Файл: Учет труда и заработной платы (Теоретические аспекты организации труда и учета оплаты труда).pdf

Зачастую в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта применяется программа «1С: Бухгалтерия». При содержании на предприятии немногочисленного штата и не трудной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7».

Основные возможные функции и действия при учёте оплаты труда в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5».

Кадровый учёт с формированием основных документов:

- приказы о приёме сотрудника на работу;

- приказы о кадровых изменениях;

- приказы об изменении окладов;

- приказы об увольнении.

Начисление заработной платы по видам:

- основная заработная плата;

- дополнительные виды оплаты труда.

Учёт удержаний из заработной платы:

- по исполнительным листам;

- налог на доходы физических лиц.

Автоматизированное формирование отчетности:

- налоговая карточка сотрудника по начисленным и удержанным суммам налога на доходы физических лиц;

- справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;

- индивидуальная карточка расчета страховых взносов, начисленных на суммы оплаты труда;

- расчеты по страховым взносам в налоговую инспекцию;

- расчеты по взносам в Фонд социального страхования;

- отчет об израсходованных суммах страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;

- расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ).

Рисунок 4 - Интерфейс программы «1С: Зарплата и Кадры»

К недостаткам программы «1С: Зарплата и Кадры» относятся: невозможность формировать штатное расписание предприятия. Расчёт выплат за отпуск, пособий по временной нетрудоспособности, выплат за сверхурочные работы, алиментов производится только в ручном режиме, так как данные выплаты постоянно подлежат изменениям в законодательстве. Наконец, по типовым операциям не произведены настройки на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.

С 2017 года организация формирует отчетность в Пенсионный фонд в программе Документы ПУ 6 - бесплатная программа, которая разработана Пенсионным фондом России ПФР (по Республике Коми), предназначена для составления документов индивидуального (персонифицированного) учета страхователем, согласно инструкции по формированию документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе Государственного пенсионного страхования, определенной постановлением Правления ПФ РФ и обработки их для сдачи в электронном виде в территориальный орган ПФ РФ. Программа действует с 2016 году и пришла на смену программы Документы ПУ 5.

В связи с изменениями законодательства РФ и пр. программа Документы ПУ 6 постоянно обновляется и выходят новые версии программы с учетом изменений. В связи с этим важно работать и сдавать отчетность на последней актуальной версии программы.

В программе присутствует подробная инструкция по работе. Открывается из меню Сервис - Справка.

Основные функции программы Документы ПУ 6:

- Формирование Индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), начисленных и уплаченных страховых взносах каждого застрахованного сотрудника (формы СЗВ-6, СЗВ-6-4, СПВ-2, расчет по страховым взносам в ИФНС);

- Формирование документов в пачки на основании определенных требований «Инструкции по заполнению форм документов лицом индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования»;

- Печать сведений на бумажном носителе и вывод сведений на магнитный носитель для передачи в органы ПФР и отделение ИФНС;

- Возможность печати определенных сопроводительных документов.

Второстепенные возможности программы:

- Возможность заполнения нескольких Баз данных;

- База данных может включать сведения по любому количеству Страхователей;

- Загрузка в Базу данных форм СЗВ-6, СЗВ-6-4, СПВ-2, РСВ-1 ПФР (с 2014 года):

- с XML-файлов (формат 7.0), сформированных согласно «Правилам подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме»;

- с DBF-файлов специальной структуры.

СЗВ-М - отчетность, представляемая ежемесячно в ПФР с 1 апреля 2016 года

Назначение – эта форма предназначена для ежемесячного отражения информации о работниках предприятия. Первым отчетным периодом был апрель 2016 г.

Подается по месту регистрации Ханты-Мансийского филиала АО «ДСК «АВТОБАН» в территориальное отделение ПФР.

Форма сдачи:

- Электронная – при численности более 25 чел.

- Бумажная – при численности менее 25 чел.

Ханты-Мансийский филиал АО «ДСК «АВТОБАН» представляет отчетность по электронным каналам связи с помощью электронно-цифровой подписи.

Правила заполнения – бланк состоит из 4 разделов. В первом заполняются реквизиты работодателя, во 2 – период формирования данных, в 3 – тип формы (исходная, корректирующая, отменяющая), в 4 – указываются сведения на сотрудников. Обязательны к отражению все принятые/уволенные лица, в том числе с датой приема/увольнения 30/1 числа. Кроме того, необходимо внести в форму работников, находящихся в неоплачиваемых отпусках (без сохранения зарплаты); работников, использующих декретные отпуска. Если в фирме числится только один руководитель, сведения заполняются на 1 сотрудника.

Штрафы за опоздание – за несоблюдение установленных сроков представления СЗВ-М Пенсионный фонд оштрафует за каждого сотрудника на 500 руб.

Как правило, технических проблем со стороны оператора связи не возникает. Могут возникнуть трудности, вызванные отсутствием подключения к Интернету или в связи с истекшим сроком действия сертификата подписи. Но этого можно избежать, своевременно обновляя сертификаты и не откладывая сдачу отчетности на последний день. Правда, иногда протокол приходится ждать не четыре дня, как установлено регламентом, а месяцами. Однако, что даже при получении отрицательного протокола после окончания сроков сдачи отчетности она считается отправленной на дату подтверждения оператора. Поэтому ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в этом случае не возникает.

ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ И ОПТИМИЗАЦИИ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

3.1. Совершенствование бухгалтерского учета в расчетах по оплате труда

На основании проведенного исследования об организации бухгалтерского учёта расчётов с персоналом по оплате труда, были выявлены следующие недостатки:

- процесс ведения расчетов оплаты труда предусматривает использование расчётных ведомостей, которые не отражают конкретную операцию по начислению заработной платы;

- первичные документы (расчетная ведомость, платёжная ведомость) не содержат подписей руководителя и главного бухгалтера. Это является причиной, которая не может определить подлинность документа. Аналогичные документы и проведенные на их базе действия могут быть признаны недействительными;

- не все документы имеют заполненные строки и графы, которые присутствуют в формах документа. Например, не все документы содержат номера документов, коды аналитического учёта, коды структурных подразделений. Такие недочеты могут стать причиной отсутствия достоверной информации о хозяйственных операциях, что может привести к недостоверности данных по учету заработной платы.

Когда подтверждающие документы не поступают к бухгалтеру своевременно, соответственно бухгалтер эти документы обрабатываются не вовремя, соответственно может наблюдаться задержка выплаты заработной платы. Такие факторы вызывают недовольство в коллективе, а значит присутствует психологическая неудовлетворенность работников. Снижается производительность труда.

Относительно используемой в организации учётной политики можно отметить следующие недостатки. Учетная политика не подлежит периодическому пересмотрению, которое должно быть осуществлено, принимая во внимание изменения в законодательстве.

Для устранения установленных недостатков и совершенствования учёта по оплате труда с персоналом труда можно рекомендовать следующее:

- во-первых возникает необходимость определить необходимый уровень первичного учета документов по оплате труда, а именно: беспрекословное и обязательное заполнение абсолютно всех реквизитов. Если для некоторых реквизитов нет данных или они не подлежат заполнению относительно данного вида деятельности, то следует проставить прочерки; [1,с.624]

- необходимо использовать в работе полностью приведенные в соответствие образцы и бланки первичных учётных документов и учётных регистров;

- следует пересмотреть положения учетной политики, акцентируя внимание на изменения законодательной базы по учету труда и заработной платы;

- необходимо разработать график и порядок документооборота в области учета труда и заработной платы.

В составе наиважнейших направлений деятельности, а также в целях рационализации организации учета оплаты труда, выступают:

- постоянное наблюдение и изучение законодательства и методических рекомендаций в области учета труда и заработной платы;

- формирование положительных взаимоотношений среди коллектива;

- установление оптимального объема бухгалтерской информации;

- целесообразное распределение труда между сотрудниками и руководством [3,с.158];

- создать план документации и документооборота; план организации труда и роста квалификации сотрудников бухгалтерии.

Все эти данные проявляют немаловажное влияние на организацию и порядок учетного процесса, а так же на предпочтение рабочего плана счетов, иных организационных, методических и технических аспектов бухгалтерского учёта при разработке и утверждении учётной политики предприятии.

В плане документации перечислены документы, которые нужны для организации учёта хозяйственных операций и оформляют потребность в бланках, также в плане назначают перечень документов, формы которых формируются самостоятельно. Далее формируют график документооборота.

Понятие документооборота содержит в себе создание графика прохождения документов, правильность заполнения документов и надлежащее отображение операции согласно счетам бухгалтерского учета. [2, с.43] Оптимизация документооборота дает вероятность назначить количество нужных документов и количество трудящихся остальными документами.

При создании графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы, которые принимаются бухгалтерией, должны иметь все необходимые реквизиты;

- при приемке документов нужно проверять точность и правильность арифметических вычислений;

- все без исключения корректировки в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их формирование с указанием даты корректировки.

Целесообразная организация документооборота, повышает сроки формирования бухгалтерской финансовой отчетности, приумножает своевременность бухгалтерского учета, которая потребна при управлении организацией, и такого графика документооборота в организации нет. Можно предложить вести учет, согласно разработанному графику документооборота.

3.2 Основные направления оптимизации документооборота расчетов по оплате труда сотрудников

Для рационализации ведения кадрового делопроизводства на предприятии необходимо заранее позаботиться о подготовке шаблонов этих документов. Например, сделать готовые бланки, заявления и акты, которые в случае необходимости можно легко распечатать и быстро заполнить. Это значительно облегчит работу и упорядочит процесс ведения внутренней документации.

Постоянная разработка технологий управления документами и СЭД, предназначенных для автоматизации документооборота, способствует выработке новых подходов к усвоению процессов делопроизводства. Именно в этом случае информационные методы работы с документацией дают возможность получить достаточную эффективность основных бизнес-процессов.

Казалось бы, что необычного может быть получено в такой мобильной сфере, как документооборот, однако использование новых информационных технологий вывело процессы делопроизводства на качественно достойный уровень. Современные подходы к управлению документами и СЭД благоприятно сказываются на повышении продуктивности труда и улучшении качества основных бизнес-процессов в любой организации. При этом тенденции организации систем управления документами находятся в постоянном фокусе внимания отраслевых экспертов и аналитиков.