Файл: Анализ денежных средств предприятия (на примере ООО «Мираж»).pdf

Обработка входящих и исходящих платежей - ресурсоемкий процесс. SAP ERP позволяет существенно упростить работу пользователей за счет наличия функции автоматического выравнивания счетов и платежей. Менеджеры по продажам всегда могут получить необходимую информацию по оплате своих клиентов в онлайн-режиме.

Согласование платежей

Построение системы электронного согласования платежей позволяет сократить длительность процесса согласования, повысить контроль исполнительской дисциплины, сократить избыточное количество согласующих лиц для особых видов платежей, избежать оплаты несогласованных документов и предоставляет возможность просматривать историю согласования.

В различных организациях применяют разные подходы к согласованию оплат, при этом все стремятся сократить сроки этого процесса.

С этой целью рекомендуется создавать упрощенные схемы согласования для платежей, которые являются критичными для бизнеса (к примеру, возврат кредитов, закупка сырья).

Система позволяет настроить зависимость цепочки согласования от различных параметров согласуемого документа - подразделений компаний, статей расходов и сумм.

Некоторые компании используют следующий регламент работы: до наступления сроков платежа заявка на оплату с плановой суммой проходит процесс согласования; при поступлении счета на оплату сумма корректируется, и, если отклонения по сумме в большую сторону нет, процесс согласования счета состоит всего из одного этапа.

Многие организации проводят согласование в процессе закупки в один этап, когда нужно согласовать исходящий платеж.

Для оптимизации ресурсов рекомендуется разделять процесс согласования платежей на две части - потребление бюджета и потребление реальных денежных средств.

Первый вид согласования должен происходить в процессе формирования заказа поставщику после успешной проверки наличия средств в бюджете. После поступления товара на склад проверять, есть ли на него средства в бюджете, уже поздно.

В таких случаях на практике, как правило, прибегают к корректировке бюджета.

Второй вид согласования должен происходить непосредственно перед оплатой. В нем участвуют только ответственные за наличные средства сотрудники, например казначейство.

Общее управление ликвидностью компании

В последнее время задача по управлению ликвидностью становится все более актуальной для большинства российских компаний. В первую очередь это связано с возможностью повысить чистый доход организации за счет минимизации заемных средств на сокращение кассовых разрывов.

Для анализа ликвидности может использоваться модуль системы SAP ERP "Управление наличностью и ликвидностью. Платежный календарь".

Он содержит функционал дневной сводки о состоянии финансов и прогноз ликвидности.

Ежедневная сводка о состоянии финансов показывает движения средств на банковских счетах компании на ближайшие дни, а прогноз ликвидности позволяет анализировать среднесрочные потоки платежей.

SAP ERP позволяет настроить перенос данных по банковским и кассовым счетам, а также счетам дебиторов и кредиторов в систему управления наличностью для дальнейшего анализа предстоящих платежей.

Источником данных являются банковские и кассовые проводки в учетной системе, причем информация актуальна на момент загрузки банковской выписки.

Ожидаемые входящие и исходящие платежи определяются на основе открытых счетов дебиторов и кредиторов. При этом прогнозируемая дата платежа зависит от условий оплаты, указанных для заказчика или поставщика.

Отдельные заказчики используют отсрочку платежа как способ кредитования своего бизнеса. Иногда уровень кредитования довольно значителен. Чтобы избежать подобных ситуаций, в системе SAP ERP настраивается контроль уровня дебиторской задолженности. Данная возможность позволяет не допустить чрезмерной утечки оборотных средств компании, которые можно было бы использовать на развитие.

В небольших компаниях решение об оплате конкретному поставщику зачастую принимается на основе субъективной оценки его важности. Если в организации присутствует существенный дефицит денежных средств, то просрочка оплаты - это нередкое явление.

В России на практике оплата штрафных санкций за просрочку платежа применяется крайне редко.

Приведем курьезный пример. В одной из компаний в сложные времена существовала так называемая лотерея на оплату, когда решение, кому сегодня заплатить, принималось на основе того, какой счет случайным образом был вытащен из стопки имеющихся счетов на оплату.

Имеющиеся в модуле SAP ERP отчеты позволяют выполнить анализ планируемых денежных потоков и оптимизировать их на основе полученной информации. В ходе проекта внедрения настраивается определенная структура отчетов по анализу ликвидности. Как правило, необходимо видеть остатки по счетам, приходы и расходы в течение заданного периода (см. таблицу 9). С целью упрощения анализа информации для пользователя в системе предусмотрена иерархичность в построении отчета, т.е. из отчета верхнего уровня можно перейти к просмотру более детальной информации, а из отчета последнего уровня можно просмотреть документы - источники данных. Система позволяет сформировать отчеты по всей группе компаний либо по отдельной компании (юридическому лицу) в валюте документа либо в рублях.

Таблица 9

Дневная сводка о состоянии финансов за декабрь 2018 года

На базе имеющейся отчетности финансовый менеджер имеет возможность получить всю необходимую информацию для принятия решения.

Система позволяет осуществлять клиринг. Если на одном из банковских счетов организации возникает кассовый разрыв, ответственный сотрудник непосредственно из отчета может сформировать документ на перенос денежных средств с одного счета на другой.

В случае возникновения дефицита денежных средств в какой-либо краткосрочный период специалист по финансам может обратиться в отдел закупок или продаж, чтобы соответствующий менеджер договорился с клиентом или поставщиком об изменении даты оплаты. При изменении плановой даты оплаты в исходных документах информация по остаткам в отчете "Прогноз ликвидности" автоматически обновляется.

Также многие банки предоставляют возможность использования овердрафта для одной компании или группы компаний.

Если же организация испытывает избыток ликвидности, то финансовый менеджер может прибыльно разместить излишки ресурсов.

По итогам принятых решений данные из системы путем настройки специальной интеграции могут быть направлены в банк или бизнес-партнерам компании.

Таким образом, использование инструмента по управлению ликвидностью позволяет минимизировать свободные остатки на счетах, ликвидировать кассовые разрывы и обеспечить получение доходов от краткосрочных вложений. Функционал по управлению бюджетом дает возможность оптимизировать расходы компании.

Использование же специальных технических решений, которые предоставляет ERP-система в целом, позволяет добиться единообразия и автоматизации процессов управления финансами, их полной прозрачности и за счет этого добиться большей экономии, эффективности и повысить прибыльность организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенных исследований можно сделать следующие выводы и внести некоторые предложения по осуществлению анализа денежных средств.

1. Общество с ограниченной ответственностью «Мираж» учреждено в соответствии с Указом Президента РФ «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью».

2. Товарное обращение невозможно без денег, которые выполняют роль всеобщего эквивалента, выступают посредником в обмене товаров. Эквивалент измеритель. Деньги имеют товарное происхождение, сначала в процессе обмена один товар выражал свою стоимость в другом.

Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов могут производиться наличным и безналичным путем.

Организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения кредитных организаций для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на сле­дующий год.

В настоящее время используются различные формы безналичных расчетов, при которых применяются различные банковские расчетные документы: платежные поручения; платежные требования; аккредитивы; расчетные чеки. Формы расчетов между плательщиком и получателем денежных средств определяются договором или соглашением.

3. Вся ответственность за обеспечение сохранности и правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.

4. Главная цель проведения анализа денежных средств состоит в оценке способности организации зарабатывать эти средства в размере и в сроки, необходимые для осуществления собственных расходов. Основным источником информации для анализа движения денежных средств в разрезе видов деятельности организации за отчетный год является "Отчет о движении денежных средств". Движение денежных средств ООО «Мираж» осуществляется в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.

В течение анализируемого периода в ООО "Гранит" было движение денежных средств по следующим направлениям:

- на оплату приобретенных товаров и услуг;

- на оплату труда;

- на расчеты по налогам и сборам;

- прочие расходы.

Наибольший удельный вес в структуре направления денежных средств составляют расходы на оплату приобретенных товаров, работ и услуг. Но за анализируемый период происходит их резкое снижение. В 2017 году по сравнению с 2016 годом эта статья снижается на 6398 тыс. руб., а в 2018 году на 2153 тыс. руб., удельный вес снижается с 75% в 2016 году до 47% в 2018 году.

Расходы на оплату труда увеличиваются на 6354 тыс. руб., удельный вес при этом увеличивается на 4,53%.

Прочие расходы увеличиваются в 2017 году по сравнению с 2016 годом на 15608 тыс. руб. Удельный вес увеличился на 20,48% и составляет 24,72%.

Для укрепления сложившегося финансового положения предприятия необходимо:

- следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;

- по возможности ориентироваться на увеличение количества заказчиков с целью уменьшения риска не уплаты монопольным заказчиком;

- контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям;

- своевременно выявлять и погашать недопустимые виды дебиторской и кредиторской задолженности, к которым относятся: просроченная задолженность поставщикам, в бюджет и другие; кредиторская задолженность по претензиям; сверхнормативная задолженность по устойчивым пассивам; товары отгруженные, не оплаченные в срок; поставщики в срок; поставщики и покупатели по претензиям; задолженность по расчетам возмещения материального ущерба; задолженность по статье "Прочие дебиторы";

- устранить причины резкого уменьшения на конец года следующих статей материальных оборотных средств: производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции, товаров за счет изыскания резервов роста.