Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО «Онежский»).pdf

При получении наличной выручки кассир предприятия рассчитывает лимит остатка наличных денежных средств по формуле:

(1)

где:

L – лимит остатка наличных денежных средств в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за реализованную продукцию (проданные товары) за расчетный период;

P – расчетный период, который определяется в рабочих днях, за который учитывается объем поступлений наличных денег за реализованную продукцию (проданные товары). Расчетный период не может быть более 92 рабочих дней;

№с – период времени в рабочих днях между днями сдачи в банк наличных денег, которые поступили за реализованную продукцию (проданные товары). Такой период не должен быть более семи рабочих дней. [4]

На данный момент максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:

- между организациями;

- между организацией и индивидуальным предпринимателем;

- между индивидуальными предпринимателями. [24]

Если компания имеет подразделения, то лимит остатка в кассе надо определить для каждого из них отдельно. Рассчитать его надо в зависимости от того, куда подразделения сдают наличность. Если подразделение вносит деньги на расчетный счет, минуя кассу головной организации, то лимит у него должен быть свой, но с учетом лимита остатка других подразделений и основной организации. Тогда лимит определить необходимо отдельно для: головной организации; обособленных подразделений. Если подразделение открыто совсем недавно, и пока объем его выручки не известен, то можно использовать формулу определения лимита исходя из предполагаемого дохода. [4] Если подразделения сдают наличную выручку в кассу головной организации, то надо определять для них общий лимит - в совокупности по головной организации и всем подразделения.

Компаниям, которые ведут только безналичные расчеты с контрагентами, определить лимит необходимо из объема выданных наличных денег. За исключением тех сумм, которые сняты со счета для выдачи зарплаты, стипендии и других вознаграждений работникам. [12, с.107]

На любом предприятии кассир является материальным лицом, он в индивидуальном порядке отвечает за доверенное ему имущество, денежные средства. На кассира налагается индивидуальная материальная ответственность, регламентируемая актом приема и передачи имущества и коллективная ответственность.

Виды материальной ответственности, применяемые к должности:

1. Индивидуальная ответственность — кассир обязан сохранять доверенные ему материальные средства, представлять ежедневный отчет об их движении. В ситуации нехватки или недостачи ценностей, сотрудник обязуется компенсировать убытки в индивидуальном порядке.

2. Коллективная материальная ответственность. Действующие сотрудники предприятия обязаны сохранять в целостности предоставляемое им имущество. В случае повреждения или утраты (хищения) товара, работники возмещают недостачу компании в равных долях. Помимо прочего, на кассира может налагаться административная или уголовная ответственность. [18, с.96]

В том случае, если предприятием был нарушен порядок ведения операций в кассе, то может быть наложен административный штраф на должностных лиц в пределах от 4000 руб. до 5000 руб., или на юридические лица в размере от 40000 руб. до 50000 руб. [1], это:

- выявление наличности в кассе свыше требуемого, по результатам кассового отчета;

- нарушения при ведении учетной документации;

- несвоевременное или неполное оприходование кассовой наличности.

Кассир обязан в целости сохранять имущество компании, вести отчетность в кассовом журнале (приход и расход). [19, с.69] Работник несет обязательства возместить убыток предприятию, который произошел по его вине, в результате преднамеренных действий или пренебрежительного отношения. Если в кассе обнаружена недостача, то кассир обязан возместить ее в полном размере. Взыскание недостачи производится следующим образом:

- должна быть обязательно проведена проверка, устанавливающая причины возникновения недостатка средств;

- работник обязан в письменном виде предоставить объяснительную записку, в которой подробно описаны причины возникшей ситуации.

- кассир должен компенсировать убытки в течение последующего месяца, в противном случае, взыскание производится в судебном порядке. [16, с.109]

Однако договором регламентируются случаи, когда работник освобождается от взыскания недостачи, если:

- недостача возникла в результате хищения наличности другими лицами и их вина установлена;

- если свободный доступ к кассе помимо кассира имеют другие сотрудники организации.

- если кассир выдал деньги по расходному ордеру, полученному от бухгалтера, в котором была совершена ошибка. В данной ситуации недостачу должен возместить бухгалтер;

- если сотрудник вынужденно покинул рабочее место в результате обстоятельств, угрожающих его здоровью и жизни, к ним относятся стихийные бедствия, пожары, акты терроризма. [20, с.77]

Кассир привлекается к материальной ответственности и обязательству возместить причиненный им ущерб, если соблюдены следующие условия: [13, с.115]

1. Установление причины, которая является прямым доказательством вины работника. То есть, если установлено, что недостача явилась следствием преднамеренных действий кассира, или возникла по неосторожности или халатности.

2. Противоправные действия или бездействия. Если недостаток денежных ценностей возник в результате невыполнения его прямых обязательств, регламентируемых трудовым договором. К ним относятся: несоблюдение правил хранения и передачи ценностей, ошибочное совершение кассовых операций, нарушение правил эксплуатации кассовой машины, самовольный уход с рабочего места в течение дня.

3. Установление причинно-следственной связи между вышеперечисленными условиями, то есть доказанная вина должна являться следствием действий кассира. [13, с.115]

Наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. [19, с.80]

В случае обнаружения утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. [21, с.47]

Руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

При транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и в случае необходимости - транспортное средство. [10, с.63]

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие подобные места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем. [12, с.26]

Предприятие при ведении наличных расчетов может использовать как контрольно-кассовую машину, так и форму бланков документов, утвержденных Министерством Финансов. Обязанность предприятий, требования в сфере применения ККМ установлены Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». [3]

Каждое предприятие для учета движения денег должно вести также кассовую книгу. Листы кассовой книги заполняются кассиром и формируются в машинной памяти. Вкладной лист кассовой книги является «Отчетом кассира», к которому прилагаются приходные и расходные документы, зарегистрированные в нем. В конце рабочего дня отчет кассира с приложениями сдается для последующей переработки в бухгалтерию, под расписку бухгалтера в корешке кассовой книги. При этом на предприятии обеспечивается полная сохранность кассовых документов. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. [18, с.119]

В конце года листы кассовой книги подшиваются, пронумеровываются, скрепляются печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера.

Существует следующий порядок проведения кассовых операций:

- оформление первичных документов по приходу и расходу денежной наличности;

- проведение регистрации приходных и расходных документов в журнале регистрации;

- запись кассовых операций в кассовую книгу под копирку в двух экземплярах, в конце дня выведения остатка;

- сдача бухгалтеру второго экземпляра кассовой книги (отчет кассира) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге. [19, с.105]

1.3. Бухгалтерский учет наличных денежных средств в кассе предприятия

Бухгалтерский учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса». По назначению и структуре этот счет относится к основным бухгалтерским счетам. По отношению к балансу счет активный. По дебету счета отражается поступление наличных денежных средств в кассу, а по кредиту – выплата денежных средств [11, с.298] (таблица 1.2).

Таблица 1.2

Структура счета 50 «Касса»

По экономическому содержанию счет 50 «Касса» является одним из счетов учета денежных средств, он относится к разделу 5 «Денежные средства» Плана счетов и предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, находящихся в кассе предприятия. [12, с.264]

Счет 50 «Касса» имеет три субсчета:

50/1 – касса организации;

50/2 – операционная касса;

50/3 – денежные документы. [18, с.142]

На субсчете 50/1 учитываются денежные средства в кассе организации. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты, например 50/4 «Касса организации в долларах США». [10,с.67]

На субсчете 50/2 учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Его организации (в частности, транспорта и связи) открывают при необходимости. Вместе с тем данный субсчет необходим для осуществления расчетов с населением с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). На каждую ККМ открывается отдельная книга кассира-операциониста. В этой книге отражаются: