Файл: Совершенствование контроля за деятельностью государственных органов исполнительной власти в РФ (на примере Администрации города Белгорода).pdf

Автоматизация документооборота Администрации позволит повысить исполнительскую дисциплину, которая осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя:

1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения) [21]

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Для визуализации предложенной методики, рассмотрим схему, характеризующую данное усовершенствование в Приложении 5.

Анализ и оценка организационной структуры и технологий муниципального управления Администрации города Белгорода проведены с применением правового, сравнительного и экспертного методов. В правовом аспекте проанализированы правовые акты Российской Федерации и муниципальные правовые акты города Белгорода, содержащие положения об организации и осуществлении деятельности в сфере муниципального управления.

Совершенствование организационной структуры позволяет добиваться максимальной эффективности структуры, так как появляется понимание уровней подчиненности и обязанностей людей. В том числе это исключает такие проблемы, как дублирование функций, а также позволяет принимать согласованные и обоснованные решения по численности и ротации персонала и контролировать этот процесс.

Действующая организационная структура Администрации города Белгорода

• линейно-организационная. В связи с этим можно сказать, что с одной стороны, нагрузка распределена равномерно и незначительна для главы, подразделения выполняют конкретные функции в своей сфере деятельности, но с другой стороны, не всегда достаточно точно определена ответственность за принимаемые решения, возможны конфликты между подразделениями за использование бюджетных средств. Стоит также отметить, что лишь небольшая часть подразделений участвует в формировании доходной части бюджета, в то время как остальные можно считать лишь центрами затрат.

С точки зрения функционального подхода

• • подразделения выполняют широкий спектр функций в рамках своей компетенции;
  • подразделения обладают необходимыми полномочиями для выполнения своих функций;
  • каждое подразделение несет ответственность в рамках своей компетенции;
  • численность сотрудников сильно различается от отдела к отделу - часть подразделений нуждается в дополнительных кадрах, в то время как в других, возможно, необходимы сокращения численности персонала.

Набор функций сгруппирован по «отраслевому» принципу (благоустройство, жилищное хозяйство, образование, экономика, финансы и т.п.). Ряд структурных единиц сформирован для выполнения вспомогательных функций, то есть тех, без которых невозможно решение основных задач, стоящих перед органами местного самоуправления (функции финансового планирования, исполнения и контроля исполнения бюджета, управления кадрами и т.п.).

На основе проведенного анализа можно сделать следующие выводы:

• • основную цель, стоящую между главой администрации, можно разбить на три основных направления: экономическое развитие, социально-культурное развитие и эффективное функционирование администрации;
  • в рамках каждого направления имеются специализированные подразделения;
  • перед каждым подразделением стоят конкретные цели, группы целей и подцели;
  • каждое подразделение обладает достаточными полномочиями для достижения поставленных целей.

В силу изложенного реорганизация структур муниципального управления представляет собой сложнейшую комплексную задачу.

Основные недостатки существующих линейно-функциональных структур муниципального управления связаны не только с их организационным построением, но и с самой сложившейся идеологией муниципального управления. Эти недостатки сводятся к следующему.

1. Сложившийся подход к муниципальному образованию и, соответственно, к управлению им как к производственной или социально-производственной системе.

Основные усилия при этом направлены на улучшение показателей работы самих структурных подразделений администрации (жилищно-коммунального, транспортного, здравоохранения и т. д.), а не на степень и качество удовлетворения потребностей населения в той или иной муниципальной услуге. Иными словами, критерием эффективности службы являются ее собственные показатели, а не конечный результат деятельности.

1. Нацеленность на решение текущих задач, связанных с жизнеобеспечением муниципального образования, и отсутствие стратегического подхода к управлению.

Многообразие текущих частных задач и целей муниципального управления неизбежно порождает противоречия между ними, обусловленные, прежде всего

ограниченностью материальных и финансовых ресурсов. Каждое структурное под­разделение нацелено на решение своей задачи и добивается получения максимума ресурсов для этого. В данном случае вся система управления часто работает неэффективно.

1. Нечеткость системы функциональных связей между отдельными структурными подразделениями, дублирование функций, неравномерная загруженность работников, отсутствие четких организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой.

В результате основной объем работы ложится на плечи главы администрации, которому приходится решать множество координационных вопросов.

1. Смещение управленческих функций и непосредственной хозяйственной деятельности. Ряд структурных подразделений администраций, являясь юридическими лицами, оказывают различные платные услуги и зарабатывают средства на свое существование, то есть, по сути, занимаются коммерческой деятельностью.

Исходя из проведенного анализа недостатков, основными направлениями совершенствования организационных структур местных администраций могут быть следующие:

Вывод из состава администрации структур, занимающихся хозяйственной деятельностью и имеющих в силу этого статус юридического лица, придание им организационно – правовой формы в виде муниципального учреждения.

Создание в структуре администрации крупных организационно- административных блоков, руководители которых несут полную ответственность за реализацию муниципальной политики в соответствующих сферах, за достижение её конечных целей. Такими блоками могут быть блок экономики и финансов, блок управления муниципальной недвижимостью, блок городского хозяйства, блок социальной политики, блок общественной безопасности и в т. п. Создание крупных блоков позволяет существенно снизить нагрузку на главу администрации по решению текущих вопросов, позволяет ему посвятить основную часть своего времени задачам стратегического управления.

Создание наряду с классическими линейно – функциональными организационными структурами структур программно – целевого или программно – функционального типа.

Необходимость сочетания различных типов организационных структур и методов достижения целей предопределяет сложность задачи разработки и внедрения эффективной системы муниципального управления, реорганизации организационной структуры администрации. При этом реорганизация структур муниципального управления должна проводиться одновременно по нескольким параллельным линиям:

• разработка модели и организационного проекта реорганизации;
• разработка нормативно-правовой базы деятельности администрации муниципального образования;
• разработка пакета нормативных предписаний для различных областей муниципальной деятельности;
• разработка положений об основных организационно-административных блоках;
• описание организационных процедур и функциональных связей всего пространства взаимодействия различных структур управления, основных рабочих мест и подготовка должностных инструкций;
• переподготовка и повышение квалификации работников администрации;
• подготовка резерва кадров для муниципального управления.

Одним из путей совершенствования работы Администрации города Белгорода, является автоматизированная обработка данных об обращениях граждан.

Значительное количество обращений граждан в органы власти всех уровней требует организации четкой работы с ними. При этом как на уровне субъекта РФ, так и на уровне муниципалитетов используются традиционные, хорошо зарекомендовавшие себя на практике методы. Следует отметить, что использование традиционных технологий в работе с обращениями граждан не может способствовать созданию эффективной информационно-поисковой системы, а также качественному информационно-аналитическому и методологическому обеспечению деятельности органов власти и управления. Для сбора и обобщения информации необходимо осуществлять автоматизированную обработку данных об обращениях граждан с использованием технологий, которые в настоящее время все активнее внедряются в практику работы органов государственной власти и местного самоуправления. На сегодняшний день широко используются специально разработанные программы, позволяющие регистрировать, классифицировать обращения по различным категориям и получать нужную информацию: об общем числе поступивших обращений на конкретную дату, о количестве повторных обращений, об адресатах, о тематике содержания обращений, о сроках и результатах рассмотрения обращений и их исполнения. Использование таких программ повсеместно даст возможность получать оперативные данные о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что будет свидетельствовать о совершенствовании работы с обращениями граждан в органах власти всех уровней.

Во-первых, это повышение профессионального уровня и компетентности сотрудников, осуществляющих эту деятельность. Необходимо периодически проводить семинары, главной целью которых и стало повышение профессионального уровня сотрудников администрации.

Во-вторых, с целью оптимизации работы с обращениями граждан, считаю, целесообразным использование мер материального и морального стимулирования результативной работы с обращениями граждан, улучшать материально- техническое оснащение соответствующих специалистов.

В-третьих, прописать дисциплинарные взыскания за нарушение сроков по решению вопросов с обращением граждан. Это значительно оптимизирует сроки рассмотрения и принятия решений по работе с обращениями граждан.

В целом, решение проблем, направленных на совершенствование работы с обращениями граждан, требует комплексного подхода.

Настроение общества, отношение к власти определяются теми личными проблемами, которые изложены в обращениях, а они, как правило, касаются вопросов оказания материальной помощи, предоставления льгот различным категориям граждан, решения социальных и жилищных проблем и так далее.

Власть, в этом случае, должна ответственней относиться к каждой проблеме. Дисциплинарная ответственность.

Меры воздействия - понятие более широкое, чем меры взыскания. По отношению к отдельным недобросовестным работникам применяются меры дисциплинарного и общественного воздействия, а ст. 135 устанавливает перечень мер дисциплинарного взыскания [21, c. 26].

К дисциплинарным взысканиям не относятся меры дисциплинарного воздействия, например, такая мера дисциплинарного воздействия, как уменьшение ежегодного оплачиваемого отпуска на число дней прогула работникам, совершившим прогул без уважительных причин. (При этом продолжительность отпуска не может быть менее 24 рабочих дней. Отпуск уменьшается за тот рабочий год, в котором совершены прогулы, независимо от времени его фактического использования). Эти меры являются дополнительными, применяются наряду с мерами дисциплинарного взыскания или независимо от них и считаются мерами дисциплинарного воздействия.

Следует отметить, что не может быть мер дисциплинарного воздействия, не предусмотренных законодательством. Так, запрещено в порядке дисциплинарного воздействия понижать разряды, лишать надбавок за классность и т.д.

С учетом характера санкций, а также субъектов, которые несут эту ответственность, в трудовом законодательстве различают общую и специальную дисциплинарную ответственность. Последняя, установлена уставами о дисциплине и специальными нормативными актами.