Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Коммуникации: понятие, цели, виды, основные элементы, коммуникационные барьеры).pdf

5. Психологический настрой.

В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

2.3.Рекомендации по повышения эффективности процесса межличностной коммуникации

В процессе межличностного общения между сотрудниками Администрации сельского поселения присутствуют ряд проблем и затруднений. Их причиной являются коммуникативные барьеры, возникающие между сотрудниками. Для преодоления этих барьеров необходима четко выстроенная и выверенная деятельность администрации, направленная на сотрудников Администрации сельского поселения.

Одной из наиболее важных проблем в осуществлении процесса межличностной коммуникации между сотрудниками администрации является проблема так называемого «неактивного слушателя». Как показали наблюдения, эта проблема заключается в неумении или низкой заинтересованности собеседников слушать друг друга.

Для ликвидации этой проблемы необходимо использовать такой прием, как прием активного слушания. Смысл этого приема эффективной коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать.

Существует несколько принципов активного слушания[9,с.62-63]:

- не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;

- расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;

- нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;

- продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;

- быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;

- задавать вопросы.

Следующим барьером, встающим на пути эффективного межличностного общения, является недостаток пояснения собственных идей перед их передачей. И это означает, что в ходе общения сотрудникам администрации необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые они желают сделать объектами передачи[4,с.72-73].

Так, для сообщения информации в адрес руководителя сотрудникам необходима определенная профессиональная тема как объект передачи, поскольку межличностное общение с руководителем на отвлеченные от темы в рабочее время не будет являться признаком профессионализма. К примеру, такими темами тем для передачи могут быть[5,с.92-93]:

• сообщение работникам о своем понимании предстоящих изменений в распределении заданий;
• получение от руководителя и коллег информации, проясняющей задачу;
• сообщение руководителю о проблеме, с которой вы столкнулись;
• обсуждение между сотрудниками результатов работы администрации;
• поощрение сотрудника похвалой и признание его хорошей или прекрасной работы;
• сообщение сотрудникам об идее, над которой им следовало бы подумать.

Следующей проблемой, которая имеет место в процессах межличностной коммуникации между сотрудниками администрации - это наличие в разговоре двусмысленных слов и выражений, присущих начинающим сотрудникам.

Наличие такой ситуации возможно в силу того, что в штат администрации устраиваются на работу довольно молодые специалисты, которые еще не в полной мере овладели языком профессионального общения.

Соответственно, данный барьер ликвидируется в первое время работы в коллективе. Более опытным коллегам следует помогать начинающему сотруднику освоить основы общения и наладить личный контакт с остальными. Для этого необходимо использовать такой метод, как наставничество.

Отметим, что четвертый недостаток, присущий общению сотрудников администрации - это отсутствие внимания к чувствам своих собеседников и эгоистичный подход в общении с коллегами, что сильно дистанцирует коммуниканта в процессе общения. Эффективный прием, способствующий избеганию подобных ситуаций, называется приемом эмпатии и открытости. Под эмпатией понимается внимание к чувствам других людей, иначе говоря, это - готовность «влезть в их шкуру».

Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, сотрудники получат возможность соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к собеседнику или их группе и текущей ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

Всякая коммуникация в своей структуре должна иметь такой элемент, как обратная связь. В межличностном общении сотрудников Администрации сельского поселения - эта составляющая развита до степени профессиональной двусторонности коммуникации для органа местного самоуправления.

Все же можно дать следующие рекомендации по повышению эффективности обратной связи. В коллективе администрации связь между сотрудниками должна:

- быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;

- содержать перефразированное оригинальное послание; включать уточняющие вопросы;

- не давать оценок оригинальному посланию.

Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы для сравнения, услышанного с тем, что изначально намеревалось сообщить.

Еще один способ, позволяющий создать обратную связь и повысить уровень эффективности межличностной коммуникации заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание[13,с.107].

Например, если руководитель дает задание своему сотруднику, необходимо будет заметить, не появляется ли в выражении лица сотрудника напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли он вниз, слушая начальника? Эти сигналы, если они присутствуют, должны сообщить, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен им. Может случиться, что он отреагирует на слова руководителя с колебаниями в голосе. Любой из этих знаков - факт обратной связи, свидетельствующий о возможной неудовлетворенности или непонимании. Если руководитель это заметит, то ему следует прибегнуть к методам задавания вопросов, описанным выше.

Следует отметить, что администрация заинтересована в качественной работе своих сотрудников. Поэтому, руководство проводит политику оптимизации своей деятельности, элементом которой является межличностная коммуникация сотрудников.

Ещё один способ установления обратной связи - проведение с подчиненными политики открытых дверей. Каждому подчиненному необходимо знать, что руководитель готов обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие его интересы, и подкрепить свои слова действиями.

Если сотруднику, пришедшему поговорить со своим руководителем, будет доведена информация о том, что он занят, то сотрудники отдела узнают реальный стиль руководства своего начальника. Это может негативно отразиться на имидже руководителя. Но, с другой стороны, она не может позволить, чтобы ее без конца прерывали.

Поэтому, руководителю администрации следует выделить определенный час в течение дня, когда он готов выслушать своих сотрудников по любому интересующему их вопросу.

Во-вторых, необходимо будет обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации, среди которых владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

В-третьих, руководству администрации следует создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию. К современным методам информационного обмена относятся «горячие линии», дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д.

Подводя итог, надо отметить, что нами были указаны рекомендации, позволяющие преодолеть коммуникационные барьеры и повысить уровень эффективности межличностного общения в Администрации сельского поселения в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в ходе написания первой главы курсовой работы, изучены основные теоретико-методологические основы по теме курсовой работы, в ходе чего были определены основные десять заповедей успешной коммуникации. Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации.

Таким образом, успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникации играет построение сообщений.

Далее, рассмотрены и определены основные проблемы коммуникаций в современных организациях на примере Администрации сельского поселения. Так, используя данные научных исследований в области эффективной межличностной коммуникации и опираясь на знания, полученные мною при личном общении с сотрудниками и главой администрации сельского поселения, можно сделать ряд соответствующих выводов, предложений и рекомендаций, касающихся вопросов эффективности межличностных коммуникаций в управлении.

Представленные в курсовой работе теоретические данные позволили уточнить понятие межличностной коммуникации, выявить особенности этой управленческой категории, выделить межличностное общение в особую форму коммуникаций, обозначить его структуру и функции, указать основные коммуникационные барьеры, препятствующие повышению эффективности общения.

Таким образом, межличностная коммуникация - процесс обмена информацией между индивидами, в которой одна сторона является отправителем информации, а другая - получателем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

• Володина Л. В. Деловое общение и основы теории коммуникации / Л. В. Володина, О. К. Карпухина. - Москва, 2017. – 306 с.
• Голуб О.Ю. Теория коммуникации: Учебник / О.Ю. Голуб, С.В. Тихонова. - Москва: Дашков и К, 2016. - 388 c.
• Гусейнов А.А. Управленческое общение / А.А. Гусейнов. - Москва: Гардарика, 2017. - 163 с.
• Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент / А. Б. Зверинцев. - СПб.: Союз, 2017. – 267 с.
• Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR/ А. Б. Зверинцев. - СПб.: Изд-во Буковского, 2017. – 246с.
• Коноваленко М.Ю. Теория коммуникации: Учебник для бакалавров / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко. - Москва: Юрайт, 2017. - 415 c
• Максимцов М.М. Менеджмент: Учебное пособие / М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева.- Москва: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2016. - 324 с.
• Москвин В.П. Риторика и теория коммуникации: Виды, стили и тактики речевого общения / В.П. Москвин. - Москва: ЛИБРОКОМ, 2016. - 216 c.
• Почепцов Г.Г. Теория коммуникации / Г.Г. Почепцов. - Москва: Рефл-Бук, К.: Ваклер, 2018.
• Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник. –2-е изд., перераб. и доп/ / А.М. Смолкин.- Москва: ИНФРА – М, 2017. – 296 с.
• Чамкин А.С. Основы коммуникологии (теория коммуникации): Учебное пособие / А.С. Чамкин. - Москва: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 350 c.
• Шарков, Ф. И. Коммуникология. Основы теории коммуникации. Учебник / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и Ко, 2016. - 488 c.
• Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. / С.В. Шекшня. - Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2016. – 253с.
• Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2017. - 616 c.
• Официальный сайт Администрации сельского поселения [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sokoladm.ru/content/dvinickoe