Файл: Особенности коммуникаций в организации (Внешние коммуникации).pdf

Каймакова М.В. выделяет, что на развитие горизонтальных (интерактивных) коммуникаций, безусловно, оказывает большое влияние использование новейших технологий – компьютерных, телевизионных.^[84] Между членами организации, несмотря на бурное развитие интернет– технологий, коммуникации по– прежнему остаются динамичным межличностным процессом.

Коммуникации по вертикали. В своей работе Петрова А.Н. разбивает коммуникации между уровнями управления организации на две группы: ^[85]

1. коммуникации по нисходящей линии;
2. коммуникации по восходящей линии.

Например, в группе по нисходящей (от руководителя к исполнителю) Г. Минцберг указывает на тот факт, что информация о решениях, принятых на уровне руководства (текущие задачи, приказы, задания, рекомендации), может поэтапно по нисходящей передаваться из одного уровня на другой к исполнителям. По восходящей линии передаются отчеты о выполнении задач, проведенных мероприятиях в нижестоящих структурных подразделениях организации, различные сведения.^[86] При возникновении нестандартных ситуаций в организации, если возникает необходимость вмешательства руководителей, информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень.

При этом Шуванов В.И. дополняет, что процесс эффективного управления организацией не обходится без деятельности руководителя как специалиста высокого класса в своем направлении деятельности, умелого организатора, а также практического психолога.^[87]

Рассматривая вертикальные коммуникации, направленные по нисходящей, Каймакова М.В. выделяет их основные цели, необходимые для грамотного управления организацией:^[88]

• • постановка конкретных задач перед коллективом по выполнению работ;
  • обеспечение информацией о принятых в подведомственной организации процедурах и сложившейся практике;
  • доведение информации до сотрудников о смысле выполняемых работ;
  • информирование о качестве работы, проделанной трудовым коллективом;
  • предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Информация передается руководителем в виде печатных материалов, через электронные средства коммуникации, во время совещаний, личных бесед и т. д.

Проблема вертикальной коммуникации по типу сверху вниз, заключается в невозможности охвата каждого работника организации, поэтому, как замечает А. Р. Бахарев, эффективность данного общения не настолько эффективна, от руководителя высшего эшелона до среднего доходит только 40%, а до сотрудников менее 30%. Иногда потери могут достигать 80%. ^[89]

Если рассматривать ситуацию, когда информация идет снизу– вверх, то можно увидеть, что потери будут еще больше – около 90% и выше. Несмотря на такое положение, вертикальные коммуникации и сегодня остаются основными, так как через них проходит 2/3 информационного обмена. Основным фактором, конечно, является то, что работники имеют личные взгляды на те, или иные вещи, более того, даже на те, или иные слова, выражения, манеру поведения и многое другое. Исходя из этого, коллектив, к которому направляется сообщение, должен быть изначально подобран правильно, желательно с общими взглядами, целями, намерениями, которые могут быть реализованы в принимающей их организации, отмечает Г. Минцберг. ^[90]

Чернышова Л.И., среди видов вертикальной коммуникации, которые объединяет общий признак (индивидуальный характер непосредственного контакта партнеров по общению), выделяет следующие:^[91]

• коммуникация руководитель – подчиненный как процесс общения между индивидуумами, особенностью которого является соблюдение субординации при непосредственном контакте партнеров по взаимодействию (одним из вариантов может быть взаимодействие руководителя высшего звена управления с руководителем нижележащего уровня);
• руководитель – рабочая группа,^[92]реализуется в различных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетами групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др. При этом, считает Е. А. Науменко, обеим сторонам необходимо соблюдать этические правила, иначе успех делового общения в полной мере достигнут не будет. ^[93]
• коммуникация руководитель – руководитель, деловое взаимодействие, возникающее между руководителями подразделений одного уровня и между руководителями различных организаций– партнеров. В данных коммуникациях участвуют, в качестве одного из коммуникантов, руководители разных иерархических уровней, а в своей общности они характеризуют «индивидуальную коммуникативную вертикаль», в которую входят коммуникации формального и неформального вида.

Формальные каналы проходят через структуру управления организацией, а неформальная коммуникация – через неформальные связи между руководителями и подчиненными, работниками одной организации, сотрудниками и внешними контрагентами.

В связи с этим, рассмотрим формальные и неформальные коммуникации более подробно.

Неформальные и формальные коммуникации

Неформальные коммуникации возникают в стихийно образованной группе людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения каких– либо целей на определенном отрезке времени, пишет в своем труде Жернакова М.Б.. ^[94] Далее она отмечает, что такие группы существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких, существенно влияя на многие стороны управления такими организациями.

Неформальные группы внутри организации относительно устойчивые во времени. Это связано с многообразием потребностей, интересов, эгоистических побуждений, ценностных ориентацией внутри коллектива. Информационный обмен данными между сотрудниками не связан с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Рассматривая взаимоотношения людей друг с другом, Науменко Е.А. подчеркивает, что качество этих взаимоотношений может быть также следствием уровня квалификации и образования, семейного положения, национальной принадлежности и т. д. ^[95]

Спивак В.А. отмечает, что часто неформальная коммуникация субъективна, т.е. является искаженной, тогда такие коммуникации называют каналом распространения слухов, так как распространяемая информация, скорее всего, не является информацией, полученной из официальных источников. Так как, ложная информация может оказать отрицательное воздействие на положение дел в организации, то ее руководство должно быть готово к подавлению слухов, посредством опровержения их конкретными действиями и фактами, обращая внимание сотрудников на решение проблемы породившую эти слухи.^[96]

Глумаков В.А. и Тишкина Т.В., анализируя исследования К. Дэвиса, говорят, что слухи часто оказываются правдивыми с высокой долей вероятности, которая составляет примерно от 80% до 99% (внутри компании). И все же, не зависимо от того расходятся они с правдой или нет, роль их значительна в жизни каждой организации.^[97]

Из– за того, что каналы слухов работают быстрее, чем передаются данные по формальным каналам, руководители иногда пользуются ими для запланированной утечки определенного типа информации.^[98]

К. Девис в своем труде показал, какая информация является типичной при распространении слухов в организации, это: ^[99]

• предстоящие сокращения сотрудников;
• новые санкции за опоздание;
• изменение в структуре организации;
• грядущие кадровые перемещения и повышения;
• возникшие конфликты между руководителями;
• частная жизнь сотрудников организации;

Неформальные коммуникации, согласно высказыванию Чернышовой П.И., имеют следующие разновидности^[100]:

• неформальные контакты между рядовыми сотрудниками организации;
• неформальные связи между руководителем и подчиненными;
• неформальные внешние коммуникативные связи руководителя со средой (так называемый феномен «больших связей» руководителя).

Внутриорганизационные коммуникации были рассмотрены Исмламовой Н.В., которые она по признаку канала общения подразделяет на формальные и неформальные. Она также считает, что для развития таких коммуникаций полезны визиты сотрудников из одной части компании в другую.^[101]

Формальные коммуникации в организации непосредственно определяются ее структурой, ведущими функциональными целями и задачами.

Чернышова Л.И отмечает, что этого вида коммуникации дают возможность упорядочить и ограничить информационные потоки. Они определяются действующими регламентами: организационными, функциональными. ^[102]

Формальные коммуникации в организации:

– мониторинг отношения сотрудников к организации и управлению;

– последовательность и регулярность коммуникаций;

– оповещение о плохих и хороших событиях;

– достоверность сообщений по отношению к сотрудникам;

– уведомление сотрудников о перспективах роста организации;

– грамотный и творческий подход в выборе коммуникационных решений;

Также Чернышова Л.И. утверждает, что стоит уделить внимание такой составляющей формальных коммуникаций, как «руководитель – подчиненный», поскольку данный компонент является одним из основных в формальных коммуникациях, кроме того, взаимодействие руководства и подчиненных связано со следующими аспектами:^[103]

– определением и прояснением задач и ожидаемых результатов;

– включением сотрудников в процесс решения задач отдела;

– рассмотрением проблем организации, связанных с эффективностью работы;

– повышением квалификации сотрудников;

– выборкой информации о надвигающейся или существующей проблеме в действительности;

– информированием сотрудников о будущих изменениях;

– получением информации об идеях, предложениях.

Огромное значение для позиционирования организации на внешнем рынке товаров и услуг отводится внешним коммуникациям.

2.2. Внешние коммуникации

1. Внешние коммуникации^[104]представляют собой информационное взаимодействие организации с внешней средой, которые требуют четкого планирования, координации деятельности соответствующих подразделений.

Сосновская А. М. пишет, что алгоритм взаимодействия организации со сторонними организациями в виде органов государственного управления, средствами массмедиа и другими может, как один из вариантов, выглядеть так: ^[105]

1. задачи и бюджет организации;
2. позиционирование на рынке сбыта, услуг;
3. исследование;
4. выбор целевой аудитории, постановка задач;
5. коммуникационные задачи;
6. креативная стратегия;
7. медиа– стратегия и интегрированные маркетинговые коммуникации;
8. мониторинг кампании и оценка результатов.

Внешние коммуникации требуют от руководства организацией жесткого планирования, постоянной координации работы соответствующих структур всех подразделений, считает Сосновская А.М.

Дж. Бернет отмечает огромное значение факторов внешней среды, которые оказывают огромное влияние на работу организации, так что последней приходится использовать различные средства коммуникации, например, рекламу, Public relations и другие необходимые составляющие для управления потоками информации между организацией и общественностью, предназначенные привлекать внимание к товарам и услугам организации на рынке производства.^[106]

Также Дж. Бернет указывает на то, что при взаимодействии представителя организации с потенциальными потребителями первоначально внимание должно уделяется созданию имиджа организации в рамках определенной территории.^[107]

Во внешних коммуникациях работают следующие типы коммуникаций:

1. B2B – «бизнес для бизнеса». В данном типе потребителем и клиентом выступает бизнес.

Рассматривая коммуникации такого типа, Сосновская А. М. отмечает, что их основной задачей является рост эффективности организации на рынке производств, идущий за счёт снижения затрат на подготовку торговых процедур, а также расширение влияния данного бизнеса до мирового масштаба.^[108]