Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них».pdf
Добавлен: 31.03.2023
Просмотров: 437
Скачиваний: 1
Мемориально-ордерная форма учета возникла на базе ранее широко распространенной контрольно-шахматной формы учета. Сущность этой формы состоит в том, что однородные документы по возможности группируют в накопительных и группировочных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, в которых составляют корреспонденцию счетов.
Мемориальные ордера регистрируют в специальном регистрационном журнале, что обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам дебетового и кредитового.
Затем данные мемориальных ордеров записывают в Главную книгу, в которой накапливают обороты по дебету и кредиту всех синтетических счетов и показывают остатки по этим счетам на начало и конец месяца. Остатки и обороты по синтетическим счетам переносят в оборотную ведомость по этим счетам, в которой находят общие итоги. Попарно (дебет и кредит) обороты на начало месяца, обороты за отчетный месяц и остатки на конец месяца должны быть равны. Обороты за отчетный месяц, найденные в оборотной ведомости по синтетическим счетам, сверяют с контрольной суммой оборота, показанной в журнале регистрации мемориальных ордеров. Эти итоги должны совпадать.
На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам с привлечением данных аналитического учета составляют баланс и другие формы отчетности.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут в карточках или книгах. На основании остатков и оборотов за месяц, учтенных в карточках, составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам, обороты по дебету и кредиту которой сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Итоги оборотов и остатки должны совпадать.
Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е гг. ХХ в., а в настоящее время применяется сравнительно редко.
Затем данные мемориальных ордеров записывают в Главную книгу, в которой накапливают обороты по дебету и кредиту всех синтетических счетов и показывают остатки по этим счетам на начало и конец месяца. Остатки и обороты по синтетическим счетам переносят в оборотную ведомость по этим счетам, в которой находят общие итоги. Попарно (дебет и кредит) обороты на начало месяца, обороты за отчетный месяц и остатки на конец месяца должны быть равны. Обороты за отчетный месяц, найденные в оборотной ведомости по синтетическим счетам, сверяют с контрольной суммой оборота, показанной в журнале регистрации мемориальных ордеров. Эти итоги должны совпадать.
На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам с привлечением данных аналитического учета составляют баланс и другие формы отчетности.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут в карточках или книгах. На основании остатков и оборотов за месяц, учтенных в карточках, составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам, обороты по дебету и кредиту которой сверяют с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Итоги оборотов и остатки должны совпадать.
Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е гг. ХХ в. , а в настоящее время применяется сравнительно редко.
Преимущества и недостатки
Для данной формы, введенной в оборот еще в тридцатых годах прошлого века, за основу была взята итальянская методология. Применительно к условиям того времени считалась передовой, поскольку обладала следующими преимуществами:
- возможностью проведения строгой последовательности учета записей по хозяйственным операциям;
- практически идеальным выполнением аналитики благодаря большому количеству операционной информации;
- доступной и не требующей особых познаний учетной техникой, понятной даже сотрудникам с не самой высокой квалификацией.
В то же время, по сравнению с другими, более современными формами мемориально-ордерная обладает серьезными недостатками, к которым относятся:
- Возрастание временных затрат и трудоемкости учета за счет увеличения чисто механической работы по заполнению и многократному дублированию множества документов. Это в том числе повышает вероятность ошибок, а сложность построения регистров учета, в свою очередь, снижает возможность их обнаружения.
- Алгоритм рассчитан с поправкой на ручной труд, что делает форму неприспособленной к автоматизации.
- Отсутствие возможности перекрестного осуществления синтетического и аналитического учета, что особо ценно при активных передвижениях товарно-материальных ценностей и многочисленных финансово-хозяйственных сделках.
- Недостаточная информативность для выполнения серьезного анализа бухгалтерии предприятия и работы над сводной отчетностью. Это заставляет бухгалтеров заняться дополнительной подборкой с группированием необходимой учетной информации.
Журнально - ордерная форма учета получила свое развитие на основе мемориально-ордерной формы. Однако, как и мемориально-ордерная форма, она основана на использовании ручного труда работников учета и с этой точки зрения перспектив не имеет.
При журнально-ордерной форме учета записи сведены до минимума и производят их по схеме: документ – регистр – форма отчетности. Основными регистрами этой формы являются журналы-ордера, получившие свое название от объединения накопительной ведомости (журнал) с мемориальным ордером (ордер). В журналах-ордерах осуществляется учет по всем синтетическим счетам. В ряде журналов-ордеров синтетический учет объединен с аналитическим , что создает единую и стройную систему записей. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов. Кредитовый признак является ведущим, так как все факты хозяйственной жизни начинают записывать на кредитовой стороне.
Кроме журналов-ордеров применяют вспомогательные ведомости, в которых ведут аналитический учет по счетам с большой номенклатурой аналитического учета. Итоги ведомостей в конце месяца переносят в журналы-ордера. Если записи производили одновременно в журнал-ордер (кредит) и в ведомость (дебет), то делают сверку записей в журнале-ордере и ведомости. В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут применяться разработочные таблицы, в которых производят группировку документов в необходимых разрезах, делают расчеты амортизации и др. Данные разработочных таблиц используют для записи в ведомости и журналы-ордера. Журналы-ордера имеют шахматную или линейную форму записей. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносят в Главную книгу. Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах - ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для месячной, квартальной и годовой отчетности в журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета . (учебник В.М. Богачев «Бухгалтерский учет» 2018г.)
Преимущества журнально-ордерной формой учета:
а) объединение синтетического и аналитического учета (по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим ), исключается необходимость применения промежуточных регистров;
б) сокращение количества записей (рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре, в результате чего ускоряется документооборот;
в) подчинение регистров требованиям бухгалтерской отчетности, контроля и анализа (в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности), при этом исключается выборка данных в конце отчетного периода;
г) рациональное распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение техники и организации ведения бухучета.
Преимущества журнально-ордерной формы учета:
а) объединение синтетического и аналитического учета (по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим), исключается необходимость применения промежуточных регистров;
б) сокращение количества записей (рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре, в результате чего ускоряется документооборот;
в) подчинение регистров требованиям бухгалтерской отчетности, контроля и анализа (в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности), при этом исключается выборка данных в конце отчетного периода;
г) рациональное распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение техники и организации ведения бухучета.
Схема Журнально-ордерной формы
.
Упрощенная форма бухгалтерского учета. Упрощенная форма учета предусматривает ведение Книги (журнала) учета хозяйственных операций (форма № К-1), которая содержит все счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет, т е. является комбинированным регистром. Записи в нее производятся из первичных документов в хронологической последовательности с одновременной группировкой по счетам.
Упрощенная форма учета может вестись:
• по простой форме бухгалтерского учета (без использования учетных регистров имущества малого предприятия);
• по форме с использованием учетных регистров малого предприятия.
Простой вариант упрощенной формы применяется в случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственного процесса не является сфера материального производства, т. е. не имеют места выпуск продукции и выполнение отдельных видов работ.
В журнале хозяйственных операций отражается наличие имущества и источников его формирования на определенную дату, что позволяет подготовить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным учетным регистром, поскольку содержит весь перечень бухгалтерских счетов, применяемых малым предприятием , и необходимую аналитичность.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета активов малого предприятия рекомендуется малым предприятиям, имеющим на балансе собственные основные средства, определенные запасы материалов и ведущим расчеты с покупателями и поставщиками с предварительной или последующей оплатой счетов.
При этом в учете используются лишь несколько бухгалтерских счетов, объединяющих отдельные группы счетов.
В качестве учетных регистров применяется восемь ведомостей (от В-1 до В-8) для учета активов предприятия и источников его образования и одна шахматная ведомость (В-9) – для обобщения данных этих ведомостей и проверки правильности произведенных в них записей бухгалтерского учета.
Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Факты хозяйственной жизни на основании первичных документов (актов, накладных, отчетов и т. п.) отражаются в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета с аналогичной записью номера дебетуемого счета.
Выявленные итоги по дебету каждого счета суммируются. Полученный результат должен совпадать с общей суммой оборотов по кредиту счетов. Дебетовые и кредитовые обороты по каждому синтетическому счету переносятся в оборотную ведомость, где исчисляется остаток по каждому счету на начало следующего отчетного периода . ( учеб. пособие « Бухгалтерский учет» Ивашкевич В.Б 2010г.)
Автоматизированная форма бухгалтерского учета. Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации факты хозяйственной жизни. Результатом этого явилось создание новой формы бухгалтерского учета, которая называется автоматизированной. Ее также называют деловой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса.
Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов. Последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ -машинограммы выходной информации.
При автоматизированной форме технологический процесс подразделяется на четыре этапа:
• начальный этап – сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на ЭВМ;
• второй этап – формирование массивов учетных данных на носителях (магнитных, оптических): массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура итогов;