Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Понятие, основные элементы и этапы коммуникационного процесса).pdf

Таким образом, коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникации - достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит.

1.2. Виды и формы коммуникаций

В менеджменте традиционно принято выделять две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются язык человека, а в невербальной информация передается посредством языка телодвижений и параметров речи, например, поза, мимика, интонация и тембр голоса.

 Вербальная коммуникация также подразделяется на устную и письменную. К устной коммуникации относятся различные конференции, доклад, выступления, встречи, совещания и т.п. Письменная коммуникация осуществляется посредством писем, отчетов, докладов, записок, приказов, электронной почты и т.п. [40].^[41]

Логично, что перед руководителем может встать вопрос о том, какой вид коммуникации лучше всего использовать для взаимодействия со своими сотрудниками [37]^[42]. С.В. Шекшня считает, что в данной ситуации все зависит от характера передаваемой информации, а также особенностей получателя информации [37]^[43]. Например, при личной беседе обратная связь будет незамедлительной, в отличие от документа, направленного адресату. При телефонном разговоре возможна передача информации лишь по одному каналу – аудио, а при личной встрече информация поступает уже по нескольким каналам, поэтому и богатство передачи будет значительно выше. Поэтому большинство руководителей предпочитают использовать сразу несколько форм коммуникации, которые могу дополнять и усиливать друг друга.

Самой эффективной с точки зрения привлечения внимания считается устная коммуникация, но при этом она не позволяет отправителю в полной мере контролировать его содержание, а также сопряжена со значительным уровнем помех в системе. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени, что является очень важным для реализации функции управленческого контроля, а также дает возможность получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. Но при этом она имеет отсроченную обратную связь и не так привлекает внимание, как устная коммуникация [39]^[44].

Исследователь Шекшня С.В. в своей работе « Управление персоналом современной организации» выделяет следующие наиболее важные коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта [40]^[45].

"Правила и процедуры" или "Политика и процедура" представляют собой письменный документ компании, который устанавливает порядок действий сотрудников в определенной сфере организационной жизни [37]^[46]. Крупные организации имеют сотни процедур, регламентирующих их деятельность по всем направлениям деятельности: продажам, производству, подбору персонала, установлению заработной платы, отношениям с государственными органами.

Меморандум, пришедший в частный сектор из государственного, представляет собой формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким) [26]^[47]. Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания.

В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 % до 80 % письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах [40]^[48].

Справочник сотрудника – это еще одно еще одно важное коммуникационное средства, которое представляет собой брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Такие справочники начали появляться в США еще в предвоенный период, а сегодня являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:

• изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;

• объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;

• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации, такие как многотиражки, газеты или журналы, представляют собой периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью [11]^[49]. Несмотря на то, что такие публикации адресованы широкой аудитории и не предполагают содержательной обратной связи, они могут быть действенным средством повышения эффективности использования человеческих ресурсов.

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз [40]^[50]. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов (каждый сотрудник организации, имеющий ящик для электронный почты, может получить послание), высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров.
Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, позволяет объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. делят коммуникации на 2 большие группы: внешние и внутренние [23]^[51].

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок [38]^[52]. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями [31]^[53]. Они могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации - коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

На неформальных коммуникациях более подробно остановимся чуть позже.

Для более детального изучения видов коммуникации, рассмотрим основные типы внутренних коммуникаций.

1) Коммуникации между уровнями. Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими -- когда информация передается с высшего уровня на низший, например, когда подчиненных информируют о приоритетах, заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации необходимы восходящие, качество которых сильно влияет па производительность компании [23]^[54]. Восходящие коммуникации выполняют функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предлагают корректировочные меры. Такие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

2) Коммуникации между отделами (подразделениями). Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей [40]^[55].

Горизонтальные коммуникации полезны еще и тем, что они стимулируют формирование взаимоотношений на одном и том же организационном уровне, которые являются важным элементом удовлетворенности людей своей работой.

3) Коммуникации между менеджером и подчиненными. Возможно, самым явным элементом коммуникаций в организации является общение между менеджерами и их подчиненными. Хотя они относятся к вертикальным коммуникациям, о которых уже было сказано, рассмотрим их отдельно, поскольку они составляют львиную долю управленческих коммуникаций (как показали исследования, две трети) [23]^[56].

Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д. [10]^[57].

4) Коммуникации между менеджером и рабочей группой. Кроме коммуникаций между менеджером и подчиненным, в организации существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Поскольку в этом процессе участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поделиться мыслями о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы и других подразделений, о проблемах и достижениях и о новаторских идеях.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается для обсуждения разных проблем и вопросов без участия менеджера [3]^[58]. Как уже говорилось, такие взаимоотношения коллег одного уровня способствуют повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации. Как уже было сказано, организации состоят из формальных и неформальных элементов. Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов (grapevine дословно переводится как «виноградная лоза») [40]^[59].

Известный исследователь К. Дэвис установил, что этот термин возник еще во время Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые от дерева к дереву, широко использовались армиями Севера и Юга и напоминали виноградную лозу. Сообщения, переданные по таким временным телеграфным линиям, часто доходили до адресата в искаженном виде [28]^[60].

Слухи «витают вокруг автоматов с водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где собираются люди». По неформальным каналам информация распространяется намного быстрее, чем по формальным, поэтому менеджеры часто используют их для распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая их словами «только между нами».

Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась неточной [5]^[61]. Однако исследования показывают, что слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Согласно исследованию Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Дэвис утверждает: «Люди склонны считать слухи неточными потому, что ошибки в них носят более драматичный характер и, следовательно, более прочно запоминаются, чем то, что, в общем-то, изо дня в день они были вполне точными». Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном» [28]^[62].

В.А. Рульев, С.О. Гуткевич «Менеджемент» считают, что задача руководителя состоит в том, чтобы умело использовать разнообразные виды коммуникации, среди которых отмечают [30]^[63]:

- Информирование, передача информации. К этому виду коммуникаций относим чтение лекций, выступления, беседы, проведения совещаний и собраний;