Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность, критерии, показатели эффективности управления).pdf

Должностные инструкции относятся к документам, которые подлежат утверждению, и утверждаются руководителем компании или его заместителем, который курирует работу службы персонала. Во многих компаниях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что является положительной практикой, которая позволяет значительно улучшить качество этого документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения сотруднику под подпись.

В унифицированной форме должностной инструкции отражена структура текста данного документа, которая включает нижеуказанные разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

Рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», состоящий из критериев оценки степени выполнения сотрудником своих обязанностей и функций, использования прав и т.п. Главными критериями при этом являются своевременность и качество работы, а последнее определяется исполнением обязанностей, которые возложены на сотрудника в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» включает в себя: главные сведения о должности; наименование отдела, в котором трудится работник, занимающий эту должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения работника при его отсутствии; перечень нормативных, законодательных и методических материалов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на рассматриваемую должность, т.е. требования к стажу работы и уровню образования.

В разделе «Функции» определены главные направления деятельности сотрудника, тот участок работы, за который он несет ответственность.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются соответствующие задачи, которые возложены на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе - утверждает, руководит, обеспечивает, рассматривает, подготавливает, контролирует, исполняет, представляет, согласовывает, курирует и т.п.

В разделе «Права» описаны полномочия сотрудника, которые необходимы для выполнения предписанных ему действий. Указываются такие права сотрудника, как право принятия решений, получения информации, которая необходима для работы, право визирования документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.д. Сотрудник должен быть наделен правом требовать от иных работников компании качественного и своевременного исполнения конкретных действий.

Формы и виды ответственности должностного лица за итоги и последствия своей деятельности, а также за не принятие своевременных мер по конкретным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, представлены в разделе «Ответственность». К примеру, сотрудник по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении работников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевременную выдачу трудовых книжек сотрудникам при увольнении; грубое, бестактное отношение к сотрудникам предприятия и гражданам, которые обратились в кадровую службу.

Раздел «Взаимоотношения» показывает служебные взаимосвязи работников, и прежде всего взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри компании, а также между должностным лицом и сторонними фирмами. Рассматриваемый раздел представляется следующим образом:

- первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних компаний, с которыми обменивается документацией работник;

- вторая графа: что получает работник от иных должностных лиц, структурных подразделений и сторонних компаний;

- третья графа: что передает работник иным должностным лицам, структурным подразделениям и сторонним компаниям.

При необходимости во второй и третьей графах указываются дополнительные характеристики процессов обмена данными: объем подготавливаемой документации, периодичность представления сведений, вид носителя информации и т.п.

Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности» помимо организационных вопросов (график или режим работы специалиста, порядок контроля за его деятельностью, совмещение различных видов работ и т.д.), должен включать в себя параметры оценки итогов труда работника для объективной его характеристики как специалиста.

После утверждения должностной инструкции она доводится до сведения сотрудника, который занимает рассматриваемую должность. Данный факт фиксируется с помощью отметки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью сотрудника с указанием даты ознакомления. Приказ о внесении корректировок издается при необходимости перераспределения должностных обязанностей и функций, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции формируются с учетом введенных в действие методических и руководящих материалов и иных директивных документов, которые регламентируют деятельность служащих. Должностные инструкции основываются на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций четко и полностью распределялся между сотрудниками этого отдела.

При этом в должностных инструкциях руководителям следует корректно указать, какие решения по функциям управления: организации, планированию, регулированию, координации, контролю, мотивации и анализу - он принимает и оценивает исполнение.

Для сотрудников определяется круг обязанностей по подготовке решений по определенным перечисленным функциям, т.е. это работы, которые связаны с расчетами, обоснованиями и т.п. Для технических исполнителей выявляется круг обязанностей по оформлению решений и сбору исходных данных, рассылке и иной работе, которая связана с доведением управленческих решении до исполнителей.

Должностные инструкции иногда пересматриваются. Порядок пересмотра и внесения корректировок тот же, что и при формировании новых.

3.3 Эффективность мероприятий по изменению организационной структуры ООО «Аркада»

Функциональные обязанности управленческого звена ООО «Аркада» в предложенной организационной структуре необходимо распределить нижеуказанным образом.

Директор – административные функции:

1. Диверсификационная деятельность

2. Имеет узаконенную власть на достижение установленных целей с помощью своих подчиненных

3. Предоставление экономической самостоятельности подразделениям организации

Главный бухгалтер – финансово-ценовые функции:

1. Уменьшение производственных запасов

2. Формирование цены меньше цены конкурирующих компаний

3. Экономия по статьям себестоимости

4. Мониторинг сроков платежей

5. Определение умеренной и социально приемлемой зарплаты

Главный инженер – технические функции:

1. Решение технических вопросов, которые связаны с производством

2. Технические и технологические разработки по выпуску нового продукта, увеличению его качества и уменьшению издержек

3. Учет объемов выпускаемого продукта

Заместитель директора по кадрам – сбытовая функция, персонал:

1. Анализ платежеспособных клиентов

2. Корректировка состава клиентов

3. Анализ рентабельности, соотношение качества и цены

4. Поиск выходов на внешний рынок. Маневрирование объемами предлагаемых услуг, в том числе отслеживаниеи прекращение деятельности нерентабельных

5. Развитие ранка сбыта

6. Выпуск новых продуктов и услуг (диверсификация производства)

Снабженцы – снабженческая функция:

1. Выявление потребности в материальных ресурсах.

2. Формирование балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам материалов, сырья.

3. Выявление источников покрытия потребности в материальных ресурсах.

4. Заключение договоров с контрагентами.

5. Формирование запасов, которые необходимы для производства.

6. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

7. Доставка материальных ресурсов согласно срокам, которые определены договорами.

8. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

Заместитель директора по финансам – финансовая функция:

1. Определение себестоимости и калькуляции продаваемого товара и выполняемых услуг;

2. Заключение договоров с организациями, предприятиями, частными и юридическими лицами на продажу продуктов и выполнение услуг;

3. Контроль и анализ финансово-экономической деятельности компании, формирование ежемесячных и ежеквартальных отчетов;

4. Планирование деятельности компании на год с разбивкой по кварталам и месяцам;

5. Анализ приобретенных данных из диспетчерской службы и оперативное планирование деятельности компании в краткосрочный период;

6. Формирование бизнес-планов организации;

7. Анализ статей затрат производства товаров и выполняемых услуг.

Начальник отдела охраны труда и техники безопасности – функция безопасности - контроль за соблюдением конструкторской, проектной и технологической дисциплины, норм и правил по охране труда и техники безопасности.

Из-за отсутствия налаженной системы управления финансами организация каждый год теряет от 10 до 20% своих доходов - нехватка оперативной и полноценной финансовой информации приводит к запоздалым, ошибочным управленческим решениям, большая часть объектов финансового управления уходят из внимания руководства. Дефицит оборотных средств, увеличение кредиторской задолженности, небольшая оборачиваемость капитала, существенные затраты на производство и реализацию продукции – данные показатели регулярно волнуют руководителя организации. Именно формирование и внедрение финансового менеджмента является ключевым для стабилизации состояния организации, так как рационально организованные финансовые потоки позволяют функционировать экономической структуре во всех сферах хозяйственной деятельности - производстве, снабжении, трудовых отношениях, сбыте. В блоке финансового директора введена должность менеджера по финансовой стратегии, который будет заниматься формированием системы финансового менеджмента для организации эффективного функционирования компании.

На текущий момент организационная структура ООО «Аркада» имеет линейно-функциональный вид и имеет несколько недостатков, основной из которых - ограниченная пригодность в условиях диверсификации производства. Особенно за последние годы отдел маркетинга организации ведет регулярный поиск свежих идей и возможностей по формированию новых видов товаров и услуг (развлекательная деятельность и сопутствующие товары). Текущая работа маркетологов и администраторов организации отвлекает на решение текущих проблем, в связи с чем времени на поиск новых идей не остается.

При формировании новых видов предлагаемых товаров и услуг компании целесообразно было бы выделить в отдельный блок команду (дивизион) сотрудников (администраторов, маркетологов, pr-менеджеров), которые отвечали бы только за процесс формирования кардинально новых видов услуг. В данном случае компания будет иметь возможность частично диверсифицировать свой бизнес, определить новые направления деятельности, выйти на рынок с новыми, никому не известными видами товаров, за счет чего улучшится конкурентоспособность услуг ООО «Аркада», ее узнаваемость, соответственно, и спрос, прибыль и выручка.

Для этого необходимо частичное изменение имеющейся организационной структуры управления компании ООО «Аркада» с элементами дивизионной организационной структуры.

Вследствие этого также понадобится:

- создание новой информационной базы;

- введение новых документов и документопотоков;

- установка и обслуживание дополнительных технических средств;

- формирование нового программного обеспечения.

Выполнение функций управления возможно при применении разных форм организации труда сотрудников аппарата управления организаций, которые выражаются в разных вариантах организационных структур управления. Поэтому формируется необходимость разработка наиболее эффективной организационной структуры управления, которая способна обеспечить своевременное принятие качественных управленческих решений и доведение их до исполнителей. Выполнение данного требования во многом зависит от создания информационной среды в системе управления организациями и топологических параметров организационной структуры управления.

Система управления организациями является информационно-управленческой средой, так как и предметом, и результатом труда сотрудников аппарата управления является информация. Информация и принятие решений связаны между собой непростой системой прямых и обратных связей. Возможности лиц, которые принимают решения при обработке информации имеют количественные и качественные ограничения. Количественные ограничения обусловлены тем, что получение и передача информации, а также вынесение того или иного решения требуют соответствующих затрат времени. Сумма данных затрат не может быть больше максимального рабочего времени лиц, принимающих решения.