[77].

1. Внутренние коммуникации^[78] – устные, письменные, непосредственные или виртуальные, личные или групповые коммуникации внутри организации. Эффективно работающие по всем направлениям внутренние коммуникации, считает Петрова А.Н., это одна из основных задач любой организации.

Направления коммуникации Науменко А.Е. рассматривает как: ^[79]

1. Горизонтальные;
2. Вертикальные – коммуникации, направленные сверху вниз, снизу вверх;
3. Формальные – создаются по воле руководства предприятия;
4. Неформальные, в которых общение между сотрудниками не основывается на достижении каких– либо рабочих целей, выполнении приказа начальства. Каймакова М. В. считает, что это очень распространенный вид коммуникаций в организациях. ^[80]
5. Внешние коммуникации осуществляют взаимодействие организации с другими предприятиями, фирмами, государственными структурами и т.д.

Так как внутренние коммуникации имеют более разветвленную структуру, то рассмотрим сначала их.

Горизонтальные и вертикальные коммуникации

К горизонтальным относятся коммуникации между подразделениями одного уровня управления (отделы, службы и т.д.). Между ними устанавливаются равноправные отношения и отношения координации действий.

Рассматривая эту проблему, Викулова Л.Г. пишет, что поскольку организации могут состоять из множества подразделений, то для эффективного решения задач необходима координация действий ее сотрудников.^[81] Руководство должно добиться, чтобы все подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении, для этого часто создаются специальные группы, в которых формируются равноправные отношения. Проводя анализ зарубежных источников, А. Р. Бахарев пишет, что эффективность горизонтальных коммуникаций на объектах составляет 90%, это связано с тем, что работающие в одной организации, на одном уровне люди очень четко понимают проблемы друг друга^[82].

Заяц О.В. в своей работе отмечает, что зарубежными исследователями были выделены наиболее важные цели горизонтальных коммуникаций, такие как:^[83]

• координация заданий руководителями отделов. Во время совещаний утверждается план работы каждого отдела для достижения общих целей организации;
• решение проблем работниками отдела. Во время совещания идет обсуждение рабочих моментов, возникающих проблем в организации с использованием метода «мозгового штурма»;
• обмен информацией сотрудниками разных отделов. Могут встретиться для обмена новыми данными;
• разрешение конфликта работниками отдела посредством общего собрания для обсуждения внутреннего конфликта.