Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Виды коммуникаций в организации).pdf

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования организации являются одной из важнейших задач управления организацией.

Согласно большинству опросов, проведенных европейскими аналитиками, большинство руководителей считают недостаточную разработанность коммуникаций серьезной проблемой на пути достижения организацией поставленных целей и эффективной работы.

Действительно, обмен информацией является важнейшим звеном во всех основных видах деятельности организации. Если коммуникационные связи налажены неправильно, то это негативно сказывается на работе всей организации. [12.C.43] Это можно объяснить следующими причинами:

• руководители организации тратят много времени на поиск и подбор информации;
• дублирование информации, из-за ее поступления руководителю от разных источников;
• в одних подразделениях наблюдается дефицит информации, в то время как в другом может быть перегрузка информацией;
• неосведомленность сотрудников о планах организации на ближайшее будущее, что негативно сказывается на интеграционном процессе и точном выполнении указаний руководства.

Коммуникации в организации могут быть представлены в виде базовых, производственных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производственным – колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из базовых и производственных схем могут формироваться смешанные схемы. В пределах одной организации могут наблюдаться несколько типов коммуникаций. [12.C.65]

Линейная схема подходит для маленьких организаций при условии высокого профессионализма и авторитета руководителя и высокой заинтересованности сотрудников в ее успешной работе.

Рисунок 3- Линейная схема

Кольцевая схема представляет собой замкнутую на руководителя линейную схему. Чаще всего ее используют в небольших организациях или в филиалах средних по размерам организаций со стабильной экономической политикой. Для данной схемы характерно разделение функциональных обязанностей среди сотрудников, а административные обязанности принадлежат непосредственно руководителю организации или филиала.

Организационные отношения между сотрудниками могут быть представлены в сочетании различных базовых схем, представленных как «колесо» или «звезда».

Схема типа «колесо» эффективно используется в некрупных организациях, в которых требуется постоянный контроль качества производимой продукции. Чаще всего это обусловлено изменениями спроса на продукцию. Схема предполагает сочетание самостоятельности действий работников и профессионализма руководителя.

Схема «звезда» представляет собой разветвленную систему линейных отношений. Ее рекомендуют использовать при необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждого подразделения организации. Между объектами управления нет внутренних связей. С каждым объектом руководитель общается лично. [11.C.32]

1.4. Роль коммуникаций в организации

Для организации трудовой деятельности предприятия руководитель обязан проводить обмен информацией постоянно. Обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности и является связующим звеном коммуникативного процесса внутри организации.

Коммуникации отводится центральное место в теории управления организацией, потому что, структура, размеры и масштабы деятельности организации определяются целиком и полностью средствами коммуникаций.

Все принципы построения системы управления реализуются во взаимодействии. Взаимодействие сотрудников организации в своем роде и являются коммуникацией. Именно поэтому в системе управления организацией существуют функции коммуникации и мотивации. [12.C.7]

Цели коммуникации раскрываются через ее функции:

• управленческую (стимулирование сотрудников);
• информационную (получение и передача информации);
• эмотивную (воздействие на чувства и эмоции сотрудников);
• фатическую (поиск и установление контактов).

Ученые-аналитики выделяют несколько типов коммуникации: побудительная, информационная, межличностная, деловая, письменная, невербальная (при помощи мимики и жестов). [2.C.87]

Потоки информации в организации носят горизонтальный и вертикальный характер. Горизонтальные потоки информации меньше подвержены искажению, носят содержательный характер. Вертикальные потоки имеют нисходящее направление: сверху вниз от руководителя к подчиненным. С другой стороны, информационные потоки могут быть формальными и неформальными, но они трудно различимы.

Формальные потоки определяются четкой структурой и используются для передачи официальных, сообщений, передача которых контролируются руководителем. Неформальные потоки представляют собой те потоки, которые не совпадают с официально установленными, они возникают спонтанно и не поддаются контролю. [12.C.76]

Коммуникации не бывают простыми как схема. Очень редко встречаются организации, которые используют только один вид коммуникаций. Как правило, в организации действуют несколько видов коммуникаций одновременно. В процессе коммуникации на каждом этапе возникают разнообразные помехи.

На каждом этапе коммуникативного процесса могут встретиться проблемы. Например, получатель или отправитель не имеют готовности к коммуникации. Или же, закодированная информация искажена или неполноценна.

Эффективность коммуникации также зависит от социально-психологических факторов: от социального статуса участников.

Ученые выделяют ряд важных областей коммуникативного процесса руководителя и подчиненных:

• «прием на работу» - получение информации и представлений о новом сотруднике;
• «функционирование» - передача сотрудникам информации об их рабочих функциях и обязанностях;
• «индивидуальная оценка» - сообщение руководителем сотрудникам своей оценки их вклада в достижение общей цели организации, часто выражается в денежном эквиваленте(премии, поощрения);
• «дисциплина» - ознакомление подчиненного с правилами и уставом организации. P12.C.87]

Выводы:

Таким образом, для эффективного взаимодействия руководителя и подчиненных в организации существуют коммуникации. Они удовлетворяют потребности организации в формальных взаимодействиях, а также потребности отдельных личностей в неформальном общении.

ГЛАВА 2. Исследование влияния системы коммуникаций на эффективность организации

2.1 Общая характеристика деятельности организации

Современная техника сильно отличается от своих предшественников, которые были предназначены для решения довольно узкого ряда задач. Сейчас она вполне может рассматриваться как универсальное средство для работы, творчества, просмотра фильмов, прослушивания музыки и т.д. Число компаний по продажам данной техники с каждым годом увеличивается, т.к. количество людей, постоянно пользующихся цифровой и компьютерной техникой, растет стремительными темпами.

Организация ООО «Бекар» – молодая развивающая компания, основным видом деятельности которой является оптовая торговля телеаппаратурой, компьютерной и цифровой техникой, а также медиа, комплектующими и аксессуарами к ним. Организация по продаже компьютерной и цифровой техники открылась летом 2016 года. В феврале 2017 г. в организации появилась дополнительная деятельность – услуги – обслуживание и ремонт компьютерной и цифровой техники, а также установка лицензионного программного обеспечение и операционной системы. [51]

Основная цель данной организации – извлечение прибыли от продаж данной техники.

Для достижения данной цели организация выполняет следующие задачи:

• маркетинговое изучение рынка, спроса и предложения на компьютерную и цифровую технику;
• размещение производства товаров в необходимых потребителю ассортименте, количестве и с соответствующим качеством;
• своевременное, полное и ритмичное обеспечение товарами в широком ассортименте посреднических, розничных предприятий, потребителей;
• организация планомерного и ритмичного завоза и вывоза товаров;
• обеспечение стабильности партнерских отношений в хозяйственных связях, взаимоувязывание по всем временным категориям (долгосрочным, среднесрочным, текущим, оперативным);
• привлечение клиентов с помощью рекламы, личных связей и т.д.

Функция оптовой торговли данного вида деятельности главным образом подразделяется на организационно-техническую, т.е. организация оптовой купли-продажи, складирование и хранение запасов, преобразование ассортимента товаров, их транспортировка.

2.2 Анализ коммуникационных процессов в организации

Во всех сферах хозяйствования на рыночных началах организация ООО «Бекар» базируется на исключительных договорных взаимоотношениях, т.е. это подтверждает непреложную истину, что именно договор является определяющей и по существу единственной правовой формой партнерских отношений. Партнерские связи в сфере данного бизнеса выступают не только важным составным элементом предпринимательских действий, но и необходимым условием договорных отношений между контрагентами, давая возможность каждому из них получить определенный уровень прибыли за счет обмена результатами деятельности. Закупки и сбыт подразумевают следующие функции: поиск поставщиков, выбор наиболее выгодных поставщиков, поддержание постоянных связей, транспортировка, приемка товара, возврат товара, слежение за товарными запасами на складе, поиск покупателей, рекламная политика, сбор заказов, отгрузка, доставка и др. В организации ООО «Бекар» имеются договорные отношения с такими компаниями и государственными учреждениями (таблица 2.1):

• ООО «Ситиком Сибирь» - поставщик – передает в обусловленные договором сроки компьютеры, их составные части и комплектующие изделия, внешние устройства, телефонное и сетевое оборудование для использования в предпринимательской деятельности; [47]
• ООО «Алантех» - поставщик - поставка оборудования для сетевых решений: сетевое, серверное, оборудование для центра обработки данных, системы хранения и копирования данных, источники бесперебойного питания, поставка автоматической телефонной станции, оборудования для IP-телефонии и конференцсвязи, системы видеонаблюдения и т.д.;
• ООО «Бекард» - крупный поставщик цифровой техники, компьютеров; бытовой техники; инженерного и сетевого оборудования; [46]
• ИП Барсегян Э.М. – покупатель – приобретает товар оптом в условии с договором поставки; [48]
• ИП Гололобов А.А. – покупатель – заказывает компьютерную технику, фототовары, телеаппаратуру и аксессуары к ним;
• ФКУ «Исправительная колония №5 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Забайкальскому краю» - покупатель – приобретает серверное оборудование; [45]
• ГОУ НПО «Профессональное училище №14» - покупатель – приобретает интерактивные доски, компьютеры, аксессуары;
• ФГУП «Почта России» - покупатель – делает заказы на компьютерную технику;
• ООО «Агенство Джин» - оператор услуг связи; [44]
• ОАО «Ростелеком» - оператор услуг электросвязи; [43]
• ООО «Гудвил» - арендодатель офисного помещения; [42]
• ИП Малофеева Л.С. – установка и обслуживание программного продукта «1С: Управление торговлей»; [41]
• ИП Лапухин С.В. – оказание услуг по изготовлению интернет-сайта; [40]
• ООО «Сеть» - изготовление и размещение рекламной информации в брошюре «Маршрутка-2017»; [38]
• ООО «Сертум-Про» - оказание услуг Удостоверяющего центра по выпуску Сертификата; выдача лицензии на право использования на одном рабочем месте MS Windows программного продукта КриптоПро CSP 3.6; [39]
• ООО «Промсвязьбанк» - факторинг;
• Читинское ОСБ №8600 ОАО Сбербанк России.

Таблица 2.1 Договорные взаимоотношения организации ИП Кузнецова Е.В

ООО «Ситиком Сибирь» - розничная и оптовая торговля компьютерами, программным обеспечением и периферийными устройствами.

ООО «Алантех» - команда профессионалов в сфере IT, предоставляют информационные технологии для развития бизнеса в современных условиях. Клиентами являются как крупные организации, которых могут обеспечить всем необходимым оборудованием для построения корпоративных сетей и телекоммуникационных систем любого класса сложности, так и предприятия малого и среднего бизнеса. ООО «Промсвязьбанк» позволяет привлекать краткосрочное финансирование; своевременно пополнять оборотные средства; выходить на новые рынки сбыта и расширять географию продаж; динамично наращивать объемы продаж; предоставлять покупателям комфортную отсрочку оплаты товаров и услуг; контролировать поставки платежи. Читинское ОСБ №8600 ОАО Сбербанк России – открытие счета; интернет-банкинг - прием и обработка электронных платежных документов; предоставление полной информации об операциях по счетам и актуальных остатках; прием электронных документов в соответствии с условиями отдельных договоров, например, реестров на пополнение счетов физических лиц; обмен сообщениями свободного формата в виде электронных документов с возможностью приложения файлов; в системе ведутся актуальные справочники банковских реквизитов, при этом существует возможность создавать собственные справочники, например, контрагентов; шаблоны позволяют автоматизировать создание типовых документов; реализован импорт/экспорт документов в формате 1С; наличие специального штампа на печатных формах документов об операциях по счету дает возможность не посещать банк для его проставления; для работы в системе можно использовать любой подключенный к сети Интернет компьютер, обеспечивающий достаточный уровень безопасности (на работе, дома, в отпуске); возможность работы в системе 24 часа в сутки 365 дней в году.