Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Виды коммуникаций в организации).pdf

Введение

Актуальность темы. В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.

Информация - это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации.

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации.

Объектом исследования являются процессы коммуникации в Администрации Псковского муниципального района.

Предметом исследования данной работы выступает оценка влияния коммуникационных процессов на эффективность деятельности ООО «Бекар».

Целью работы является оценка влияния коммуникаций в процессе управления в ООО «Бекар».

Для достижения указанной цели в работе поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику коммуникаций в современных организациях.

2. Рассмотреть роль коммуникаций в системе управления персоналом.

3. Изучить особенности коммуникационных процессов в ООО «Бекар» и их влияния на эффективность системы управления персоналом.

4. Предложить направления по совершенствованию коммуникационных процессов в ООО «Бекар».

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты и характеристики коммуникаций в организации

1.1. Понятие, основные элементы, этапы и характеристики коммуникационного процесса

Коммуникации представляют собой обмен информацией, на основе которой руководитель принимает управленческие решения и доводит их до сотрудников организации. Если коммуникативный процесс налажен плохо, то принятые решения могут быть ошибочными, сотрудники могут ошибочно истолковать указания руководства и не понять, что им нужно делать, от этого страдают межличностные отношения. Из-за таких коммуникативных сбоев страдает не только отдельно взятый отдел, но и организация целиком, т.к. является единой системой, которая функционирует как единый механизм. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество принимаемых руководством решений и то, как они в конечном итоге будут реализованы.[2.C.4]

Руководители расходуют на коммуникационные процессы 50—90% своего рабочего времени. Поэтому коммуникации являются неотъемлемой частью основных видов деятельности руководителя организации, данные процесс взаимодействия принято называть связующим процессом. Все три управленческие функции руководителя направлены на формулировку организационных целей и разработку путей их достижения. Степень реализации поставленных целей напрямую зависит от качества коммуникаций в организации. [11.C.7]

Опросы, проведенные мировыми аналитиками, показывают, что 74% американских, 62% английский и 87% японских руководителей считают, что неэффективные коммуникации на производстве становятся серьезным барьером на пути решения организационных целей. Если руководителю удается разобраться в сути коммуникационных процессов на личностном и организационном уровнях, то есть возможность снижения вероятности неэффективного общения с подчиненными. [20.C.31]

Основной задачей менеджмента принято считать получение прибыли, что напрямую зависит от умения руководителя организации вести дела. Прослеживается четкая связь между коммуникациями, информацией и умением руководителя принимать правильные решения. Не секрет, что информационный обмен в организациях не достаточно эффективен. На производстве сотрудники общаются между собой, как правило, больше о посторонних делах, чем о текущих проблемах производства. [12.C.8]

Этот факт хорошо описан в исследовании Р. Лайкерта, который провел анализ деятельности бригадиров и их подчиненных в организации, оказывающей коммунальные услуги населению. [9]

По итогам исследования было выявлено, что 85% бригадиров считают, что подчиненные обсуждают между собой деловые проблемы организации, но лишь 5% подчиненных делают это в действительности (рисунок 1).

Рисунок 1- Коммуникационный процесс в организации

Очень часто переданное сообщение неправильно воспринимается подчиненными, что также считается признаком неэффективных коммуникаций в организации. Основной целью коммуникации принято считать достижение взаимопонимания в процессе обмена информацией. Но сам по себе процесс обмена информацией не дает гарантий своей эффективности. Для лучшего понимания сути данного процесса, необходимо иметь представление о его этапах. [8.C.32]Таким образом, процесс коммуникации включает в себя 4 базовых элемента:

1. Отправитель – это лицо, которое предлагает идею либо выбирает информацию для ее передачи.
2. Сообщение – это собственно и есть сама информация.
3. Канал – средство информационной передачи.
4. Получатель – это лицо, которому предназначается информация.

В процессе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их целью является составление сообщения и использовать канал передачи таким образом, чтобы обе стороны одинаково восприняли исходную идею. Зачастую это бывает трудным, т.к. на каждом этапе смысл исходной идеи может быть искажен. [12.C.8]

Процесс коммуникации проходит 4 стадии:

1. Генерирование идеи.

Коммуникативный процесс начинают с формирования идеи или выбора информации. Отправитель определяет, что следует донести до сотрудников, а также выбирает форму передачи идеи, будь то письменная или устная формы.

1. Кодирование и подбор канала передачи информации. [3.C.65]

Прежде чем передать информацию, отправитель кодирует ее в определенные символы: слова, интонации, жесты. Данное кодирование превращает информацию в сообщение. Также следует выбрать канал, который совместим с выбранным типом символов для кодирования. Самым известным из них признается устная речь.

1. Передача

На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения. В данном случае речь идет о физической передаче сообщения, которую часто ошибочно принимают за процесс коммуникации.

1. Декодирование

Получатель декодирует сообщение, как только получает его. Декодирование представляет собой процесс перевода символов отправителя в мысли и чувства получателя. Если система символов, выбранная отправителем, соответствует системе символов получателя, то получатель поймет правильно содержание сообщения. [21]

Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Получатель становится отправителем и проходит все 4 стадии и доносит свою реакцию на сообщение до отправителя, который в данном случае становится получателем.

Рисунок 2 – Коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи

Обратная связь улучшает эффективность коммуникаций, т.к. позволяет всем участникам преодолевать барьер, называемый помехами. Иначе говоря, помехами называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Источниками помех могут быть различия в восприятии информации, различие в социальном статусе, незнание традиций и нравов иностранного партнера. На рисунке 2 наглядно представлен коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи. [17.C.29]

1.2 .Виды коммуникаций в организации

Организации используют различные средства коммуникаций. С потребителями они устанавливают контакт при помощи рекламы и иных способов продвижения товаров и услуг на рынок. В сфере отношений с общественностью особое внимание уделяется созданию определенного образа организации на требуемом уровне. Подчиненные государству организации, ведут разнообразную документацию. При этом, обсуждения, переговоры, собрания, служебные записки, которые циркулируют внутри организации, часто являются реакцией на проблемы, вызванные окружающей организацию средой. [10.C.32]

Существуют следующие типы коммуникаций внутри организации:

• межуровневые коммуникации, т.е. перемещение информации, происходит в рамках вертикальной коммуникации;
• коммуникации между различными отделами, иначе их называют горизонтальными коммуникациями. Организация состоит из большого количества отделов и подразделений, поэтому обмен информацией необходим для координации задач и действий между ними;
• коммуникации «руководитель – подчиненный», они связаны с пояснением конкретных задач организации, обсуждением проблем эффективности работы, получении информации об идеях и предложениях подчиненных;
• коммуникации между руководителем и рабочей группой. Данные коммуникации позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;
• неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций представляет собой канал распространения слухов. По каналу распространения слухов информация передается значительно быстрее, чем по каналам формального общения. [3.C.43]

Коммуникации, осуществляемые в организации, могут быть классифицированы по ряду признаков, представленных в таблице 1.

Таблица 1 – Классификация коммуникаций в организации

Таким образом, мы рассмотрели виды коммуникаций, в организации. Можно сделать вывод, что коммуникативный процесс очень важен для эффективной работы всех сотрудников организации и оттого как он налажен зависит не только объем выхода готовой продукции, но и психологический климат внутри подразделений организации. [21.C.8]

1.3. Эффективность коммуникаций в организации

Общение людей в организации происходит при помощи вербальных и невербальных приемов. Вербальные контакты осуществляются путем использования устных или письменных сообщений. Невербальные контакты осуществляются при помощи языка телодвижений (жесты, поза, осанка и т.д.) и параметров речи (тембр голоса, интонации, стиль речи и т.д.). Способами обеспечения коммуникативного процесса являются: речь, слушание, чтение. По своей значимости слушание находится на первом месте и занимает 47% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 25% времени. Для повышения эффективности межличностных коммуникаций следует уделять культуре речи большое внимание. Чтение играет важную роль, особенно для людей с аналитическим складом ума. Чтение занимает приблизительно 18% времени межличностных взаимоотношений. [13.C.98]

Тип личности также имеет большое значение в коммуникативном процессе. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволяет руководителю быстро адаптироваться и перестроиться на нужную манеру общения, что в свою очередь даст дополнительные возможности добиться успеха в переговорах. Коммуникации являются важным звеном между руководителем и подчиненными, они представляют собой инструмент внутрисистемного взаимодействия и помогают своевременно получать информацию на всех уровнях управления.

Исследования различных организационных структур выяснили, что коммуникации играют значимую роль в развитии организации как единой системы. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникативных процессов в организации. При помощи коммуникаций реализуются основные цели предприятия, внедряются новые идеи производства товаров и услуг. Коммуникации также необходимы для утверждения авторитета руководителя. [5.C.32]