Файл: Процессы принятия решений в организации (ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71").pdf

Как следует из приведенных схем и таблиц, слабыми сторонами системы принятия решений в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" являются слабая координация, несогласованность, большая сложность и одновременно непроработанность процессов принятия решений. Эти факторы приводят к неоправданному дублированию работ, выполняемых разными подразделениями, что в свою очередь влечет невыполнение работ или срыв их сроков, утрату или искажение информации, передаваемой подразделениями, размыванию границ ответственности и прочим дефектам производственного процесса.

На основании составленных схем действующих процедур принятия решений и описания процедур можно сказать, что, по-видимому, данная проблема возникла потому, что бухгалтерия как подразделение ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" не имеет конкретного подхода к принятию решений. С одной стороны ответственность по принятию решений передается на низкий управленческий уровень (экономисты и бухгалтеры), предполагая тем самым применение децентрализованного подхода. При этом учреждение должно предохранять главных менеджеров (в данном случае главного бухгалтера) от возможности увязнуть в мелких деталях операций.

С другой стороны, так или иначе большое число решений принимается главным бухгалтером (конечное согласование и конечное подтверждение отчетов). Это является характерным признаком централизованного подхода, где как можно большее количество решений принимается главным управлением.

2

3

1

Составление финансового плана

Экономист

4

2

1

3

Согласование финансового плана

Бухгалтер

Конечное согласование финансового плана

3

4

2

1

Главный

бухгалтер

Утверждение финансового плана

3

4

2

1

Оформление финансового плана

3

4

2

1

4

Главный

бухгалтер

4

4

4

Экономист

1

Главный

Конечное утверждение финансового плана

2

бухгалтер

4

3

Финансовый план (по назначению)

4

Рис. 2.1. Схема действующей процедуры утверждения финансового плана в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

Таблица 2.7

Описание действующей процедуры "Утверждение финансового плана" в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

В результате подобного "смешенного подхода" в действующей процедуре принятия решений возникают повторные "лишние" пункты, которые усложняют процесс принятия решений и, соответственно, процесс управления. Несомненно, данная система требует усовершенствования.

Глава 3. Совершенствование принятия решений в системе управления Государственного учреждения Тульской области "Издательский дом "Пресса 71"

3.1. Совершенствование системы принятия решений с помощью методов организационного проектирования

Главным определяющим фактором эффективности управления как основополагающего и всеобъемлющего производственного процесса является качество. Обуславливающие это свойство факторы достаточно разнообразны и имеют , экономический, организационный, психологический и методологический характер. Степень влияния каждого из них различна в зависимости от уровня решения в иерархии, сферы деятельности и специфики организации, характера устраняемой проблемы и т.п.

Как показал проведенный анализ, невысокое качество управленческих решений ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" обусловлено негативным влиянием организационных причин:

1) ненадежностью информации, плохой организацией коммуникаций, помехами, возникающими в ходе прохождения информации в процессе производства. Необходимо подчеркнуть, что рост числа иерархических уровней в любой организации негативно влияет на подготовку решений за счет дополнительного искажения и запаздывания информации;

2) низкой исполнительской дисциплиной, из-за чего примерно 30 процентов управленческих решений не достигают своих адресатов, что приводит к некачественному выполнению работ, срыву сроков, а иногда и их полной бессмысленности. Но в этом не всегда виновны только исполнители. Низкая дисциплина в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" существует по таким причинам, как отсутствие работающих механизмов согласования решений, реальной оценки сроков исполнения, конкретизации производственных решений, т.е. отсутствие понимания, кем, как и какими средствами, в какие сроки и т.д. должны выполняться работы;

3) количеством принимаемых решений. Число решений, принимаемых в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", неоправданно большое, это не вызывает у исполнителей ощущения их необходимости и обоснованности, что снижает мотивацию при их выполнении;

4) низким уровнем регламентированности подготовки и принятия решений. Несмотря на то, что большая часть решений, принимаемых в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", – это типовые и часто применяемые решения, нет технологий и регламентов их подготовки и принятия;

5) отсутствием баланса интересов различных иерархических уровней, согласовывающих управленческое решение;

6) несовершенной формой цепочки «оформление – передача – контроль исполнения». Несколько уровней управления и контроля подразделений усложняют осуществление функции планирования и отслеживания. План, который глобально выглядит четким и полным, расплывается при детализации на низших уровнях. Чем больше задействовано уровней управления и участников процесса функция контроля, тем труднее осуществлять его на практике.

В качестве вариантов совершенствования функционирования ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" можно рассмотреть, с одной стороны, оптимизацию организационной структуры, с другой – регламентированных бизнес-процессов. Первое позволит улучшить управляемость объекта, установить более четкую специализацию подразделений, создать предпосылки для формирования вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Целью второго направления фактически является повышение эффективности деятельности организации в целом по сумме продуктивной работы ее крупных подразделений, компонуемых по видам процессов, в которых они участвуют.

Для реализации первого направления – улучшения организационной структуры – ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71" предлагается использовать организационное проектирование. В качестве функции организации оно состоит в создании такой системы управляемых элементов и отношений, при внедрении которой возникает организационное целое, обладающее свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности. Для удовлетворения этих требований в процессе проектирования должна быть определена необходимая пропорциональность элементов системы, осуществлена их пространственная ориентация, регламентирована функция во времени, выработаны наиболее рациональные варианты связей и взаимодействия.

Для того, чтобы применить организационное проектирование в ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", необходимо выявить цели и функции системы управления предприятия.

Все цели, реализуемые системой управления ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71", сведем в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Виды целей ГУ ТО "Издательский дом "Пресса 71"

На основании таблицы 3.1 строится неупорядоченный граф целей (рис. 3.1). Граф – множество вершин и набор неупорядоченных и упорядоченных пар вершин, т.е. взаимосвязанная сеть исследуемых параметров.

- событие (цель, функция и т.д.), - связь между двумя параметрами.

Рис. 3.1. Неупорядоченный граф целей ГУ ТО "Издательский дом

"Пресса 71"

Далее по данным таблицы 3.1 и неупорядоченного графа целей, используя метод попарного сравнения, строим матрицу Ф₀ "Цели-Цели" (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Матрица Ф₀ "Цели - Цели"