Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика).pdf

3) Покажите говор_ʹящему, что в_ʹы готовы слуш_ʹать. Необходимо выгля_ʹдеть и действ_ʹовать заинтересованно. Н_ʹе читайте поч_ʹту, когда кт_ʹо-либо гово_ʹрит. Слушая, стара_ʹйтесь понять, а не иск_ʹать поводов дл_ʹя возражений.

4) Устра_ʹните раздражающие фак_ʹторы. Н_ʹе рисуйте, н_ʹе постукивайте п_ʹо столу, н_ʹе перекладывайте бум_ʹаги. Будет л_ʹи спокойнее в кабинете, ес_ʹли закрыть две_ʹрь?

5) Сопереживайте говор_ʹящему. Постарайтесь вой_ʹти в полож_ʹение говорящего.

6) Буд_ʹьте терпеливым. Н_ʹе экономьте вре_ʹмя. Не преры_ʹвайте говорящего. Н_ʹе порывайтесь вый_ʹти, не дела_ʹйте шагов в направлении две_ʹри.

7) Сдерживайте св_ʹой характер. Рассер_ʹженный человек прид_ʹает словам неве_ʹрный смысл.

8) Н_ʹе допускайте спо_ʹров или крит_ʹики. Это заста_ʹвляет говорящего зан_ʹять оборонительную пози_ʹцию, он мож_ʹет замолчать ил_ʹи рассердиться. Н_ʹе спорьте. Име_ʹнно победив в споре, в_ʹы проиграете.

9) Задев_ʹайте вопросы. Эт_ʹо подбадривает говор_ʹящего и показ_ʹывает ему, чт_ʹо вы слуш_ʹаете. Это помо_ʹгает продвигаться впе_ʹред.

10) Перестаньте гово_ʹрить! Это настав_ʹление идет и первым, и последним, иб_ʹо все остал_ʹьные зависят о_ʹт него. В_ʹы не смож_ʹете эффективно слуш_ʹать, если буд_ʹете разговаривать [5].

Пом_ʹимо умения акти_ʹвно слушать сущес_ʹтвует еще ря_ʹд навыков, кото_ʹрые можно исполь_ʹзовать для сниж_ʹения вероятности возникн_ʹовения барьеров и для повыш_ʹения отдачи межличн_ʹостных коммуникаций [14].

Прояс_ʹнение своих ид_ʹеи перед нача_ʹлом их пере_ʹдачи. Прояснение собств_ʹенных идей пер_ʹед их перед_ʹачей означает, чт_ʹо вам необх_ʹодимо систематически обдум_ʹывать и анализи_ʹровать вопросы, проб_ʹлемы или ид_ʹеи, которые в_ʹы хотите сдел_ʹать объектами пере_ʹдачи. Для люб_ʹой передачи в адрес вышест_ʹоящего руководителя, подчин_ʹенного или колл_ʹеги вам в принципе нуж_ʹна определенная те_ʹма как объ_ʹект передачи. Прим_ʹеры тем дл_ʹя передачи.

1) Сообщ_ʹение работникам о своем поним_ʹании предстоящих измен_ʹений в распред_ʹелении заданий.

2) Получ_ʹение от ваш_ʹего руководителя инфор_ʹмации, проясняющей зад_ʹачу.

3) Сообщение руково_ʹдителю о проб_ʹлеме, с кото_ʹрой вы столкн_ʹулись.

4) Обсуждение с подчиненным мен_ʹее чем удовлетво_ʹрительных результатов ег_ʹо работы.

5) Поощр_ʹение подчиненного похв_ʹалой и призн_ʹание его хоро_ʹшей или прекр_ʹасной работы.

6) Сообщ_ʹение работникам о_ʹб идее, на_ʹд которой и_ʹм следовало б_ʹы, по ваш_ʹему мнению, поду_ʹмать.

7) Выяснение реак_ʹции работников н_ʹа ваши ид_ʹеи.

8) Сообщение руково_ʹдителю другого отд_ʹела об измен_ʹениях, возможность кото_ʹрых рассматривает ва_ʹш отдел, и выяснение ег_ʹо мнения о том, ка_ʹк это мож_ʹет отразиться н_ʹа работе ег_ʹо отдела.

9) Сообщ_ʹение подчиненным о новых цел_ʹях или сист_ʹеме приоритетов.

10) Сообщ_ʹение секретарю о важнейших дел_ʹах текущей нед_ʹели [18].

Восприимчивость к потенциальным семанти_ʹческим проблемам. Н_ʹе жалейте си_ʹл на т_ʹо, чтобы исклю_ʹчить из сообщ_ʹения двусмысленные сло_ʹва или утверж_ʹдения. Употребляя точ_ʹные слова, а не общ_ʹего характера, в_ʹы выигрываете в результативности.

«Взг_ʹляд со стор_ʹоны». Следите з_ʹа выражением собств_ʹенного лица, жест_ʹами, позой и интонацией, что_ʹбы не посы_ʹлать противоречивых сигн_ʹалов. Постарайтесь взгля_ʹнуть на се_ʹбя и услы_ʹшать себя та_ʹк же, ка_ʹк видит и слышит ва_ʹс собеседник. Посы_ʹлая гармоничные зна_ʹки, которые н_ʹе содержат противо_ʹречивых сообщений, в_ʹы добиваетесь боль_ʹшей ясности и понимания ваш_ʹих слов [20].

Излуч_ʹение эмпатии и открытости . Эмпа_ʹтия — это вним_ʹание к чувс_ʹтвам других люд_ʹей, готовность «вле_ʹзть в и_ʹх шкуру». Эт_ʹо все рав_ʹно, что спраш_ʹивать самого се_ʹбя: «Кто эт_ʹот человек, к которому я собираюсь обрат_ʹиться? Каковы ег_ʹо потребности и интересы? В каком о_ʹн сегодня настр_ʹоении?» Активно польз_ʹуясь эмпатией пр_ʹи обмене информ_ʹацией, мы пыта_ʹемся соответствующим обра_ʹзом настроить приним_ʹающую сторону и приспособить вари_ʹант кодирования и передачи сообщ_ʹения к инди_ʹвиду или гру_ʹппе и ситу_ʹации. Удачное приме_ʹнение эмпатии мож_ʹет заметно умень_ʹшить возможность невер_ʹного понимания пр_ʹи декодировании сообщ_ʹения принимающей стор_ʹоной [11].

Например, некот_ʹорые люди предпо_ʹчитают структурированность, деталь_ʹность и повто_ʹрения. К так_ʹим людям, веро_ʹятно, наиболее эффек_ʹтивно было б_ʹы обратиться с письмом ил_ʹи подробным мемора_ʹндумом. Другие, напр_ʹотив, не люб_ʹят структурированности и детальности сообщ_ʹений. В эт_ʹом случае наиб_ʹолее подходящей бы_ʹла бы неформ_ʹальная беседа. Некот_ʹорые люди чувст_ʹвуют себя трев_ʹожно или небезо_ʹпасно в опреде_ʹленных ситуациях ил_ʹи остро реаги_ʹруют на крит_ʹику. Они мог_ʹут реагировать избира_ʹтельно или неправ_ʹильно истолковывать предло_ʹжения по усовершен_ʹствованию, если он_ʹи не предст_ʹавлены в диплома_ʹтичной и обеща_ʹющей поддержку ман_ʹере. Эмпатия озна_ʹчает также чест_ʹную попытку увид_ʹеть ситуацию, подним_ʹаемые вопросы и проблемы с точки зре_ʹния другого чело_ʹвека [20].

Эмпатия пр_ʹи обмене информ_ʹацией подразумевает так_ʹже поддержание откры_ʹтости в разго_ʹворе. Старайтесь избе_ʹгать скороспелых сужд_ʹений, оценок и стереотипов. Вме_ʹсто этого стара_ʹйтесь увидеть, прочувс_ʹтвовать и пон_ʹять ситуацию и затрагиваемые проб_ʹлемы в конте_ʹксте собеседника. Эт_ʹо вовсе н_ʹе означает, чт_ʹо вам след_ʹует соглашаться с тем, чт_ʹо говорит собес_ʹедник. Это зна_ʹчит только, чт_ʹо вы пытае_ʹтесь понять ег_ʹо слова.

Устано_ʹвления обратной свя_ʹзи .  Обратная свя_ʹзь, делающая проц_ʹесс коммуникации двусто_ʹронним, значительно повы_ʹшает его эффекти_ʹвность, поскольку да_ʹет возможность уточн_ʹения полученного посл_ʹания. Эффективная обра_ʹтная связь дол_ʹжна:

¾ быть своевре_ʹменной, т.е. не задержи_ʹваться от фак_ʹтора получ_ʹения оригинального посл_ʹания;

¾ содержать перефрази_ʹрованное оригинальное посл_ʹание;

¾ включать уточн_ʹяющие вопросы;

¾ н_ʹе давать оце_ʹнок оригинальному посл_ʹанию [18].

Существует ря_ʹд способов устано_ʹвления обратной свя_ʹзи. Один и_ʹз них — зада_ʹвать вопросы. Дл_ʹя сравнения услыша_ʹнного с те_ʹм, что име_ʹнно вы изнач_ʹально намеревались сооб_ʹщить.

Иной спо_ʹсоб задавать вопр_ʹосы — заставить чело_ʹвека пересказать ва_ʹши мысли. Мож_ʹно сказать, напр_ʹимер: «я н_ʹе уверен, чт_ʹо охватил вс_ʹе факторы, поэтому буд_ʹьте добры расск_ʹазать мне, чт_ʹо вы счит_ʹаете наиболее важн_ʹыми вопросами в связи с проектом, на_ʹд которым ва_ʹм предстоит рабо_ʹтать?»

Еще од_ʹин способ созд_ʹания обратной свя_ʹзи заключается в оценке язы_ʹка поз, жес_ʹтов и интон_ʹаций человека, кото_ʹрые как буд_ʹто указывают н_ʹа замешательство ил_ʹи непонимание. Напр_ʹимер, если в_ʹы даете нов_ʹое задание работ_ʹнику, не появл_ʹяется ли в выражении ег_ʹо лица напряже_ʹнность? Не заме_ʹтно ли в нем лег_ʹкое раздражение, н_ʹе смотрит л_ʹи человек вн_ʹиз, слушая ва_ʹс? Эти сигн_ʹалы, если он_ʹи присутствуют, дол_ʹжны сообщить ва_ʹм, что чело_ʹвек, может бы_ʹть, не впо_ʹлне понимает зада_ʹние или расст_ʹроен им. Мож_ʹет случиться, чт_ʹо работник отреаг_ʹирует на ва_ʹши слова с колебаниями в голосе. Люб_ʹой из эт_ʹих знаков — фа_ʹкт обратной свя_ʹзи, свидетельствующий о возможной неудовлетв_ʹоренности или непони_ʹмании. Если в_ʹы чувствуете эт_ʹо, можно прибе_ʹгнуть к мето_ʹдам задавания вопр_ʹосов, описанным вы_ʹше [14].

Ещё од_ʹин способ устано_ʹвления обратной свя_ʹзи — проведение с подчиненными поли_ʹтики открытых две_ʹрей. Пусть он_ʹи знают, чт_ʹо вы гот_ʹовы обсудить с ними люб_ʹые вопросы, затраги_ʹвающие их инте_ʹресы, и подкр_ʹепить свои сло_ʹва действиями. Ес_ʹли работнику, прише_ʹдшему поговорить с вами, в_ʹы сообщаете о том, чт_ʹо заняты, ва_ʹши подчиненные узн_ʹают «реальный» сти_ʹль вашего управ_ʹления. С ин_ʹой стороны, в_ʹы не хот_ʹите, чтобы ва_ʹс без кон_ʹца прерывали. Поэт_ʹому вы, к примеру, мож_ʹете выделить опреде_ʹленный час в течение дн_ʹя, когда в_ʹы готовы выслу_ʹшать подчиненных п_ʹо любому интерес_ʹующему их вопр_ʹосу.

Во-2х, очень важ_ʹно обеспечить разв_ʹитие у сотруд_ʹников чисто технич_ʹеских навыков коммун_ʹикации : владение электр_ʹонной почтой, уме_ʹние пользоваться фак_ʹсом, писать мемора_ʹндумы.

В-трет_ʹьих, руководство дол_ʹжно создавать управле_ʹнческие системы и формировать куль_ʹтуру , поощряющую откр_ʹытую коммуникацию в организации. Соврем_ʹенные организации испол_ʹьзуют такие мет_ʹоды поощрения информац_ʹионного обмена, ка_ʹк корпоративные «горя_ʹчие линии», даю_ʹщие каждому сотру_ʹднику возможность выска_ʹзать свои мыс_ʹли или зад_ʹать вопросы в любое вре_ʹмя, совместные завт_ʹраки или обе_ʹды с учас_ʹтием сотрудников разли_ʹчных отделов и уровней, совме_ʹстные поездки н_ʹа экскурсии, пикн_ʹики и т.д.[12].

2. Анализ системы коммуникаций управления организации «IT-service»

2.1 Организационно-экономическая характеристика организации

Фирма «IT-service» вед_ʹёт свою хозяйст_ʹвенную деятельность н_ʹа территории респу_ʹблики Татарстан с 2002 года и занимается прод_ʹажей бытовой техн_ʹики, калькуляторов, вид_ʹео- и аудиоапп_ʹаратуры, канцелярских това_ʹров, копировальной техн_ʹики и компью_ʹтеров.

В 2003 го_ʹду в ОО_ʹО «IT-service» поступило предло_ʹжение о созд_ʹании совместного росси_ʹйско-белорусско_ʹго организации, вслед_ʹствие чего дан_ʹное предприятие бы_ʹло реорганизовано в акционерное обще_ʹство закрытого ти_ʹпа «IT-service». Держателями акц_ʹий стали чет_ʹыре человека, одн_ʹому из кото_ʹрых (австрийцу) принад_ʹлежат 50% акций, а остальные 50% распре_ʹделены равномерно меж_ʹду тремя россий_ʹскими совладельцами органи_ʹзации. При эт_ʹом произошли измен_ʹения в хозяйст_ʹвенной деятельности органи_ʹзации. Было реш_ʹено отказаться о_ʹт продажи быто_ʹвой техники, ауд_ʹио, видео аппар_ʹатуры и сосредот_ʹочиться на рын_ʹке компьютерной техно_ʹлогии и копиров_ʹальных аппаратов. Фир_ʹма стала ориентир_ʹоваться на корпора_ʹтивного заказчика.