Файл: Проектирование организации (Окружающая обстановка).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Организационное проектирование - это пошаговая методология, которая выявляет дисфункциональные аспекты рабочего процесса, процедур, структур и систем, перестраивает их в соответствии с текущими бизнес-реалиями / целями, а затем разрабатывает планы по внедрению новых изменений. Процесс направлен на улучшение как технической, так и кадровой части бизнеса.

Актуальность темы. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская ак-тивность, развитие различных форм собственности, изменение функций и методов государственного регулирования и управления. Переход к эффективным формам организации и управления, построенным на научных принципах, стал главным условием успеха экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности, конкуренцией организаций, используемых форм, методов и мастерства управления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отношений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, массовое распространение и многолетнее использование организационных схем, пригодных лишь для определенных условий или чрезвычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности.

Целью данной работы является пошаговое проектирование организации – ООО «Здоровье».

Объектом данной курсовой работы является проектируемое предприятие ООО «Здоровье».

Предметом является проектирование финансово-хозяйственной деятельности этого предприятия.

Задачи курсовой работы:

1. Описать этапы, принципы, преимущества проектирования деятельности организации 2. Рассмотреть факторы, влияющие на проектирование организации

3. Изучить типы проектирования структур организации

4. Сделать и описать проектирование деятельности организации ООО «Здоровье».

В работе использовались труды авторов: Абрамовой В.И. , Славянского А.А., Чалдаевой Л.А., Кабановой Л.А. и других.

Глава 1. Теоретические основы проектирования организации

Этапы, принципы, преимущества проектирования деятельности организации

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. [12, с. 78]

       Предметом организационного проектирования является система   органи-зации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Объектом организационного проектирования могут быть мероприятия в области организации производства, управления персоналом, организации в целом.

Результат организационного проектирования - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы. [1, с. 91]

Проектирование организации включает в себя выбор того, как группировать людей и структурировать их задачи. По словам профессора Гарвардской школы бизнеса Роберта Саймонса: «При проектировании организации необходимо учитывать стратегию компании, конкурентную среду, этап жизненного цикла и другие факторы». [4, с. 12]

Для большинства компаний процесс проектирования приводит к значительному улучшению результатов (прибыльности, обслуживания клиентов, внутренних операций) и сотрудников, которые наделены полномочиями и привержены бизнесу. Отличительной чертой процесса проектирования является комплексный и целостный подход к организационному совершенствованию, который затрагивает все аспекты организационной жизни, поэтому благодаря проектированию можно достичь:

- отличное обслуживание клиентов;

- увеличение прибыльности;

- снижение эксплуатационных расходов;

- улучшенная эффективность и время цикла;

- культура преданных и вовлеченных сотрудников;

- четкая стратегия управления и развития вашего бизнеса. [21, с. 121]

Под проектированием понимается интеграция людей с основными бизнес-процессами, технологиями и системами. Хорошо спроектированная организация гарантирует, что форма организации соответствует ее цели или стратегии, отвечает задачам, связанным с реалиями бизнеса, и значительно повышает вероятность того, что коллективные усилия людей будут успешными. [5, с. 58]

По мере роста компаний и усложнения задач во внешней среде бизнес-процессы, структуры и системы, которые когда-то работали, становятся барьерами для эффективности, обслуживания клиентов, морального духа сотрудников и финансовой прибыльности. Организации, которые периодически не обновляются, страдают от таких симптомов, как:

- неэффективный рабочий процесс с разбивками и шагами без добавленной стоимости;

- избыточное усилие («у нас нет времени, чтобы сделать что-то правильно, но у нас есть время, чтобы сделать это заново»);

- фрагментированная работа, мало заботящаяся о благе в целом;

- недостаток знаний и ориентация на клиента;

- желание брать ответственность («Это не моя работа»);

- прикрывать и обвинять, а не выявлять и решать проблемы;

- задержки в принятии решений;

- сотрудники не имеют информации или полномочий для решения проблем, когда и где они возникают;

- управление, а не линия фронта, отвечает за решение проблем, когда что-то идет не так;

- требуется много времени, чтобы что-то сделать; [10, с. 28]

- недоверие между работниками и руководством. [10, с. 28]

В первые дни после начала  функционирования организации, проектирование организации получает мало внимания. Но со временем возникают проблемы, поскольку харизма основателей становится недостаточной для управления крупным предприятием. 

Системы и процессы становятся  важными. Это когда функциональная струк-тура обычно выбирается. Через некоторое время функциональная структура становится неадекватной для удовлетворения потребностей рынка из-за централизованного принятия решений. В этот момент дивизионная структура становится необходимой. Координация становится трудной, ресурсы  тра-тятся впустую, обмен знаниями не происходит эффективно, а рентабельность снижается. В это время штаб-квартира может взять на себя управление. 

Но это приводит к волоките и принятие решений замедляется. Создается давление для упрощения организации, избавления от непрофильных предприятий и устранения бюрократизма. Короче говоря, организационное проектирование является динамичной концепцией. Проектирование должно меняться в соответствии с обстоятельствами компании. [7, с. 46]

Проектирование организаций, способных адаптироваться с течением времени, означает научиться согласовывать противоречия между:

1. Стратегией и структурой.  Менеджеры должны разрабатывать организации для реализации текущей стратегии, а также предоставлять новые идеи, которые будут использоваться в будущих стратегиях. Структура определяет, как обрабатывается информация с рынка. Таким образом, структура определяет стратегию, а стратегия определяет структуру взаимозависимым образом.

2. Подотчетность и адаптивность. Подотчетность лежит в основе проектиро-вания организации. В то время как люди должны нести ответственность за результативность, их не следует отговаривать от экспериментов и работы над новыми идеями. [19, с. 25]

3. Собственный интерес и миссии. Поведение человека является критически важной переменной проектирования. Проектирование организации должно продвигать такое поведение, которое обеспечивает правильный баланс 

между стремлениями сотрудников и организационными потребностями. [19, с. 25]

Основными строительными блоками любой организационной структуры 

являются подразделения, ориентированные на рынок, и действующие основные подразделения. Обращающиеся к рынку подразделения собирают рыночные данные о клиентах, конкурентах, возможностях и  угрозах.

Руководители бэк-офиса несут ответственность за стандартизацию рабочих процессов, применение передового опыта во внутренних операциях фирмы и обеспечение эффективности за счет  эффекта масштаба и  масштаба. Дефици-тные ресурсы должны быть оптимально распределены между  ориентирован-ными на рынок и действующими основными подразделениями.

До недавнего времени проектирование организации по сути сводилось к компромиссу между отзывчивостью и эффективностью. Информационные технологии (ИТ) способствуют повышению эффективности с приемлемым уровнем реагирования. ИТ- персонал может установить очень тесные связи с клиентами. [21, с. 15]

Принципы проектирования организации.

1. Сосредоточиться на долгосрочных стратегических целях.

Частая ошибка, которую допускают менеджеры - это слишком концентрироваться на существующих недостатках компании. Часто эти лидеры по-прежнему зациклены на краткосрочных жалобах, которые они получают от своих сотрудников, клиентов и инвесторов. Но правильный путь для этого - сосредоточиться как на настоящих, так и на долгосрочных целях компании. Принятие структуры организации, которая решает только неотложные проблемы по мере их возникновения, только проложит путь для новых проблем в будущем.

2. Проанализировать ситуацию. [6, с. 60]

Исследование показало, что руководители тратят очень мало времени на оценку состояний своих организаций до принятия новых проектов. Слишком часто лидеры делают ложное предположение, что текущее положение дел в их организациях ясно. На самом деле, эти менеджеры не имеют представления о работе своих сотрудников и о том, как на самом деле проводятся мероприятия внутри компании. Получение лучшего понимания организации, прежде чем торопиться заняться новым дизайном, помогает обнаружить коренную причину текущих проблем.

3. Выбор правильного проекта. [6, с. 61]

Большинство организаций основывают свои новые разработки на непроверенных гипотезах. Хотя интуитивное принятие решений работает в некоторых случаях, руководители компании не должны зависеть только от своей интуиции. Поэтому вместо того, чтобы полагаться на это «внутреннее чувство» при принятии такого важного решения о продажах, проконсультируйтесь со всеми заинтересованными сторонами и посмотрите на имеющиеся данные.

4. Выбор правильных специалистов. [6, с. 62]

Один из самых пренебрегаемых принципов проектирования организации - это упор на роли, а затем на отдельных людей. К сожалению, многие менеджеры делают наоборот. Они начинают искать кандидатов на определенные должности до того, как роли будут четко определены.

Проблема с использованием этого подхода заключается в том, что он вызывает беспокойство среди сотрудников. Это также создает риск потери опытных техников, если они не уверены в своей работе. Это также очень отвлекает, так как большинство сотрудников будут стремиться делать большие впечатления, а не делать потребности своих клиентов приоритетными.

5. Предвидеть сопротивление.

Часто менеджеры считают себя инженерами, а своих сотрудников - винтиками, которые можно перемещать. Однако это не должно иметь место. Организация состоит из людей, у которых есть страхи, амбиции, цели и чувства. Таким образом, лидеры должны учитывать возможность отклонения и отклонения их рекомендаций по изменению. [14, с. 44]

Зная это, первый шаг, который должен сделать менеджер - это распознать негативное мышление и попытаться изменить то, как он воспринимает новый проект. Есть несколько способов, которыми лидеры могут попытаться решить проблему. Они включают в себя предоставление четкого объяснения того, что представляет собой проектирование организации, ролевое моделирование нового мышления и принятие мер, которые усиливают проектирование.

6. Метрики производительности являются ключевыми.

Никто никогда не будет водить автомобиль без спидометра. Точно так же руководителям компаний не нужно внедрять новые проекты организации, если нет никаких показателей эффективности. Без таких показателей не будет возможности оценить эффективность вашей фирмы до и после принятия нового дизайна. [6, с. 63]

Метрики производительности определяют влияние нового проекта на организацию. Если фирма работает хуже, чем раньше, то руководители могут принять радикальные меры для улучшения.

7. Управляйте переходными рисками.

В стремлении внедрить новую стратегию большинство руководителей компаний забывают учитывать переходные риски. Каждый новое действие по проектированию организации представляет определенные риски, от вмешательства в деловые операции до дезертирства сотрудников и плохого исполнения. Лучший способ уменьшить влияние этих рисков - это выявить их как можно раньше и устранить их как можно скорее.

 8. Отчетность.