Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Методы управления проектами позволяют[18]:

• определить цели проекта и обосновать его;
• определить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые имеютбыть выполнены);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей, в частности, через процедуры торгов и конкурсов;
• подготовить и заключить контракты;
• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации,рассчитать необходимые ресурсы;
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и т. д.

Американский институт управления проектами (PMI, США) уже в наше время так определяет «управление проектами»:

«Управление проектами (УП) или ProjectManagement (PM) – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжениижизненного цикла проекта путем применения современных методов и техникиуправления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объемуработ, стоимостью, временем, качеством и удовлетворение участников проекта» [20].

В соответствии с PMI PMBoK область знаний «Управление сроками проекта» включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта. Схема процессов управления сроками проекта в соответствии с PMI PMBoK 5th Edition включает следующие процессы[22]:

1. Определение состава операций - процесс определения конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения результатов проекта - внедрения ИС;
2. Определение взаимосвязей операций - процесс выявления и документирования последовательности выполнения плановых операций;
3. Определение ресурсов операции - процесс определения необходимых для выполнения каждой плановой операции ресурсов и их количества;
4. Определение длительности операций - процесс определения продолжительности выполнения каждой плановой операции;
5. Разработка расписания - процесс составления расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки выполнения проекта в целом;
6. Управление расписанием - процесс управления изменениями расписания проекта[22].

Существующие _{как быть} на сегодняшний _{что делать} день стандарты _{это значит} и методики _{потому что} управления проектами, _{это оно} содержат в _{как быть} себе весь _{что делать} мировой опыт _{это значит} в управлении _{потому что} проектами, накопленный _{это оно} за многие _{как быть} десятилетия их _{что делать} практической деятельности[10]. _{это значито значит}

Для того _{потому что} чтобы определить, _{это оно} что необходимо _{как быть} менять в _{что делать} компании, до _{это значит} какой степени _{потому что} производить улучшения, _{это оно} какие задачи _{как быть} являются приоритетными _{что делать} и к _{это значит} чему конкретно _{потому что} все это _{это оно} приведет – необходимо _{как быть} оценить существующий _{что делать} уровень проектной _{это значит} зрелости компании _{потому что} и какая _{это оно} методология управления _{как быть} проектами ляжет _{что делать} в основу _{это значит} будущей корпоративной _{потому что} системы.

1.3 Особенности проектного управления современной организации

Руководителю-менеджеру проекта в процессе реализации проекта приходится выполнять множество функций, решать широкое и ответственное круг вопросов. Если в прошлом, представление о менеджера проекта в основном связывалось с проектными работами, то в настоящее время его роль расширена и связана с бизнесом и предпринимательством.

Система управления _{что делать} проектами, как _{это значит} и любая _{потому что} управленческая система_{это оно} на предприятии, _{как быть} состоит из _{что делать} трех компонентов(рис.3)[20]: _{это значит}

Рисунок 3 – _{ому что} Компоненты системы _{это оно} управления[22]

В _{как быть} системе управления _{что делать} проектами три _{это значит} составляющие:

• методология _{потому что} управления проектами _{это оно} – документированные процессы _{как быть} по управлению _{что делать} проектами, методы _{это значит} и процедуры, _{потому что} которые должны _{это оно} быть использованы _{как быть} сотрудниками предприятия _{что делать} при участии _{это значит} в проектной _{потому что} деятельности.
• информационная система управления проектами (ИСУП) - специализированное программное обеспечение для управления проектами, выступающее в качестве инструментария для планирования и контроля за параметрами проектов, обмена информацией между участниками проекта, получения отчетности по проектам.
• проектный офис - подразделение компании или назначенная группа сотрудников, контролирующая исполнение методологии управления проектами и соблюдение регламентов по работе с ИСУП, занимающаяся развитием знаний и навыков персонала в области проектного менеджмента[10].

Для соблюдения сроков выполнения проекта особое внимание уделяется технико-экономическому планированию, которое предусматривает определение материальных, финансовых, трудовых ресурсов необходимых для выполнения работ по проекту. Такое планирование предполагает составление бизнес-плана, в котором производится, всестороння оценка нового проекта[3].

Бизнес-план содержит информацию о перспективах, преимуществах от реализации проекта, анализ факторов риска, информацию о конкурентах, партерах, поставщиках. Он является базовым документом, на основании которого решается вопрос об инвестировании проекта. Важное значение имеет объемно-календарное планирование, которое включает определение объемов работ по проекту, загрузки исполнителей и оборудования, построение сроков проведения работ. В качестве метода календарного планирования при управлении инновационными проектами рекомендуется использовать метод сетевого планирования и управления[13].

Следует сказать, что каждым проектом нужно управлять, определяя цели и сроки, выделяя под него ресурсы. Однако на предприятии существуют типичные, общие проблемы, возникающие на этапах планирования и выполнения проекта. Рассмотрим данные проблемы в проектном управлении на предприятии, они достаточно типичны и решение данных вопросов повысит качество проектного управления на предприятии[10]:

1. Первую проблему можно обозначит как невнимание к процессам планирования проекта или некачественное планирование проекта. Можно утверждать, что каждый менеджер знает о необходимости планирования, о том, что планирование является одним из наиболее важных этапов проектного управления. Но, иногда менеджеры или руководители проектов не отводят достаточно времени для планирования, пропуская или не уделяя должного внимание данной стадии управления проектами, пытаясь перейти на стадию реализации проекта, сразу к решению вопросов по проекту.
2. Следующей проблемой при реализации проекта можно назвать изменения «границ» проекта. Перед стадией реализации проекта необходимо четко понимать объем проекта, должны быть четко определены цели и масштаб проекта. С данной проблемой в управлении проектами могут столкнуться менеджеры, которые провели качественно стадию планирования проекта, детализировали план проекта и рассмотрели возможные риски, однако объем проекта может измениться на этапе его реализации. Это ситуация достаточно серьезная, потому что имеется опасность не выполнить сроки проекта или проект в целом.
3. Превышение бюджета можно назвать одной из проблем при реализации проекта. На стадии планирования проекта определяются необходимые финансовые ресурсы проекта, а, следовательно, итоговый бюджет проекта. Но иногда при реализации проекта происходит превышения запланированного бюджета, это может произойти по следующим причинам: неправильно планирование, отсутствия контроля или неудовлетворительный контроль на стадии реализации проекта, влияния внешних причин на бюджет проекта.
4. Отсутствие или плохая коммуникация между участниками проекта является также проблемой при реализации проекта. Проект осуществляется участниками – командой проекта, каждый из которых несет определенную ответственность за реализацию задач и выполнения сроков проекта. В случае несогласованности одного из участников проекта с другими, проект не будет выполнен в срок или появятся еще более серьезные проблемы.
5. Несоблюдение сроков. Так, все задачи и деятельность в проекте взаимосвязана, невыполнения одной задачи и пропуск сроков по этапам реализации проекта могут привести в дальнейшем невыполнению сроков и, как следствие, даже проекта в целом. По этой причине тайм-менеджмент очень важен при управлении проектом.
6. Отсутствие ответственных за этапы или задачи реализации. В управлении существует тезис, утверждающий, что если существует два ответственных, то за этот участок работ вообще никто неответственен. Следует сказать, что это утверждение справедливо и для управления проектами. Соответственно, для каждого этапа реализации проекта и для каждой задачи проекта необходимы единоличный ответственный, отвечающий за выполнение и, главное, за завершение определенных работ по проекту.
7. При реализации проекта очень важно постоянно обновлять информацию о статусе проекта, в любой момент времени должно быть доступна актуальная, полная и своевременная информация о проекте, отсутствие таковой может привести к проблемам реализации проекта и задержкам в проекте. Решение данной проблемы состоит в том, чтобы при реализации проектов использовать специализированное программное обеспечение, помогающее координировать работу участников проекта.

Рисунок 4 – Решение проблем в управлении проектами[2]

Критерии успешности проекта – это совокупность показателей, которые дают возможность судить о степени успешности выполнения проекта, а также являются показателем эффективности управление проектом.

Успех проекта, как правило, означает получение всеми заинтересованными сторонами результатов, оправдывающих их ожидание, традиционно формулируемые в виде целей и требований. Если такие цели и требования сформулированы, критериями успешности проекта могут выступать количественные показатели, отражающие степень достижения целей проекта или выполнения определенных задач и требований. Четкое и однозначное осознание данных критериев является обязательной задачей на первоначальном этапе запуска проекта. Руководитель проекта должен определить и согласовать показатели успешности и способы их оценки со всеми заинтересованными сторонами проекта.

Определяющим критерием успешности проекта является актуальность результата на момент его достижения и выполнения всех сроков на всех стадиях реализации проекта. Основными причинами срывов сроков проекта может быть[20]:

• неясные цели;
• недостаточное финансирование;
• изменение приоритетов бизнеса;
• слабая роль руководителя проекта;
• недостаточное эффективное взаимодействие команды проекта;
• отсутствие мотивации.

Критерии оценки эффективности управления сроками можно разделить на несколько групп[10]:

1. Повышение эффективности работы по проекту по определенным параметрам: достижение целей по проекту, улучшение качества продукции, увеличение числа вовлеченных в проект;
2. Количественный показатель, косвенно позволяющий оценить работу сотрудников: количество запросов, наличие ошибок и неточности в расчетах;
3. Выполнение поставленных перед специалистами поставленных задач: консультационная поддержка, сбор, измерение, анализ данных, изучение плановых отчетных сведений, координация.

Эффективная система проектного управления

Четкое распределение ответственности и полномочий

Использование современных средств информатизации

Понятная методология управления сроками выполнения проекта

Регулярный мониторинг ключевых показателей

Оптимальная организационная структура

Рисунок 5 – Эффективная система проектного управления[20]

Весьма важным показателем, позволяющим измерить эффективность системы, а также координация сроков выполнения проекта, является производительность труда. Помимо экономических показателей оценка эффективности проекта предполагает определение социальных последствий его реализации. Количественная оценка эффективности проектной деятельности компании может проводиться методом сравнительного анализа тенденций изменения определенных характеристик[24]:

• Отклонение по стоимости проекта - бюджета проекта, вызванное его перерасходом или недофинансированием;
• Отклонение в сроках – сдвиги в расписании проекта, вызванные отставанием или опережением работ;
• Устранение недостатков, найденных при проверке и оценки качества – это один из важных критериев оценки эффективности работы команды проекта по устранению недостатков.

Следует сказать, что каждым проектом нужно управлять, определяяцели и сроки, выделяя под него ресурсы. Однако на предприятии существуюттипичные, общие проблемы, возникающие на этапах планирования ивыполнения проекта.

Итак, в рамках проектного управления на предприятиях можно назвать следующие основные проблемы такие, как невнимание и игнорирование процесса планирования проекта, изменение границ проекта, увеличение бюджета проекта, отсутствие или плохая коммуникация между участниками проекта, изменение сроков проекта, отсутствие ответственных по работам проекта и децентрализация информации в проекте[10]. Все эти проблемы могут привести к задержкам при выполнении проекта, не достижении поставленных целей и задач, и даже к невыполнению проекта. Соответственно, при управлении проектами необходимо контролировать данные параметры, что позволит раньше диагностировать проблемы и нивелировать последствия.

С 1 июля 2019 года вступил в силу, официально утвержденый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 58305-2018" Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис". Данный ГОСТ разработан АНО «Центр оценки и развития проектного управления» совместно с ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс» (ООО «НИИ «Интерэкомс»), Аналитическим центром при Правительстве Российской Федерации, Ассоциацией специалистов и организаций в области управления проектами «Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ», ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», привлеченными экспертами[2].

Целесообразность разработки национального стандарта ГОСТ Р 58305-2018 «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис» определяется высокой актуальностью, социальной и экономической значимостью широкого применения проектно-ориентированных подходов управления деятельностью, организации деятельности проектных офисов, определения их типологии, задач, функций и условий функционирования.