Файл: Проблема использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра.pdf

Современных систем управления временем достаточно много, Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики на 4 поколения:

Первое сконцентрировано на составление перечней и памяток. Второе – на составление планов и подготовке их реализации. Третье – на составление планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения. Четвертое – основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению автора, первые три методики давно не актуальны, хотя показывает практика, что все еще используются [3, с. 64].

Грамотно распределить свое время – не такая уж сложная задача, было бы желание, а наука уже давно работает по четырем основным принципам управления временем: планирование времени; последовательное решение задач; мотивация на совершение дел; правильный отдых [4, с. 274].

Планирование дел на день (неделю, месяц) – это занятие, которое займет всего 10-15 мин, а в итоге сэкономит массу свободного времени. Здесь можно привести современные методики и технологии, которые научат как это делать правильно. Принцип Парето – 20 % наших усилий приносит нам 80 % результатов, а остальные 80 % наших усилий – лишь 20 % результатов. Таким образом, наша задача – выявить эти 20 % наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

«Матрицы Эйзенхауэра» – еще один инструмент для эффективной расстановки приоритетов. Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным. Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не очень важные; неважные и несрочные.

По эффективному решению задач, можно применить методику Глеба Архангельского (пионера в области управления временем). Например, почти все трудные дела можно условно разделить на две большие группы: «слоны» и «лягушки» [24].

«Слоны» – большие дела, требующие много времени. «Лягушки» – не слишком приятные занятия и дела, но их надо выполнять, чтобы они не превратились в больших жаб. «Слона» проще разделить на кусочки «бифштексы», распределить по кусочку на каждый день и «съедать» его. За «лягушек» надо браться в первую очередь, чтобы остальное время оставалось для приятных дел.

Для того, чтобы перейти от теории к практике, обязательно нужно научиться мотивировать себя. За каждым выполненным делом должна следовать награда – это решает каждый для себя индивидуально, кому съесть разом плитку шоколада, кому купить новый наряд, сходить на встречу с друзьями и т.д. [23]

---

И, наконец, отдых. Правильный отдых – залог того, что наш организм будет полностью восстанавливаться и после, снова браться за решение важных задач. Отдых не должен откладываться на долго, т.к. происходит истощение организма, и мы отправляемся на больничный лист, что ведет к неуспеху. Пусть он будет пять минут в течение каждого часа, но этого времени хватит на то, чтобы дать себе небольшую передышку и освежить мысли [24].

В заключении, можно сказать, что время – это наше личное пространство и не в праве кому-то им управлять, а для хороших взаимоотношений в социуме необходимо выполнять правило: с уважением относиться к своему времени и времени Ваших коллег и партнеров. Прививать коллегам принципы уважительного отношения к времени, а начинать внедрять ценность времени надо своим собственным примером.

2.2. Инструменты повышения эффективности использования рабочего времени

В современном мире, в связи с нестабильностью экономической ситуации, постоянным внедрением инноваций и растущими объемами информации, особую важность приобретает управление таким специфическим ресурсом, как время. Специфика его в том, что оно необратимо, его нельзя умножить или накопить. Потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные возможности. Время – это единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения и в равной степени. Разница лишь в том, как этот ресурс расходуется [23].

В XXI веке специалистам приходится принимать ряд самостоятельных решений. Работнику необходимо умение организовывать и планировать свою работу, уметь правильно расставлять приоритеты без обращений к руководителю. Поэтому одной из основополагающих компетенций современного специалиста стало умение организовывать свое рабочее время, а также способность эффективно согласовывать свои действия с окружающими для успешного выполнения поставленных задач [20, с. 185].

В такой ситуации решением может стать применение специальных техник и методов, получивших название тайм-менеджмент [24].

Он включает в себя элементы планирования работы сотрудников и организации в целом, которые применяются работниками как индивидуально, так и в коллективе, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени. К таким элементам относятся: анализ и планирование рабочего времени, постановка целей, выявление поглотителей рабочего времени и выработка методов борьбы с ними [21, с. 37].

---

Сегодня существуют сотни тренингов, позволяющих овладеть искусством управления собственным временем. Их востребованность позволяет предположить, что необходимость в тайм-менеджменте с увеличением темпа жизни постоянно возрастает.

В зависимости от целей анализа выделяют следующие методы измерения и учета рабочего времени, представленные на рис. 3.

Рис. 3. Методы учета рабочего времени [20, с. 186]

Первым неофициальным методом является фотография рабочего дня. Сущность его заключается в фиксировании всех полезных затрат и потерь времени за определенный период. Результатами являются данные о том, чем и как долго занимался конкретный сотрудник.

Виды фотографии рабочего дня различаются в зависимости от форм организации труда и изучаемых объектов. Выделяют индивидуальную (наблюдение проводится за деятельностью одного работника) и групповую (наблюдение за деятельностью нескольких работников) [20, с. 186].

Еще одним методом является хронометраж. Хронометражем называется такое наблюдение, при котором рассматриваются циклически повторяющиеся элементы работы, а также элементы работы, связанные с подготовкой и обслуживанием рабочих мест. Хронометраж может быть непрерывным, выборочным и цикловым [1, с. 211].

Хронометражное наблюдение проводят, расчленяя рабочий день на определенные составные элементы. Определяют фиксажные точки, то есть начало и конец каждого элемента. А также выявляют факторы, влияющие на его продолжительность.

Хронометраж является достаточно трудоемким методом, требующим определенных специальных навыков. Также он может создавать некоторые психологические неудобства для наблюдаемых. Но, с другой стороны, данный метод позволяет получить самые точные результаты, а следовательно, может быть рекомендован для установления трудоемкости работ и норм времени на определенные виды работ и операций.

Хронометраж и фотография рабочего дня являются наиболее трудоемкими и долгими методами, но в то же время наиболее точными и полными. Помимо них существуют более простые и быстрые методы учета использования рабочего времени. Некоторые из них рассмотрены ниже [4, с. 277].

Одним из таких методов являются моментные наблюдения. Они представляют разновидность фотографии рабочего дня. Моментные наблюдения фиксируют не затраты времени, а то, чем работник занимался в определенные случайные моменты. В основном такой метод применяется руководством в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

---

Еще одной разновидностью фотографирования является самофотографирование. Оно состоит в том, что работник самостоятельно фиксирует свои действия. Самофотографирование, безусловно, экономично и просто в исполнении, но не дает точных результатов, а его данные не всегда могут быть объективными [24].

Опросы также могут быть одним из методов учета рабочего времени. Они предназначены, как правило, для анализа отдельных видов работ. Могут быть устными и анкетными. Анкетные опросы являются более сложными и трудоемкими, но позволяют получить более надежные и объективные ответы [4, с. 279].

Диагностика времени – еще один метод, применяемый для выявления видов деятельности, которые могут выполнять другие лица или которые отнимают время у других.

К явным видам такой деятельности относятся: визиты, телефонные разговоры, посетители. С помощью диагностики времени выявляются основные факторы потерь, а также осуществляется анализ затрат времени на выполнение свойственных и несвойственных должностным обязанностям работ.

Для официального учета отработанного времени работников на предприятии применяется табель, который все организации должны вести в обязательном порядке. Табель учета рабочего времени – документ, отражающий количество часов, отработанных каждым сотрудником, и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. Заполненный табель в конце месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы [1, с. 177].

Таким образом, многообразие методов учета использования рабочего времени достаточно широко. Выбор применяемого метода должен производиться в зависимости от решаемых задач, возможностей и необходимой точности результатов.

Если говорить о тайм-менеджменте как об инструменте повышения эффективности использования рабочего времени, то можно сформулировать следующую фразу: «Как потратить свое невосполнимое время на главное?» Но выделить «главное» очень часто бывает непросто. Нас повсюду преследует выбор, и важно, чтобы он был осознанным. Для того чтобы выбор был правильным, необходимо научиться расставлять приоритеты, то есть принимать решения, в отношении того, какие дела имеют первостепенное значение, а какие – вторичны [4, с. 307].

Самый простой способ расставить приоритеты, предлагаемый тайм-менеджментом, – матрица Д. Эйзенхауэра, – представленная на рис. 4.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, несрочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не дает никаких существенных результатов. Все дела, согласно матрице, по важности и срочности можно разделить на четыре категории [2].

---

Рис. 4. Матрица Эйзенхауэра [24]

При идеальном планировании квадрант A матрицы должен оставаться пустым, так как появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.

Квадрант B заслуживает наибольшего внимания. Дела, находящиеся в нем, являются приоритетными и перспективными, предполагается, что именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Люди, которые преимущественно занимаются делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени.

Дела квадранта С являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.

Задачи, относящиеся к последнему квадранту D, не приносят никакой пользы. Но у дел данной группы существует одна особенность – они являются очень привлекательными для многих людей. Эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время [1, с. 177].

Преимуществом применения матрицы Эйзенхауэра является то, что она проста в использовании и помогает быстро определить приоритетность задач и дел.

Еще одним методом расстановки приоритетов является известный многим закон В. Парето (принцип 80/20), графически представленный на рис. 3 [7, с. 181].

Суть закона состоит в том, что небольшая доля вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов. Другими словами, 20 % усилий дают 80 % результата, а оставшиеся 80 % затраченных усилий и времени не имеют к результату почти никакого отношения.

Рис. 3. Принцип Парето [24]

Важным методом тайм-менеджмента является так называемая «стратегия отказа». Ежедневно сотруднику приходится справляться с множеством разнообразных незапланированных поручений и не забывать о заранее назначенных делах и встречах. И любой отказ от какой-то просьбы часто может восприниматься как обида.

В такой ситуации некоторые не могут отказать, хотя это было бы целесообразно. Именно для таких случаев тайм-менеджмент предлагает несколько сценариев стратегии отказа.

1. «Военная хитрость». Данный вид стратегии наиболее часто применяем. На просьбу человек отвечает отказом, но аргументирует это ложными обстоятельствами. Довольно часто такая стратегия срабатывает, потому что аргументы кажутся убедительными. Но существенный минус в том, что рано или поздно обман может раскрыться.

---