Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

Связь речи и невербального поведения. Зачастую индивид во время общения словами передает одну информацию, но одновременно, с помощью языка телодвижений (мимика, взгляды), воздействует на собеседника в ином направлении.

Дублирование сообщения. По возможности следует использовать несколько коммуникативных каналов для посылки сообщения, чтобы быть уверенным в положительном результате коммуникации.

Поддержка обратной связи для уверенности в получении адекватной интерпретации сообщения. Для этого стоит задавать вопросы и по необходимости давать пояснения и дополнения, устраняя неясное и исправляя неточности получения информации.

Выбор наиболее подходящей формы и способа посылки сообщения. Эффективная коммуникация основывается на информации, соответствующей интеллектуальному, культурному и эмоционально-волевому уровню.

Ясность переживаний. Открытость переживаний является сильным средством воздействия на окружающих. Переживания находят свое выражение в интонациях голоса, особой манере поведения и особых словах, которые более точно передают окружающим смысл послания.

Отказ от оценки личностей. Следует оценивать и интерпретировать слова и поведение человека, а не его личность, реагируя на поведение другого человека, следует обращать внимание на его привлекательные или непонятные модели поведения и обсуждать их, а не оценивать собеседника или коллегу, поскольку одним из важнейших элементов эффективности личностной коммуникации является доверие.

Как показывает опыт, соблюдение названных правил повышает эффективность коммуникации. На повышение коммуникации также влияет минимизация помех. Выделяют три группы помех:

1. Привычка к обсуждению и преждевременной оценке (в т.ч. склонность к огульной критике, оценке личности, безапелляционное диагностирование);

2. Посылка нежелательных решений (в т.ч. склонность к приказам, угрозам, морализирование, неуместные вопросы, навязывание советов);

3. Игнорирование интересов другой стороны (в т.ч. неубедительность доводов, отсутствие логики).

Исследования показывают, что, когда рядовые сотрудники имеют возможность высказать собственные предложения и мнения и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается их мотивация и производительность. [14,c.225] Эффективность внутриорганизационной коммуникации или то, насколько затрачиваемые на этот процесс организационные ресурсы (финансовые, человеческие, материальные) способствуют реализации организационных целей, зависит от множества факторов которые могут быть подразделены на две большие группы: индивидуальные и организационные. [14,c.228-229],

Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене.

Система коммуникации организации включает в себя коммуникативные сети групп и подразделений - организационные факторы. Коммуникативная сеть предполагает как посылку сообщений, так и их получение. [11,c.22]

Коммуникативная сеть обеспечивает: во-первых, реалистичность осуществления стратегического плана организации, а также исполнения задач и инициатив структурных подразделений; во-вторых, способ оценки организационной культуры и отношений. Она определяет способ, число и тип информации, которую получает каждый член организации. Сеть является индикатором того, какие именно каналы обмена информацией в группе и организации открыты, а какие закрыты для членов организации.

Среди многообразия типов коммуникативных сетей можно выделить следующие: «круг», «цепь», «У», «колесо (звезда)», «паутина или 10-канальный», «двухступенчатая иерархия», «тесный круг или клика». «Круг» и «цепь» - это нецентрализованные типы сети, которые характеризуются тем, что информация в группах, выстроенных подобным образом, распространяется последовательно от одного сотрудника к другому. При данных типах количество источников и каналов информации как правило не превышает двух. Третий тип - «У» - и четвертый тип - «колесо» - представляют собой две разновидности централизованного осуществления обмена информацией в группе через одного посредника. Пятый тип - «паутина» - это модель открытого коммуникационного пространства, включающего 10 каналов передачи информации. Это тип децентрализованного взаимодействия членов группы, при котором коммуникация осуществляется свободно на основе потребностей и обоюдного желания общающихся. Шестой тип закрытого коммуникативного пространства - «двухступенчатая иерархия» - представляет собой иерархическую разновидность централизованного обмена информацией через руководителя. В пределах коммуникативного пространства данного типа подчиненные (индивиды или структурные подразделения) направляют информацию только наверх и сверху получают информацию, как о деятельности руководства, так и о работе других организационных подразделений или отдельных членов организации. Седьмой тип - «клика» - также относится к закрытому коммуникативному пространству. Этот тип коммуникативной сети сочетает в себе черты двух типов: «круг» и «паутина». Существование этого типа коммуникативной сети свидетельствует о сегментации группы на подгруппы с различным доступом к коммутативным каналам, определяющим положение и статус членов коллектива. Обмен сведениями между подгруппами и их представителями, принадлежащими к различным иерархическим уровням, ограничен. [11,c.23-25], [10, c.251]:

Эти типичные коммуникативные сети характерны для групп и немногочисленных организаций. Крупные организации с многоуровневой иерархической структурой образуют более сложные сети, представляющие собой комбинации нескольких типов. Тип коммуникативной сети зависит от:

степени реальной власти и влиятельности лидера; характера деятельности организации или группы; личностных черт членов организации или групп; особенностей процессов групповой динамики; характера коммуникации (формального или неформального). Так, для неформального характера межличностной коммуникации более типичны коммуникационные сети «круг», «колесо» и «паутина».

В свою очередь, тип коммуникативной сети определяет следующие аспекты взаимодействия: точность передачи и получения информации; уровень и эффективность выполнения задания; степень удовлетворенности членов группы взаимодействием и результативностью деятельности.

Каждый тип коммуникативной сети определенным образом влияет на развитие информационных процессов, процессов принятия управленческих решений и удовлетворенность членов организации. Многочисленные исследования этого феномена привели к следующим общим выводам [10,c.251-261]:

1. Типы коммуникативной сети «колесо», «У» и «цепь» обеспечивают быструю и точную коммуникацию в процессе выполнения несложных задач.

2. Децентрализованные типы коммуникативной сети, такие, как «круг» и «паутина», позволяют более быстро и точно обмениваться информацией в условиях решения сложной проблемы.

3. Централизованные позиции в коммуникативной сети приводят к большей удовлетворенности субъектов.

4. Наиболее просто осуществлять контроль над коммуникативной сетью со стороны менеджмента в рамках типов «колесо» или «двухступенчатая иерархия», но при этом возможна девальвация организационных ценностей.

5. Сеть «круг» обеспечивает участникам больше возможно взаимного обмена сообщениями, осуществления обратной связи исправления ошибок при ее передаче, нежели другие модели.

6. Формирование сети «клика» является свидетельством сегментации организации на подгруппы и создания иерархической коммуникативной сети, при которой коммуникация в большой степени осуществляется внутри каждой подгруппы, нежели между подгруппами.

Нельзя утверждать, что какой-либо тип коммуникативной сети является исключительно эффективным вне зависимости от ситуации, целей и предполагаемых результатов деятельности. Тем не менее, наиболее приемлемым типом организации коммуникационной сети в организации специалисты считают «паутину». Именно этот тип позволяет использовать 10 каналов коммуникации, соединяя преимущества сети типа «круг» и «звезда».

Многоканальный обмен информацией позволяет достигать высокой степени участия во взаимодействии всех сотрудников организации, доставляет им возможность полностью удовлетворить их собственные коммуникативные потребности. Специалисты также советуют избегать построения и использования иерархических типов коммуникации внутри групп, поскольку они наносят ущерб моральному климату и могут приводить к развитию противоречий в организации.

Эффективность функционирования коммуникативных сетей организации зависит от того, насколько они соответствуют следующим закономерностям: чем меньше посредников при передаче сообщения, тем оно точнее и содержательнее; наиболее действенной является коммуникация между отправителем (источником информации) и получателем - конечным адресатом этой информации.

Формальная коммуникативная сеть (официальная коммуникация) складывается из упорядоченной совокупности коммуникативных каналов и методов. Эта сеть располагается как по вертикали организации, так и по горизонтали, образуя сложную систему информационного обеспечения ее деятельности. Степень сложности этой системы определяется структурой и численностью организации, ее миссией, характером деятельности и другими факторами. Формальная коммуникативная сеть обеспечивает необходимый уровень продуктивности деятельности всех подразделений организации. [11,c.26-27]

Одновременно с формальной сетью в организации возникает и развивается неформальная коммуникативная сеть. Сеть неформальной коммуникации в организации создается спонтанно, на основе потребностей и интересов членов организации в общении и взаимодействии друг с другом, поэтому она не столь упорядочена [9,c.82-89].

Индивидуальная коммуникация членов организации подчинена логике, в рамках которой каждый сотрудник наилучшим образом справляется с должностными обязанностями и заданиями.

Итак, являясь производной от совокупности индивидуальных коммуникаций, организационная коммуникация на основе приоритета организационных целей формирует такую сеть, которая обеспечивает многосторонний и регулярный обмен широкомасштабной информацией. Эта сеть позволяет получать и объективно оценивать фактические данные.

В отличие от организационной индивидуальная коммуникация, как правило, не имеет значительной силы влияния, ей присущ субъективный и эмоциональный характер. Необходимость индивидуальной коммуникации определяется потребностям субъекта в извлечении выгоды от своей деятельности, укреплении статуса в организации, развитии карьеры и т.д.

Формальная коммуникативная сеть создается под воздействием потребностей в организационной и индивидуальной коммуникации. Потребности в организационной коммуникации определяют формирование структуры формальных вертикальных коммуникативных связей. Эти вертикальные коммуникативные связи дополняются развитием формальных горизонтальных коммуникативных связей, которые обеспечивают выполнение должностных обязанностей всеми членами организации. Индивидуальные свойства руководства и неформального лидерства организации определяют специфические особенности коммуникативной сети. [11,c.28-29]

Эффективность коммуникации организаций с многоуровневой иерархической структурой во многом зависит от коммуникативных способностей и доброй воли менеджеров среднего и низшего уровня, выступающих в роли посредников при передаче сообщений с одного уровня на другой. Их готовность к эффективному осуществлению этой миссии в свою очередь зависит от мотивации, организационной культуры, отношения высшего руководства к поддержанию обратной связи и особенностям принятия управленческих решений.

Итак, барьерами, которые препятствуют эффективной организационной коммуникации, являются: страх нижестоящих проявить инакомыслие и инициативу, подменив тем самым лидера коммуникации; отсутствие готовности руководства к открытости коммуникации; непропорциональность информационных потоков сверху вниз и снизу вверх; потеря и искажение смысла сообщений посредниками; феномен группового мышления.

Управление коммуникативной сетью предполагает: установление желаемой и наиболее оптимальной модели сети; контроль за ее функционированием и обеспечение использования преимуществ и минимизации ограничений данной модели; открытие новых каналов обмена информацией и закрытие тех каналов, функционирование которых противоречит интересам организации и препятствует повышению эффективности деятельности; стимулирование развития взаимного доверия, понимания и уважения между всеми участниками коммуникативной сети основы эффективной коммуникации.

Наиболее распространенными каналами взаимообмена информацией в организациях являются: размещение информационных сообщений, включая статьи, на стендах объявлений, в Web-сайтах, в периодических изданиях (газеты и журналы) организации; адресная рассылка сообщений конкретным сотрудникам по домашним адресам; адресная посылка сообщений сотрудникам на их рабочие места; издание тематических информационных листовок; издание специальных публикаций (каталоги и брошюры) ; встречи и собрания; проведение учебных занятий.