Файл: Построение организационных структур (Диагностика проблем организационной структуры).pdf

С помощью методов были выявлены основные проблемы в организационной структуре:

• горизонтальные и вертикальные информационные потери;
• отсутствие системы контроля;
• нехватка сотрудников в связи с интегрированным ростом.

Стратегия ПАО «Полюс» - увеличение мощности и рост добычи золота.

В связи с этим в ПАО «Полюс» есть155открытых вакансий, [Приложение Б]. В ООО «Полюс Проект» имеется 15 свободных вакансий.

По каждой проблеме было составлено дерево проблем. Дерево проблем на рисунке 10 наглядно показывает, что существующие проблемы возникли вследствие не совершенства организационной структуры.

Отсутствие системы контроля

Нехватка сотрудников в связи с интегрированным ростом

Рисунок 10 – Дерево проблем

Для совершенствования организационной структуры необходимо создать новую структурную единицу- отдел контроля, а так же переместить сотрудников внутри организации и создать кадровый резерв.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• 1. Разработка проекта совершенствования организационной структуры

Для внедрения предложений и рекомендаций, разрабатываем проект по совершенствованию организационной структуры ООО «Полюс Проект». Проект будет рассмотрен по группам процессов управления проектами, представленных в первой главе.

Устав проекта

1. Название проекта: Совершенствование организационной структуры ООО «Полюс Проект».
2. Проблема и актуальность: В условиях постоянного развития проектной деятельности необходимо сделать правильный выбор организационной структуры и проводить постоянное усовершенствование. Анализ показал, что в компании организационная структура не совершенна. В ходе работы была выявлена проблема, такая как отсутствие системы контроля, нехватка работников в связи со стратегией ПАО "Полюс", а так же плохая взаимосвязь между сотрудниками, работающими над проектами, что привело к информационным потерям.
3. Цель проекта: Провести совершенствование организационной структуры ООО «Полюс Проект» до 06.09.2018
4. Концепция: Для совершенствования организационной структуры компании ООО «Полюс Проект», необходимо внести изменения в проектное управление. В первую очередь необходимо провести анализ уровня проектной зрелости организации и удовлетворенности работников организационной структурой, внести изменения в организационную структуру, и рассказать коллективу о предстоящих изменениях. Следующим шагом требуется внедрить отдел контроля, провести перемещение сотрудников внутри организации, создать кадровый резерв. Так же следует обратить особое внимание на обратную связь от сотрудников.
5. Заинтересованные стороны:
   • Генеральный директор
   • Персонал
   • Заказчик - ПАО "Полюс" 3.Команда проекта:
   • руководитель проекта – Мальцева Ирина Викторовна
   • генеральный директор – Поляков Александр Валерьевич

---

• начальник отдела по работе с персоналом – Степанова Наталья Сергеевна

1. Основные ресурсы проекта представлены в таблице 6: Таблица 6 - Ресурсы проекта

Человеческие ресурсы	Затраты
1.Мальцева Ирина Викторовна	2080
2. Поляков Александр Валерьевич	4784
3.Степанова Наталья Сергеевна	11036

1. Сводный бюджет проекта составляет 17900 р
2. Команда проекта

Руководитель проекта – Мальцева Ирина Викторовна, ответственная за результат проекта. Основные задачи - это координация участников команды, контроль выполнения задач, корректировка плана, подотчетность директору.

Генеральный Директор – Поляков Александр Валерьевич – заказчик проекта. Участие в проекте необходимо для помощи с внедрением нового отдела, а также для сплочения коллектива, чтобы внедрение изменений прошло максимально легко и быстро.

Начальник отдела по работе с персоналом – Степанова Наталья Сергеевна, основная задача, это помочь подготовить сотрудников к новым изменениям, создать кадровый резерв, а так же внести коррективы в должностные инструкции.

Следующим шагом проекта, будет декомпозиция. В ходе обсуждения проекта с руководителем производственного отдела, были выделены два основных направления, которые необходимо реализовать в ходе проекта, представлены в таблице 7.

Таблица 7

Декомпозиция проекта

1. Документ обеспечения проекта	2. Изменения в организационной структуре
1.1 Анализ удовлетворенности сотрудников организационной структурой	2.1 Подготовка персонала к изменениям
1.2 Создание критериев для соискателей для занесение в базу кадрового резерва	2.2 Создание отдела контроля, набор персонала
1.3 Создание и утверждение состава отдела контроля и должностных инструкций	2.3 Перемещение сотрудников внутри организации
1.4 Создание и утверждение "карты" рабочих мест сотрудников	2.4 Создание кадрового резерва
1.5 Создание и утверждение новой организационной структуры	2.5 Обратная связь

На основе декомпозиции проекта, в программе Microsoft Project [33] была сформирована диаграмма Ганта, которую можно увидеть на рисунке 11.

Рисунок 11- Диаграмма Ганта

---

Из рисунка 12 можно заметить, что проект продлиться с 1.07.2018 по 02.08.2018.

Следующий шаг — это составление организационного плана. В нем отражены ответственные, а так же сроки и результаты каждого этапа проекта, представлен в таблице 8.

Таблица 8

Организационный план

Название этапа	Ответственный		Сроки исполнения	Результат
1.1 Анализ удовлетворенности сотрудников организационной структурой	Мальцева Викторовна	Ирина	02.07.18- 04.07.18	Выявленные проблемы в организационной структуре
1.2 Создание критериев для соискателей для занесение в базу кадрового резерва	Мальцева Викторовна	Ирина	05.07.18 - 10.07.18	Создан и утвержден список критериев для занесения соискателе в кадровый резерв
1.3 Создание и утверждение состава отдела контроля и должностных инструкций	Мальцева Викторовна	Ирина	11.07.18 - 19.07.18	Утверждено количество сотрудников в отделе и их должностные инструкции
1.4 Создание и утверждение "карты" рабочих мест сотрудников	Степанова Сергеевна	Наталья	11.07.18 - 13.07.18	Карта расположения сотрудников по отделам
1.5 Создание и утверждение новой организационной структуры	Поляков Александр Валерьевич		11.07.18 -13.07.18	Создана и утверждена новая организационная структура
2.1 Подготовка персонала к изменениям	Поляков Александр Валерьевич		12.10.18-15.10.18	Сотрудники компании принимают и готовы к изменениям
2.2 Создание отдела контроля, набор персонала	Степанова Сергеевна	Наталья	20.07.18 - 27.07.18	Создан отдел контроля
2.3 Перемещение сотрудников внутри организации	Степанова Сергеевна	Наталья	30.07.18-01.08.18	Сотрудники перемещены в соответствии с "картой"
2.4 Создание кадрового резерва	Степанова Сергеевна	Наталья	30.07.18-02.08.18	Включение соискателей в базу кадрового резерва
2.5 Обратная связь	Мальцева	Ирина	30.07.18-01.08.18	Внесены коррективы

---

Так же немало важным этапом при разработке проекта, является выявление возможных событий, которые могут привести к негативным последствиям. Риски необходимо оценить и выработать стратегию и план действий по их устранению. Основные риски приведены в таблице 9.

Таблица 9

Реестр рисков.

Негативное событие (риск)	Негативное событие (риск) Возможные последствия
Непринятие изменений сотрудниками	Уволятся сотрудники
Превышение бюджета проекта	Увеличится общее количество издержек

Основываясь на выявленных рисках, можно оценить их степень влияния на проект в таблице 10.

Таблица 10 - Оценка вероятности и воздействия.

Риск	Вероятность	Воздействие	Рейтинг
Непринятие изменений сотрудниками	0.1	8.4	1
Превышение бюджета проекта	0.02	7.4	2

Определив вероятность наступления негативных событий, а так же их степень воздействия, можно определить стратегии по работе с представленными рисками в таблице 11.

Таблица 11

Стратегия реагирования на известные риски.

Риск	Тип стратегии	Описание стратегии
Непринятие изменений сотрудниками	Снижение	Проведение еженедельных планёрок, а так ежедневное консультирование руководителем проекта персонала, с целью выявления недостатков, или
		непонимания сотрудниками нововведений
Превышение бюджета проекта	Принятие	Создание резерва в бюджете проекта

На основе составленных данных о проекте, составлен бюджет. Из таблицы 12 можно увидеть, что на начальном этапе стоимость проекта составить 17900 рублей.

Таблица 12

Бюджет проекта

Статья расходов	Кол-во единиц	Сумма, руб.
Мальцева Ирина Викторовна	16 часов	2400
Поляков Александр Валерьевич	16 часов	4800
Степанова Наталья Сергеевна	48 часов	9600
Резерв	10 часов	1500
Итого	90	18300

---

Оплата команды проекта, была составлена исходя из расчета средней стоимости рабочего часа в ООО "Полюс Проект".

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ООО «Полюс Проект» — специализированная проектная организация, осуществляющая комплексные работы по проектированию промышленных, энергетических и гражданских объектов.

В данной работе проведен анализ проектной деятельности организации ООО «Полюс» Были выполнены задачи:

1. Рассмотрена организационно управленческая и экономическая характеристика предприятия;
2. Проведен анализ внутренней и внешней среды организации; 3 Оценен уровень проектной зрелости предприятия;
3. Были выделены основные проблемы, препятствующие эффективной деятельности предприятия;
4. Разработаны проект по совершенствованию организационной структуры проектной организации ООО «Полюс Проект».

По окончании проведенного анализа можно сделать определенные выводы, касающиеся деятельности самой организации.

Бухгалтерский баланс организации не точно отражает настоящее финансовое состояние организации, т.к. ООО «Полюс Проект» финансируется из средств бюджета ПАО «Полюс Проект». По той же причине отсутствуют контрольные точки для контроля сроков, бюджета и трудозатрат.

По результатам анализа уровня проектной зрелости по методу Г. Керцнера уровень проектной зрелости организация – непрерывное совершенствование. Это означает, что организация имеет большие теоретические и практические знания в управлении проектами и постоянно совершенствуется в этом.

В ходе анализа организационной структуры были выявлены следующие проблемы:

1. Горизонтальные и вертикальные информационные потери;
2. Отсутствие системы контроля;
3. Нехватка работников в связи с интегрированным ростом.

Для совершенствования организационной структуры организации был разработан проект, направленный на создание в организационной структуре новой единицы - отдела контроля. Так же необходимо создать кадровый резерв и переместить сотрудников внутри организации для улучшения коммуникаций. Оценка эффективности предполагаемого проекта показала, что данный проект произведет экономию в бюджете, сроках и трудозатратах.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Ансофф, И. Стратегический менеджмент. Классическое издание /И. Ансофф. – СПб. : Питер, 2014. – 344 с.
2. Башкатова, Ю. И. Управленческие решения / Ю. И. Башкатова. – М. :ММИЭИФиП, 2013.
3. Виханский, О. С. Менеджмент : учебник / О. С. Виханский, А. И. Наумов. – 5-е изд. – М. : ИНФРА-М ; Магистр, 2013. – 576 с.
4. Вырупаева Т. В. Менеджмент : учебник / Т. В. Вырупаева, Л. С.Драганчук,О. Л. Егошина [и др.]. – Красноярск :Сиб. федер. ун-т, 2016.
5. Герчикова, И. Н. Менеджмент / И. Н. Герчикова. – 4-е изд., перераб. идоп. – М., 2015. – 512 с.
6. Друкер, П. Менеджмент / П. Друкер, Дж. А. Макьярелло. – М., 2014. –704 с.
7. Керцнер Г. Стратегическое планирование для управления проектами с использованием модели зрелости: Пер. с анлг. – М.: Компания АйТи; М.: ДМК Пресс, 2013.
8. Котлер, Ф. Маркетинг менеджмент: экспресс-курс / Ф. Котлер, К. Л. Келлер. – 14-е изд. – СПб. : Питер, 2015. – 810 с.
9. Ларичев, О. И. Теория и методы принятия решений / О. И. Ларичев. – М. : Логос, 2000.
10. Мескон, М. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М. : Изд-во «Дело», 2017.
11. Мильнер, Б. З. Теория организации : учебник / Б. З. Мильнер. – 8-e изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2015. – 848 с.
12. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Издание пятое. – ProjectManagementInstitute, Inc., 2013.
13. Сборщиков С., Березин В., Сборщикова М. Управление промышленным предприятием. // БИНТИ («Бюллетень Иностранной Научно-Технической Информации» журнал). – 2015. - №4. – 14-17 с.
14. Смирнов, Э. А. Теория организации : учеб. пособие / Э. А. Смирнов. – М. : ИЦ РИОР, 2013. – 143 c.
15. Смирнов, Э. А. Управленческие решения / Э. А. Смирнов. – М. : ИНФРА-М, 2014
16. Фласинский, М. Управление информационными проектами / М. Фласинский; Пер. с польск. И.Д. Рудинский. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 190 c.
17. Вакансии ПАО «Полюс» [Электронный ресурс] : http://rabota.polyusgold.com/
18. ПАО «Полюс» [Электронный ресурс] : http://polyus.com/ru/
19. Курс: Управление реализацией проекта (Зимнякова Т.С.) [Электронный ресурс] : https://e.sfu-kras.ru/course/view.php?id=8320
20. Курс: Финансовый менеджмент (для бакалавров менеджмента) [Электронный ресурс] : https://e.sfu-kras.ru/course/view.php?id=844

---