Файл: Проектирование организации (Окружающая обстановка).pdf

Система отчетности фирмы является одним из наиболее важных и контролируемых аспектов ее организационной структуры. [21, с. 52] 

К сожалению, большинство лидеров слишком много внимания уделяют процессу проектирования и пренебрегают другими элементами. [3, с. 10]

Продуманное организационное проектирование предлагает следующие преимущества:

1. Ясность.

Принятие правильного организационного дизайна важно для каждого бизнеса, независимо от масштаба. Это не только обеспечивает ясность в повседневных операциях, но также в принятии ключевых решений и других действий. Тщательно продуманное проектирование организации определяет роль каждого участника. Таким образом, сотрудники знают свои обязанности, к которым они должны обращаться по каждому запросу, сроки выполнения проектов, задачи, которые необходимо расставить по приоритетам, и многое другое. Организационный дизайн имеет большое значение для повышения операционной эффективности, особенно при работе с крупными корпорациями. [22, с. 9]

2. Рост.

Еще одна особенность создания хорошо спроектированной организации заключается в том, что она упрощает использование возможностей роста по сравнению со слабо организованной фирмой. Хорошее проектирование организации включает в себя технологическую инфраструктуру. Таким образом, если менеджер компании подумывает о добавлении нового сотрудника, уже будут приняты определенные меры по набору новых людей. 

3. Адаптивность.

Ключевой особенностью эффективного проектирования организации явля-ется способность реагировать на постоянно меняющиеся условия рынка и отрасли. Обычно большинство лидеров предпочитают сосредоточиться на существующих операциях бизнеса, а процесс проектирования - это процесс, который оставляет место для новых тенденций рынка. В идеале дизайн должен быть достаточно гибким, чтобы можно было вносить любые изменения. [18, с. 26]

Проектирование изменений в любой организации представляет собой пошаговый процесс и включает в себя фокусировку на различные этапы планирования. [11, с. 105]

1. На первом этапе руководители разрабатывают видение своей компании в будущем. Затем они определяют свои цели и области, в которых им нужно внести изменения.

2. Следующий шаг включает в себя составление четкого набора целей и изменения в организации, чтобы эти цели были реализованы.

3. Стратегический анализ внешней и внутренней сред организации

4. Выработка стратегии организации

5. Организационная культура организации

6. Проектирование работ в организации

7. Проектирование организационной структуры

8. Проектирование структуры управления

9. Составление штатного расписания

10. Определение необходимых основных средств и составление сметы расходов. [2, с. 75]

Факторы, влияющие на проектирование организации

Менеджеры, отвечающие за организационное проектирование, изучают факторы непредвиденных обстоятельств, которые влияют на организацию, а затем разрабатывают структуру для соответствия этим непредвиденным факторам.

1. Стратегия: логически структура следует за стратегией, потому что организационные структуры построены, чтобы достигнуть целей, осуществляя стратегии. Когда стратегия меняется, структуры должны меняться. На корпоративном уровне стратегии формулируются на основе миссии компании и стратегических целей или задач. [9, с. 31]

2. Окружающая среда: окружающая среда оказывает влияние на принятие решений - в частности, на сложность принятия решений в неопределенной или непредсказуемой среде. Точно так же стабильность и предсказуемость среды напрямую влияют на способность организации функционировать эффективно. Нестабильная среда, которая быстро меняется и менее предсказуема, имеет два требования: организация должна быть в состоянии адаптироваться к изменениям, для чего она должна быть гибкой и отзывчивой, организация нуждается в большей координации между отделами. [13, с. 67]

3.  Размер организации: количество работников, работающих в организации, указывает на ее размер. Отмечается, что крупные организации структурно отличаются от мелких с точки зрения разделения труда, правил и положений, оценки эффективности и процедур составления бюджета.

4.  Возраст организации: с возрастом организация включает в себя стандартизированные системы, процедуры и правила. Как и люди, организации развиваются через этап жизненного цикла - рождение, рост, средний возраст и зрелость. На этапе рождения организация, созданная предпринимателем, является неформальной, без каких-либо правил и положений. Принятие решений централизовано с владельцем и задачи не являются специализированными.

На этапе роста организация растет - она ​​расширяется и нанимает больше сотрудников. Он включает в себя разделение труда и формальные правила и политику. Принятие решения остается за владельцем, хотя его разделяют немногие люди, близкие к владельцу. [22, с. 40]

На этапе среднего возраста компания стала довольно большой. Теперь у него есть обширный набор правил, положений, политик и систем, которыми руководствуются сотрудники. Используются системы управления, принимаются на работу профессионалы, задачи децентрализованы, а полномочия передаются функциональным подразделениям. [20, с. 55] На стадии зрелости действуют правила, положения, специализированные кадры, бюджеты, отлаженное разделение труда и системы контроля.

5. Технология: технология используется для преобразования ресурсов в результаты в каждой организации. Технология включает в себя знания, оборудование, рабочие процедуры и материалы, которые преобразуют входные данные в выходные. Технология, используемая для производства продуктов, определяет тип организации производственной системы. [15, с. 99]

Хотя многие факторы могут повлиять на выбор подходящей структуры для организации, наиболее распространенными являются следующие пять факторов: размер, жизненный цикл, стратегия, среда и технологии. Чем больше становится организация, тем сложнее ее структура. Когда организация небольшая - например, один розничный магазин, консалтинговая фирма из двух человек или ресторан - ее структура может быть простой. В действительности, если организация очень мала, она может даже не иметь формальной структуры. Вместо того, чтобы следовать организационной схеме или определенным функциям работы, люди просто выполняют задачи на основе их симпатий, антипатий, способностей и / или потребностей. Правила и руководства не распространены и могут существовать только для обеспечения параметров, в рамках которых члены организации могут принимать решения. Небольшие организации очень часто являются органическими системами. [20, с. 22]

Однако по мере роста организации становится все труднее управлять без более формальных рабочих заданий и некоторого делегирования полномочий. Поэтому крупные организации разрабатывают формальные структуры. Задачи являются узкоспециализированными, а подробные правила и инструкции определяют рабочие процедуры. Межорганизационная коммуникация протекает в основном от начальника к подчиненному, а иерархические отношения служат основой для власти, ответственности и контроля. [17, с. 15]

Тип структуры, которая развивается, будет таким, который дает организации возможность эффективно работать. Это одна из причин, по которой крупные организации часто являются механистичными (такие системы обычно разрабатываются для максимизации специализации и повышения эффективности). [10, с. 55]

Жизненный цикл организации.

Организации, как и люди, имеют тенденцию проходить через стадии, известные как жизненный цикл. Как и люди, большинство организаций проходят следующие четыре этапа: рождение, молодость, средний возраст и зрелость. Каждый этап имеет характеристики, которые имеют значение для структуры фирмы.

1.  Рождение: в состоянии рождения фирма только начинается. Организация на стадии рождения еще не имеет формальной структуры. В молодой организации не так много делегирования полномочий. Основатель обычно «стреляет».

2.  Рост: на данном этапе организация пытается расти. Акцент на этом этапе делается на том, чтобы стать больше. Компания переключает свое внимание с пожеланий учредителя на пожелания заказчика. На этом этапе организация становится более органичной по структуре. Именно на этом этапе разрабатывается формальная структура, и происходит некоторое делегирование полномочий. [1, с. 35]