Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Коммуникации: понятие, цели, виды, основные элементы, коммуникационные барьеры).pdf

Рисунок 2 - Классификация коммуникаций Администрации сельского поселения

Здесь необходимо определить концепцию общения Администрации сельского поселения в целом, провести различие между межличностными и управленческими коммуникациями. Следует отметить, что в нашей работе мы часто используем понятия общения и общения, так как в организации межличностного общения это напрямую связано с общением.

Поэтому в организациях, в том числе в органах местного самоуправления, устное общение между сотрудниками является основополагающим элементом процесса общения.

Коммуникация руководства Администрации сельского поселения означает обмен информацией между сотрудниками одной или нескольких организаций на горизонтальном и вертикальном уровнях об исполнении своих полномочий.

Организационные коммуникации Администрации сельского поселения действуют как самостоятельный тип, но мы не должны забывать, что большинство подвидов управленческих коммуникаций обладают таким характерным свойством межличностного общения, как устное общение.

Таким образом, было необходимо и уместно упомянуть в практической части работы о логической связи организационных и межличностных связей в Администрации сельского поселения.

Межличностная коммуникация в Администрации сельского поселения имеет следующие особенности, которые составляют ее специфику как типа коммуникации.

1) Неотвратимость и неизбежность (объясняются самими условиями человеческого бытия - человек как социальный феномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшей потребностью. Необратимость межличностной коммуникации понимается как невозможность уничтожить сказанное («слово не воробей»).

2) Непосредственная обратная связь.

3) Межличностные отношения (определяющий фактор в поэтапности процесса межличностной коммуникации. Эти отношения складываются в результате деловых и творческих контактов - официальных и неофициальных, в результате способности людей эмоционально воспринимать друг друга - эмпатии.

Следует подчеркнуть, что наряду с психологическим и социальным факторами, большую роль в межличностных отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане ее формы и содержания.)

---

Специфика межличностной коммуникации в Администрации сельского поселения проявляется в конкретных ситуациях коммуникативного процесса. В зависимости от направленности информации в Администрации сельского поселения выделяют аксиальную и ретиальную коммуникации.

• Аксиальная коммуникация - коммуникация, которая направляет свои сигналы на отдельного получателя информации (лицо, группу). Особенности ее используют в непосредственном межличностном общении.
• Ретиальная оммуникация - коммуникация, адресатами которой являются многие реципиентов. Модели ретиальной коммуникации использует массовое общение.

Во время наблюдения Администрации сельского поселения выявлены практически все виды межличностной коммуникации, присущие сотрудникам администрации. Предлагаю более детально рассмотреть эти виды и дать оценку их эффективности в практическом применении.

Коммуникация в малой группе в Администрации сельского поселения показала, что каждый сотрудник имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Но существует проблема усложнения взаимодействия, когда группа состоит более чем из 3 человек.

В связи с этими в Администрации сельского поселения возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи при межличностном общении более структурированы. Не все сотрудники администрации всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

Нужно особо отметить важность восприятия информации в процессе межличностной коммуникации в Администрации сельского поселения.

Главе Администрации сельского поселения следует знать, что:

- информация, не находящаяся в области опыта получателя, будет воспринята медленнее, чем знакомая информация;

- в незнакомой ситуации сотрудники почти автоматически выбирают ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для её оценки;

- коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;

- даже наиболее объективная информация включает субъективные представления;

- несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте её источника и получателя.

Известны многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия межличностной информации в процессе коммуникаций в Администрации сельского поселения. Основной упор в них делается на то, чтобы устранить межличностные барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих информацию.

---

Особенно важно, чтобы обратная связь обеспечивалась в процессе общения. В Администрации сельского поселения обратная связь осуществляется различными способами. Например, снижение производительности сотрудников, увеличение числа прогулов и текучести кадров или плохая координация между сотрудниками могут указывать на плохую коммуникацию.

В настоящее время поток информации настолько велик, что может перегружать информационный канал. Одновременная обработка информации и необходимость проведения обмена информацией приводят к тому, что менеджер не может ответить на всю информацию. Он отсеивает информацию, которую он считает менее важной.

Плохие отношения или конфликтные ситуации между отдельными сотрудниками Администрации сельского поселения могут оказать негативное влияние на процесс общения.

Объем информационных потоков регулируется только тогда, когда Руководитель хорошо знает, какая информация необходима для эффективного управления и что означает «слишком мало» или «слишком много» в обмене информацией.

Информационные потоки напрямую зависят от целей, понятых решений и метода оценки работы менеджера, поэтому разные уровни управления требуют разного количества информации.

Действия руководства не ограничиваются регулированием информационных потоков

В Администрации сельского поселения применяются непосредственные контакты с одним или группой сотрудников для обсуждения вопросов, касающихся их работы, а так же эти вопросы обсуждаются на общих собраниях коллектива или еженедельных совещаниях. Как и в организационном обмене информацией, в межличностных коммуникациях в Администрации сельского поселения огромное значение имеют системы обратной связи, которые являются частью контрольно - управленческой информационной системы.

Примером обратной связи в администрации является направление сотрудников для обсуждения отдельных вопросов в другие организации или командировки. Так же в администрации проходит опрос сотрудников, который проводится по-разному: лично или по опросным листам.

Для оптимизации процесса поступления информации на верхние уровни в Администрации сельского поселения, то есть главе администрации, существует система сбора предложений.

И данная система предусматривает, что подавать идею по совершенствованию любого решения может каждый работник администрации, для этого устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке, но недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются, а если рассматриваются, то принятые предложения не всегда совершенствуются или дорабатываются.

---

Также при наблюдении были выявлены проблемы различного характера в коммуникационной среде администрации. Первая проблема – это психологические различия в восприятии.

Сотрудники интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния, но в атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации.

Вторая проблема межличностных контактов в Администрации сельского поселения связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Хотя эти проблемы также преодолеваются в администрации на начальном этапе адаптации нового сотрудника организации.

Кроме слов в межличностной коммуникации сотрудниками Администрации сельского поселения используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые способны существенно изменять смысл произносимых слов.

Невербальные символы, а точнее их противоречие или несоответствие вербальным, - способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении, которые преодолеваются в результате получения определенных профессиональных навыков.

В Администрации сельского поселения существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между сотрудниками направлять получателю только те сообщения, которые касаются его непосредственно.

Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют, но есть и минус, так как иногда это приводит к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

Таким образом, при анализе коммуникационного процесса в Администрации сельского поселения было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения в администрации.

Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - встречаются довольно часто в администрации. Глава администрации, чтоб устранить эти проблемы в конце недели организует собрание для сотрудников, на котором обговариваются все моменты и решаются проблемы такого характера, как плохая формулировка сообщений, так как они злободневны для организации.

---

В администрации наиболее распространенные недостатки такие, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неуклюжесть структуры предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные повторения, жаргон и т.д. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам в администрации.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Сотрудники администрации функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники администрации д. Чекшино действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо сотрудник не согласен с сообщением. В этом случае он модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы определенному сотруднику направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней администрации. Руководитель обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что сотрудник не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, например, не ответственное отношение менеджера к полученной информации.

---