Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Виды коммуникаций в организации).pdf

2.3 Рекомендации по совершенствованию управления коммуникационными процессами в организации

Для управления бизнесом коммуникационные процессы важны на любом уровне развития компании. Чтобы коммуникации были эффективными, нужно учитывать все правила управления коммуникационными процессами в организации.

Внешняя коммуникационная политика выступает в качестве основного средства расширения сферы социального влияния организации и ее адаптации к изменениям внешней среды.

Успехи организации во многом зависят от конструктивности взаимодействия с внешней средой, с наиболее активными ее компонентами. Внешняя среда «наполнена» контактными аудиториями, и каждая по своему взаимодействует с организацией: либо способствует достижению организационных целей, либо препятствует их приближению.

Итак, сформулируем рекомендации по совершенствованию управления коммуникационными процессами в организации ООО «Бекар» :

1. разработать и поддерживать собственный web-сайт; сайт повышает престиж организации, позволяет оперативно информировать о новинках, результатах работы. Он может содержать фактически не ограниченное по объему количество информации об организации. Он доступен пользователю Интернета, который может находиться практически в любой стране мира, 24 часа в сутки круглый год;
2. активно использовать Интернет-рекламу, которая может охватить несколько миллионов человек, обходится гораздо дешевле и может содержать несоизмеримо большее количество информации, чем реклама в других СМИ, объем рекламной информации и общей информации о предлагаемом товаре или услуге практически не ограничен, почти половина российских пользователей интернета регулярно посещают интернет-магазины, а каждый пятый постоянно делает покупки;
3. применять рекламу данной организации на телевидении с целью увеличения продаж конкретным предприятием своих товаров и услуг, либо населению, либо другим предприятиям, т.к. здесь мощно воздействует звук и изображение на зрителя; реклама на телевидении повышает авторитет компании и улучшает репутацию, показывая рекламу, или в качестве спонсора рейтинговой программы, фильма или крупного культурного мероприятия.;
4. посещать выставки, связанные с инновационными технологиями – это управление инвестициями в информационные технологии и управление ИТ-проектами, планирование развития предприятия, начиная со стратегического менеджмента и заканчивая ИТ-стратегией, оценка эффективности использования информационных технологий и методы повышения эффективности; лекции; принимать участие в конференциях в других городах по развитию бизнеса; участвовать в семинарах для руководителей;
5. нанять на работу менеджера по продажам для эффективной работы с клиентами (разрабатывать схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок; осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска; изучать рынок товаров и тенденции его развития, анализировать рыночные возможности и т.п.);
6. сформировать и расширять клиентскую базу, с целью обеспечения постоянных продаж; осуществлять работу с существующими клиентами и поиском новых заказчиков; база незаменима для организации прозрачной работы всего отдела продаж и эффективного проведения рекламных компаний;
7. принимать участие в конкурсах и аукционах для индивидуальных предпринимателей для формирования благоприятного общественного мнения, а также развития своей деятельности; участие в конкурсах позволит расширить поиск потенциальных клиентов;
8. регулярно проводить социологический опрос среди клиентов для выявления их потребностей в товаре, что позволит узнать их предпочтения;
9. производить поиск новых поставщиков, чтобы выйти на выгодные партнерские соглашения, чтобы поиск производителей и прямые закупки у предприятий по низким ценам стали залогом процветания бизнеса;
10. оказывать благотворительную помощь для нуждающихся, например, дарить компьютерную технику школам, детским домам, а также производить бесплатный ремонт и обслуживание данной техники.

Таким образом, коммуникационные процессы играют важную роль в управлении. Едва ли не всё, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Именно при четком управлении внешними коммуникационными процессами работа организации может достичь высоких результатов. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление - непрерывный процесс воздействия на объект управления для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов. Каждый специалист в области управления обязан владеть теорией, практикой и искусством управления, уметь четко определять цели своей деятельности, определять стратегию и тактику, необходимые для их достижения, принимать управленческие решения и нести персональную ответственность за них.

Одним из важных факторов интеграции управления является коммуникация, которая представляет собой общение людей в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информации. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и прямо пропорционально соотносится с ее эффективностью. Но обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Эффективная коммуникация важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строятся на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий. Во-вторых, внешняя коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью двусмысленностью. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

Коммуникационный процесс — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимного понимания не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационная структура может быть представлена как сеть каналов или путей, по которым в организации происходит обмен информацией и мнениями. Любая структура или организация обладает внутренними и внешними коммуникационными потоками: внешние задают ее отношение с общественностью, внутренние — с собственными сотрудниками.

Внешняя среда для организации, чьими целями является бизнес, представляет сложную совокупность субъектов, систем и их взаимоотношений как между собой, так и с организацией. Эта совокупность может быть разделена на два сектора. К первому, который является пространством деловой среды для бизнеса, относятся субъекты и бизнес-системы, взаимодействующие с организацией, т.е. состоящие с ней в отношениях или связях. Ко второму относятся те субъекты и системы, чья деятельность оказывает какое-то влияние на бизнес-организации, но непосредственных коммуникаций между ними нет.

Ориентация в средствах публичной коммуникации (СПК) позволяет предметно рассмотреть одну из важных сторон деятельности коммуникационного менеджмента. Имеется в виду выбор методов коммуникативного воздействия и эффективность их использования. К числу основных методов коммуникативного воздействия относятся социальная коммуникация, беседа, социальное взаимодействие, внутрисредовое взаимодействие, целевой обмен информацией в обществе, коммуникативное воздействие, связи с общественностью; социальные трансакции, технические средства, речь в массовой аудитории, рекламное воздействие, юмор. Знание данных методов, условий их выбора и опыт применения в PR-акциях определяют уровень профессионализма коммуникационного менеджмента.

В ходе исследования, автором были проанализированы и исследованы основные вопросы, связанные с внешними коммуникационными процессами в организации. Исследуемая организация создана сравнительно недавно и ей не хватает квалифицированных сотрудников для эффективной работы по расширению клиентской базы, а, значит, увеличения продаж. Но по данным анализа работы организация на пути своего развития.

Во всех сферах хозяйствования на рыночных началах организация ООО «Бекар» базируется на договорных взаимоотношениях, т.е. это подтверждает непреложную истину, что именно договор является определяющей и по существу единственной правовой формой партнерских отношений. Партнерские связи в сфере данного бизнеса выступают не только важным составным элементом предпринимательских действий, но и необходимым условием договорных отношений между контрагентами, давая возможность каждому из них получить определенный уровень прибыли за счет обмена результатами деятельности.

В организации ООО «Бекар» имеются договорные отношения с компаниями и государственными учреждениями: ООО «Ситиком Сибирь»; ООО «Алантех»; ООО «Бекард», которые являются поставщиками; ИП Барсегян Э.М.; ИП Гололобов А.А.; ФКУ «Исправительная колония №5 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Забайкальскому краю»; ГОУ НПО «Профессональное училище №14»; ФГУП «Почта России», которые являются покупателями; ООО «Агенство Джин» - оператор услуг связи; ОАО «Ростелеком» - оператор услуг электросвязи; ООО «Гудвил» - арендодатель офисного помещения; ИП Малофеева Л.С. – установка и обслуживание программного продукта «1С: Управление торговлей»; ИП Лапухин С.В. – оказание услуг по изготовлению интернет-сайта; ООО «Сеть» - изготовление и размещение рекламной информации в брошюре «Маршрутка-2017»; ООО «Сертум-Про» - оказание услуг Удостоверяющего центра по выпуску Сертификата; выдача лицензии на право использования на одном рабочем месте MS Windows программного продукта КриптоПро CSP 3.6; ООО «Промсвязьбанк» - факторинг; Читинское ОСБ №8600 ОАО Сбербанк России. Данная организация еще молодая, поэтому преимуществ у конкурентов больше, но постоянный поиск клиентов, заключение с ними договоров позволяет развиваться на рынке.

К крупным конкурентам можно отнести такие компании: ООО «Эльдорадо»; «Позитроника»; «Компьютер Плюс»; «Снежный барс».

Для повышения управления внешними коммуникациями в организации используются коммерческие предложения, которые позволяют находить новых покупателей.

Работая с конкурентными компаниями, данная организация знает все новинки ассортимента, цены для обычных потребителей и цены для крупных предприятий. Преимущество организации ООО «Бекар» – низкие цены на товары, что помогает привлечь больше покупателей.

Интернет помогает организации в поиске новых выгодных поставщиков и покупателей.

Таким образом, в организации внешние коммуникационные процессы - это важная составляющая для успешной деятельности. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать, но возникают различные проблемы, которые могут помешать деятельности компании – упадок товарооборота; задержка оплаты от покупателей; увеличение конкурентоспособности рынка; отсутствие компетентности сотрудников.

Для продолжения формирования эффективных коммуникационных процессов разработаны рекомендации, с целью улучшения экономического состояния в организации ООО «Бекар» :

1. разработать и поддерживать собственный web-сайт;
2. активно использовать Интернет-рекламу;
3. применять рекламу данной организации на телевидении;
4. посещать выставки, связанные с инновационными технологиями; лекции; принимать участие в конференциях в других городах по развитию бизнеса; участвовать в семинарах для руководителей;
5. нанять на работу менеджера по продажам для эффективной работы с клиентами;
6. сформировать и расширять клиентскую базу;
7. принимать участие в конкурсах и аукционах для индивидуальных предпринимателей;
8. регулярно проводить социологический опрос среди клиентов для выявления их потребностей в товаре, что позволит узнать их предпочтения;
9. производить поиск новых поставщиков, чтобы выйти на выгодные партнерские соглашения, чтобы поиск производителей и прямые закупки у предприятий по низким ценам стали залогом процветания бизнеса;
10. оказывать благотворительную помощь для нуждающихся, например, дарить компьютерную технику школам, детским домам, а также производить бесплатный ремонт и обслуживание данной техники.