Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них».pdf

Взаимный контроль записей. Записи в регистрах до записи их итогов в Главную книгу или регистры синтетического учета должны быть взаимно сверены и увязаны. Записи проверяют по корреспондирующим счетам. Так, суммы, поступившие в кассу с расчетного счета, будут проведены в регистрах по кассе (дебет) и в регистрах по расчетному счету (кредит). Эти записи должны быть взаимно сверены. Аналогично сверяют записи и по другим счетам.

Кроме того, к ведению учетных регистров по действующему законодательству предъявляются следующие требования.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

Факты хозяйственной жизни отражаются в регистрах бухгалтерского учета посредством двойной записи, если иное не установлено федеральными стандартами.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

• наименование регистра;

• наименование экономического субъекта, составившего регистр;

• дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. (уч. «Бухгалтерский учет» (В. Э. Керимов, 2015)

---

Схема Классификация учетных регистров

2. Способы исправления ошибок в учетной организации

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом “красное спорно”.

Корректурный способ применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправительные записи должны быть оговорены и заверены подписью бухгалтера.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Например, на производство продукции израсходованы материалы в сумме 600 000 руб., а ошибочно записали 500 000 руб. Тогда на разность между этими суммами – 100 000 руб. (600 000 – 500 000) – нужно составить дополнительную проводку: дебет счета 20 “Основное производство”, кредит счета 10 “Материалы” – 100 000.

---

Способ красного спорно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Отсюда красная сортировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного спорно исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах. Способ красного спорно применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой). ( уч. «Бухгалтерский учет» (В. Э. Керимов, 2015)

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 80000 руб.

Ошибочно была составлена проводка:

1) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 
Кредит счета 50 «Касса» - 80000 руб.

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных лиц).

Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры.

После ϶ᴛᴏго составляют правильную проводку:

1 а) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 
Кредит счета 50 «Касса» - 80000 руб.

1 б) Дебет счета 71 Расчеты с подотчетными лицами» 
Кредит счета 50 «Касса» - 80000руб.

На счетах данные суммы будут отражены следующим образом.

Способ « красное спорно » применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Стоит сказать, для исправления такой ошибки составляют вторую сортировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.

3. Форма бухгалтерского учета

Сочетание различных учетных регистров и технических средств образуют раз­ные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой:

— количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, со­держанием;

— взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналити­ческих регистров;

---

— последовательностью и техникой записи в учетные регистры;

— степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зави­сят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгал­тер. Применяемая технология обработки первичной учетной информации , должна помогать своевременно представлять отчетность, а также помогать оперативно по­лучать информацию и формировать данные для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит воз­можность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

Форма бухгалтерского учета выбирается исходя из объема получаемой инфор­мации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

На предприятиях находят применение следующие формы бухгалтерского учета:

• Журнал-главная;

• мемориально - ордерная (с использованием мемориальных ордеров и регист­ров аналитического учета);

Журнально-ордерная (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведо­мостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, главной книги);

• упрощенная форма для малых предприятий;

• автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).

Форма учета «Журнал-главная»

Форма бухгалтерского учета «Журнал-главная» является разновидностью ме­мориально-ордерной формы счетоводства и используется в бюджетных организация и на небольших предприятиях с простым процессом производства (работ, ус­луг), имеющих имущество. В основе формы учета «Журнал-главная» лежат мемориальные ор­дера, которые ежемесячно в хронологическом порядке записывают в регистре син­тетического учета, который принято называть «Журнал-главная». В эту книгу первоначально вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяют оборот и остатки по счетам на конец отчетного пе­риода. При этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по креди­ту всех счетов.

---

Таблица

Номер мемориального ордера	Дата	Сумма оборота	Шифр и наименование счёта
			10 «Материалы»		50 «Касса»		И т.д.
			Дт	Кт	Дт	Кт
Сальдо на 1-е
………..
Итого
Сальдо на 1-е

В первых трех графах записываются номер мемориального ордера или другого документа, дата, сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. все последующие графы, называется главной книгой. В этой части расположены все счета синтетического учёта где систематически записываются хозяйственные операции.

При этой форме учёта учет кассовых операций ведется аналогично как при простой форме. На основании первичных документов производятся записи в регистры аналитического учета. К ним относят: ведомости, книги, которые открываются отдельно на каждый синтетический счет или субсчет, карточки, которые открываются на каждый аналитический счёт. На основании регистров аналитического учёта составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам.

Также на основании первичных документов, или группированных или накопительных ведомостях, или на основании мемориальных ордеров производятся записи в книгу журнал-главная. Форма журнал-главная открывается на каждый месяц. В начале месяца в журнал-главную переносятся остатки по синтетическим счетам с конца предыдущего месяца. Затем записывают операции, подписывают обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. На основании данных остатков составляется бухгалтерский баланс.

Остатки кассовой книги сверяются с остатком по счету 50 «Касса» в книге журнал-главная. Оборотные ведомости по аналитическим счетам сверяются с данными синтетического учёта также в книге журнал-главная. ( Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие 2017г.)

Преимущества и недостатки формы учёта «Журнал-Главная»

1. Контроль записей	Расположение на одном развороте листа одновременно хронологической и систематической записи делает регистр наглядным и позволяет легко избегать ошибок при отображении операций или их поиске
2.Наглядность	Все синтетические счета располагаются вместе, что улучшает наглядность данных, разнесённых по счетам
3. Простота в обучении	Техника ведения учёта по книге Журнал-Главная усваивается легко и быстро и не требует высокой квалификации учетчиков
Недостатки:
1.Неудобство	При большом количестве счетов является очень громоздким и неудобным в пользовании
2.Ограничено количество счетов	Максимальное количество счетов для ведения книги Журнал-Главная составляет 20-25 шт.
3.Ограниченность в разделении учётной работы	Соединение в одной книге хронологической и систематической записей ограничивает возможность разделения учётной работы

---