Файл: Процессы принятия решений в организации (ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71").pdf

Рис. 1.3. Классификация методов принятия и реализации управленческих решений

Таким образом, решения являются одной из важнейших составных частей процесса управления. Их принятие осуществляется с учетом ряда условий.

1.2. Условия, процессы и факторы принятия решений

В специальной литературе разработана так называемая технологическая модель процесса разработки управленческих решений, приведенная на рис. 1.4.

На первом этапе осуществляется выявление проблемной ситуации. Проблемная ситуация – это расхождение между действительным и желаемым состоянием какой-либо управляемой системы. Проблемная ситуация выступает, с одной стороны, как совокупность целей компании, а с другой – как состояние компании и внешней среды на данный момент. Для разрешения подобной ситуации необходимо устранить возникшие проблемы посредством разработки, принятия и реализации управленческих решений. Проблемно-ориентированное управленческое решение направлено на достижение определенных целей посредством решения ряда задач, стоящих перед компанией.

Рис. 1.4. Схема разработки и реализации управленческих решений

Проблема выражает объективно возникающие в ходе деятельности организации преграды, трудности, задачи, требующие устранения и решения. Внутреннюю структуру проблемы составляют такие элементы, как предмет, объект, субъект, связи, цель решения.

Проблемы можно классифицировать по таким признакам, как степень структуризации проблемы, по содержанию, по уровню решения, по срочности решения, по назначению, по отношению к организации, по фактору предвидения, по способам решения, по времени, в зависимости от степени определенности элементов проблемы.

Жизненный цикл проблемы – это период от момента возникновения проблемы до ее разрешения. Он включает следующие стадии:

• • стадия зарождения проблемы;
  • стадия устойчивого развития;
  • стадия стабилизации развития проблемы и ее устранения.

Методология исследования проблемы включает в себя: выявление противоречий, оценку проблемы, распознавание проблемы.

Можно выделить следующие пять признаков цели управленческого решения:

• • желательность для ее инициатора (руководителя, специалиста);
  • возможность выполнения в технической, экономической, социальной, экологической и других областях;
  • необходимость для коллектива компании (фирмы);
  • приемлемость для ближайшего окружения внешней среды;
  • постоянное развитие (расширение, сокращение, повышение, удовлетворение, получение максимальной прибыли и др.).

Критерии оценки результатов управленческого решения могут быть организационными, экономическими, социальными, технологическими.

На втором этапе процесса разработки и реализации управленческого решения осуществляется поиск, сбор и обработка информации, необходимой для его принятия. Это требует выполнения следующих процедур:

• • установление требований к информации;
  • установление источников информации;
  • определение каналов получения информации;
  • оформление доступа к информации;
  • определение перечня и вида информации;
  • первичная идентификация информации;
  • сбор и кодирование информации;
  • проверка полноты информации;
  • проверка достоверности информации;
  • группировка информации;
  • сравнение полученной информации с имеющейся;
  • качественный анализ информации;
  • селекция и фильтрация информации.

При этом необходимо учитывать основные требования к качеству информации для принятия управленческого решения:

• • своевременность;
  • достоверность (с определенной вероятностью);
  • достаточность;
  • надежность (с определенной степенью риска);
  • комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
  • адресность;
  • правовая корректность информации;
  • многократность использования;
  • высокая скорость сбора, обработки и передачи;
  • возможность кодирования;
  • актуальность информации.

На третьем этапе осуществляются разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов, отбор критериев оптимального решения, выбор и принятие наилучшего решения.

На четвертом этапе осуществляется реализация управленческого решения, которая начинается с организации его исполнения и завершается контролем за его выполнением. В процедуре организации выполнения управленческого решения выделить следующие операции:

1) оформление управленческого решения, что позволит избежать разных толкований в процессе его реализации. Виды оформления управленческих решений: бумажные документы, на электронных носителях, либо передача вербальным путем, например, устные распоряжения;

2) разработка плана и срока реализации управленческого решения.

Данная форма реализации управленческого решения в специальной литературе называется программно-целевой технологией. Для нее характерно наличие задания, формулируемого руководителем, с указанием средств, методов и сроков их выполнения. Как правило, эта технология используется для решения повторяющихся проблем с применением стандартных средств и методов.

Условия применения программно-целевой технологии:

• • срок реализации задания не должен превышать 1 года;
  • персонал численностью 1000-1500 человек;
  • определенность и доступность ресурсов, необходимых для выполнения задания;
  • четкое разделение труда руководителей и исполнителей;
  • наличие накопленного опыта, разработанных методик и подходов.

Помимо программно-целевой технологии различают инициативно-целевую и регламентную технологии реализации управленческого решения.

Инициативно-целевая технология реализации управленческого решения подразумевает выдачу задания без указания средств и методов его реализации. Руководитель формирует цель для сотрудников, срок выполнения без указания механизма достижения. Этот тип целевой технологии рассчитан на профессионального, инициативного исполнителя.

Условия применения инициативно-целевой технологии:

• • срок выполнения задания – до 1 месяца;
  • количество работников – не более 10 человек;
  • профессиональный, инициативный персонал и высокий уровень доверия со стороны руководителя;
  • устойчивые неформальные отношения среди работников;
  • сфера инновационных разработок.

Регламентная технология реализации управленческого решения характеризуется тем, что руководитель выдает задание с указанием средств, их возможных ограничений, ориентировочного времени выполнения, рекомендует методы. Рассматриваемая технология базируется на применении статистических методов, теории разработки решений в условиях неопределенности. Она основана на твердой уверенности руководителя в успешных результатах выполнения задания, даже если он не знает конкретных путей достижения цели.

Условия применения регламентной технологии:

• • отсутствие четких сроков выполнения задания;
  • решение разрабатывается для персонала или населения численностью не менее 10 тысяч человек;
  • возможно существенное ограничение ресурсов;
  • инновационный и длительный характер поставленных задач.

Инструментальными средствами реализации целевых технологий реализации управленческого решения (инициативно-целевой, программно-целевой, регламентной) являются процессорные технологии: управление по результату, основываясь на потребностях и интересах, через проведение постоянных проверок и приказов, а в исключительных случаях - на базе искусственного интеллекта, путем активации деятельности персонала и многие другие. Каждая целевая технология имеет свой набор процессорных технологий.

Таким образом, технологии разработки и реализации управленческих решений предполагают два уровня: верхний уровень – технологии целевого управления, нижний – технологии процессорного управления;

3) назначение ответственных лиц, то есть четко определяется, кто, когда и в каких условиях решает конкретные задачи и кто несет ответственность за их успешную реализацию;

4) инструктаж исполнителей. Проводится перед началом практических занятий. Предварительно руководитель составляет план выполнения работ за подчиненного. В процессе инструктажа он может предложить работнику пересказать или изложить письменно последовательность и способы выполнения поставленной задачи. Общее правило при инструктировании сообщение минимального количества информации, только для начала работ. Остальные сведения сообщаются в ходе дополнительных инструктажей по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ.

На пятом этапе разработки и реализации управленческих решений осуществляется контроль их исполнения. Процесс контроля имеет три составляющие:

• • содержательная (что выполняется в процессе контроля);
  • организационная (кем и в какой последовательности осуществляется);
  • технологическая (как производится).

Цель контроля – наличие соответствия решения и выполнения, безболезненное своевременное устранение возможных ошибок, ликвидация недоработок, выявление текущих отклонений от установленной программы, исполнение промежуточных задач и установленных сроков.

Технология контроля за исполнением решений должна быть достаточно простой, что обеспечивает ее экономичность и оперативность. В основе большинства систем контроля, как простых, так и автоматизированных, лежит использование карточек контроля.

Принятие управленческих решений зависит от многих факторов как внутренней, так и внешней среды, в которой функционирует хозяйствующий субъект. Эти факторы обусловлены рядом особенностей, в том числе сферой деятельности организации. Для их анализа может быть использован PEST-анализ – маркетинговый инструмент, предназначенный для выявления политических (Political), экономических (Economic), социальных (Social) и технологических (Technological) аспектов внешней среды предприятия.

Политический аспект – это в основном сфера государственного регулирования деятельности учреждения. Анализ экономического аспекта дает понимание формирования и распределения основных экономических ресурсов на государственном уровне. Социальный аспект определяет формирование спроса на продукты субъекта хозяйствования в стратегической перспективе, потребительских предпочтений населения, он определяет возможный спрос на продукт. Технологический аспект, с точки зрения устаревания производственных процессов и вытеснения их более современными, тоже весьма важен, так у любой организацией есть угроза утери своего продукта по означенным причинам.

PEST-анализ вполне может быть рассмотрен как вариант системного анализа, так как все относящиеся к вышеуказанным аспектам факторы обычно переплетены и характеризуют различные иерархические уровни общественной системы. Каждый из них влияет на специфику принятия конкретных управленческих решений организации.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что весь процесс управления представляет собой непрерывную цепь решений разной сложности и важности, различающихся по своему характеру, продолжительности влияния, затрагиваемым уровням и выполняемым функциям. Разработка эффективных управленческих решений – основополагающая предпосылка обеспечения конкурентоспособности продукции и фирмы на рынке, формирования рациональных организационных структур, проведения правильной кадровой политики и работы, регулирования социально-экономических отношений в организации, создания положительного имиджа фирмы и др.

Глава 2. Анализ принятия решений в процессе управления Государственного учреждения Тульской области "Издательский дом "Пресса 71"

2.1. Анализ факторов внешней среды, оказывающих влияние на процесс принятия решений ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

Государственное учреждение Тульской области "Издательский дом "Пресса 71" создано 1 августа 2012 г. в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 03.11.2006 г. № 174-ФЗ "Об автономных учреждениях", Законом РФ от 27.12.1991 г. № 2124-1 "О средствах массовой информации", постановлением правительства Тульской области от 10.05.2012 г. № 192 "О реорганизации отдельных государственных учреждений Тульской области".

Основным видом деятельности ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" является издательская деятельность, в том числе производство и выпуск печатных средств массовой информации и сетевых изданий в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с примерной тематикой, заявленной при их регистрации, а также иной печатной продукции. Учреждение осуществляет следующие виды деятельности: