Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Виды коммуникаций в организации).pdf

ООО «Сертум-Про» - оказывает услуги по выдаче Сертификатов и выполняющее другие функции, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Компания ООО «Бекар» в феврале 2017 г. получила лицензию на право использования электронной подписи с неограниченной областью применения сроком действия на 1 год, т.е. организация получила возможность участия на электронных площадках. С помощью электронной цифровой подписи организации дается право на участие на электронных площадках (аукционах), что позволит повысить экономическое состояние данной организации. [37]

Анализируя договорные взаимоотношения с различными организациями можно сделать вывод, что внешние коммуникации играют огромную роль в развитии организации на начальном этапе, а также позволяют укрепиться на рынке.

Кроме договорных взаимоотношениях организация постоянно работает с Налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, предоставляя поквартальные отчеты. Взаимодействие организации ООО «Бекар» осуществляется также с малыми компаниями: магазины офисной техники и канцелярии; мебельные салоны; полиграфические услуги и т.д.

Хотя у организации немного клиентов, она динамично развивается, используя рекламу, коммерческие предложения, небольшие скидки.

Каждая компания выходит на рынок с целью своего дальнейшего развития.

Со временем она может перейти к политике удержания или защиты завоеванной рыночной доли.

Однако в обоих случаях осуществлению этих целей компании могут помешать действия конкурентов. Чтобы справиться с ними, необходимо разработать стратегию конкуренции, то есть концепцию использования ресурсов для упреждения и подавления усилий конкурентов, направленных против организации и ее целей. Необходимым условием успеха на свободном рынке является наличие достаточного числа покупателей, воспринимающих предложения компании как превосходящие по своим параметрам аналогичные предложения ее конкурентов. Для достижения этого результата компания должна постоянно стремиться опередить своих соперников по конкурентной борьбе. Данная организация еще молодая, поэтому преимуществ у конкурентов больше, но постоянный поиск клиентов, заключение с ними договоров позволяет развиваться на рынке. К крупным конкурентам можно отнести такие компании:

• ООО «Эльдорадо» - розничная и оптовая торговля компьютерной техникой, комплектующими и аксессуарами, телевизорами и медиа оборудованием, бытовой техникой;
• «Позитроника» - магазин розничной продажи компьютерной и цифровой техники; оптовая продажа компьютеров и серверов для крупных организаций;
• «Компьютер Плюс» - розничная и оптовая торговля компьютерами и периферийной техникой; сервисный центр;
• «Снежный барс» - розничная и оптовая продажа компьютерной, мобильной и цифровой техники, компьютерных комплектующих, офисного оборудования.

Данная организация старается контактировать со своими конкурентами, чтобы знать про их акции и скидки, ценовую политику, ассортимент. Это позволяет узнать у своих конкурентов сильные и слабые стороны.

В организации ООО «Бекар» выбрана стратегия последовательного захвата рынка, т.е. она заключается в постепенном захвате небольшого сегмента рынка на региональном уровне. Цель данной стратегии - получить более крупную долю на местном рынке, которая предпочтительнее небольшой доли в целом по рынку. В настоящее время организация выбирает небольших покупателей из регионов Забайкалья, чтобы это позволило устоять на рынке.

Схематично договорные связи ООО «Бекар» с другими организациями представлены в приложении 3.

Под системой внешних коммуникаций будем понимать обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У данной организации имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы, т.е. визитки, объявления на известных сайтах, подарочные календари. Коммуникации должны быть ясными, точными, давать необходимую информацию, относящуюся к профессиональной деятельности и создавать атмосферу доверия, улучшать социально-психологический климат.

Поиском поставщиков и организацией закупок занимается коммерческий директор. Для поиска поставщиков используется как внутренние, так и внешние источники информации. Для этого используются печатные издания, internet, справочники и пр. Для требуемого товара определяются цены различных поставщиков. В соответствии с качеством товара, удаленностью продавца, ценовой политикой, положительными отзывами о компании отбираются наиболее подходящие. Затем изучается рынок сбыта этого товара, предложения, существующие на рынке. В результате определяется приемлемая цена на рынке. Если торговая наценка, возможная для этого товара, говорит об успехе такой сделки, то ведутся переговоры с поставщиком с целью выторговывания наилучших условий и заключения договора.

Следующим шагом является транспортировка товара на склад. Если товар невозможно перевезти имеющимся транспортом, то менеджер заказывает машину у транспортных предприятий.

Если поставщик предлагает доставку товара, то следующим шагом является приемка. После выгрузки товар проверяется на соответствие качества и количества товара документально (счета-фактуры, товарная накладная). В случае недостачи или несоответствия качества товара организация ООО «Бекар» имеет право отказаться от своих обязательств и вернуть товар. Если испорчена только часть товара, то составляется акт приемки товара. Поставщик должен в соответствующий срок заменить некачественный товар или вернуть деньги.

При обсуждении условий договора имеет большое значение способ и сроки оплаты товара. Здесь обе стороны имеют свои интересы. Данной организации выгоднее предоплата за поставляемый товар, т.к. это гарантирует поступление денег. Организация же стремится взять товар с отсрочкой платежа или на реализацию. В этом случае деньги уплачивает продавцу по мере реализации товара, следовательно, нет необходимости в оборотных средствах, собственность на товар не переходит и не платится налог на имущество, товар можно вернуть.

При постоянных закупках риск неуплаты снижается, появляется вероятность сбыта регулярно определенного количества, что может оказать содействие уменьшению цены. Однако следует следить за ценами поставщиков на рынке. Привязанность к одному поставщику может стоить дорого.

Поиск новых покупателей и поддержание связи с ними осуществляется также менеджером по продажам. В обязанности входит обзванивать магазины, государственные учреждения, торговые компании, отправлять по почте коммерческие предложения и прайс-листы, принимать заказы.

После заключения договора компания или магазин может делать заказ по телефону или непосредственно при личной беседе. Т.к. ассортимент меняется, то менеджер регулярно информирует покупателей.

После получения заказа доставка осуществляется через 7 или 10 дней в зависимости откуда поставляется товар – из Красноярска или из Москвы. Когда приходит товар, он проверяется и доставляется покупателю. Покупатель обязан оплатить товар в течение 10 дней.

Основу коммерческой деятельности организации на потребительском рынке составляет процесс продажи товаров. Экономическое содержание этого процесса отражает товарооборот организации. Маркетинговая деятельность организации направлена на то, чтобы достаточно обоснованно, опираясь на запросы рынка, устанавливать конкретные текущие и главным образом долговременные цели, пути их достижения и реальные источники ресурсов хозяйственной деятельности; определять ассортимент и качество продукции, ее приоритеты, оптимальную структуру производства и желаемую прибыль. Маркетинговая сфера в данной компании плодотворно работает и сотрудничает со своими партнерами и поставщиками, например, небольшие скидки привлекают клиентов.

При формировании ассортимента важнейшими являются следующие факторы: отслеживать тенденции рынка, прогнозировать спрос клиентов на товар и возможность предложить продукцию по более чем конкурентной цене.

Коммерческий директор всегда помогает с выбором нужного решения клиенту, оказывает необходимые консультации, организации можно оставить заявки на необходимую конфигурацию оборудования для предприятия клиента.

Общая сумма дохода данной организации за полгода составила 723834 руб., общая сумма расходов и налоговых вычетов составила 630271 руб. Итого выручка составила 93563 руб. [51] (см. таблица 2.2)

Таблица 2.2 Продажи по номенклатурным группам за Июль 2016 г. - Декабрь 2016 г. ООО «Бекар»

На рисунке 2.1 показан график по продажам основных номенклатурных групп, т.е. компьютерной техники. Рост продаж в основном был зафиксирован в сентябре и октябре, что помогло организации подняться на более высокий уровень своего развития, укрепиться на рынке.

Столь серьезный рост достигнут благодаря росту продаж всех ключевых категорий товаров. В продажах компании в 2016 г. активно рос сегмент программного обеспечения, ноутбуков и персональных компьютеров. Также хорошие показатели наблюдались у серверов и систем хранения данных.

Менее динамично росли продажи игровых приставок, комплектующих, сканеров, носителей информации и расходных материалов. В остальные месяцы был спад продаж, который колебался до 50000 рублей. Причиной спада является отсутствие квалифицированных работников в компании, а также отсутствие финансовой поддержки.

Рисунок 2.1 График по продажам по номенклатурным группам за июль 2017 г. - декабрь 2017 г.

Ключевым клиентом является ИП Барсегян Э.М. – розничная продажа компьютеров, комплектующих, цифровой и аудиотехники.

Данную организацию можно отнести к такому типу внешних коммуникаций как B2B - то есть «бизнес для бизнеса». Потому что она позволяет покупателям приобретать товар для своего бизнеса, расширять свой ассортимент, увеличивать продажи.

Также относится и к такому типу внешних коммуникаций как В2G – отношения бизнеса и власти, т.е. действует обязательства перед налоговой службой и пенсионным фондом.

Такой тип внешних коммуникаций как В2I – отношения c информационными службами также уместен к данной организации, т.к. для организации ООО «Бекар» важна информационная поддержка, реклама.

Внешние коммуникационные процессы выступают в качестве основного средства расширения сферы социального влияния компании и ее адаптации к изменениям внешней среды. Задачами внешних коммуникационных процессов данной организации являются:

• формирование положительного образа ООО «Бекар» ;
• широкое оповещение о происходящих и грядущих изменениях в ассортименте товара для обеспечения благоприятного отношения общества;
• рекламирование продукции, демонстрация их преимуществ;
• установление делового сотрудничества с другими компаниями (медицинскими, общеобразовательными, дошкольными и др.);
• повышение квалификации персонала.

Для повышения управления внешними коммуникациями в организации используются коммерческие предложения, которые позволяют находить новых покупателей.

Работая с конкурентными компаниями, данная организация знает все новинки ассортимента, цены для обычных потребителей и цены для крупных предприятий. Преимущество организации ООО «Бекар» – это низкие цены на товары, что помогает привлечь больше покупателей.

Интернет помогает организации в поиске новых выгодных поставщиков и покупателей.

На данном этапе своего развития для организации важна рекламная деятельность, т.к. она помогает обрести новых клиентов, укрепить связь с постоянными покупателями. Поэтому организация подписала договор с рекламной фирмой ООО «Сеть» для изготовления и размещения рекламной информации в брошюре «Маршрутка – 2017», представляющий собой полноцветный высококачественный буклет формата 145х140 мм, которая будет распространяться в течение года в магазинах, организациях.

В течение второго квартала планируется разместить баннер в центре города для информирования обычных потребителей об услугах организации – это ремонт и обслуживание компьютерной и цифровой техники.

Таким образом, в организации внешние коммуникационные процессы - это важная составляющая для успешной деятельности. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать, но возникают различные проблемы, которые могут помешать деятельности компании – упадок товарооборота; задержка оплаты от покупателей; увеличение конкурентоспособности рынка; отсутствие компетентности сотрудников.