Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Виды каналов коммуникации).pdf

Введение

Актуальность темы курсовой работы определяется тем, что внутрикорпоративные коммуникативные связи, реализующие информационную, управленческую и объединяющую функции, выполняют внутри компании важную задачу, которая устанавливает и поддерживает отношения между организацией и ее сотрудниками.

Формированием связей в организациях занимаются, как правило, службы по связям с общественностью (или отдельные их представители), выступающие одним из структурных подразделений организации.

Однако в последнее время, понимая значимость внутрикорпоративного PR, руководители все чаще стали создавать в своих компаниях отделы по внутрикорпоративным коммуникациям. Задача такой службы состоит в том, чтобы содействовать эффективному управлению человеческими ресурсами, созданию доверительных, заинтересованных отношений между руководством и сотрудниками, надежных вертикальных и горизонтальных связей внутри организации.

Объектом исследования является коммуникационные барьеры.

Предметом исследования является функционирования коммуникаций на примере фирмы.

Цель данной работы – проанализировать организацию коммуникации и барьеры взаимосвязи на примере ООО "Никма" и разработать рекомендации по повышению его эффективности.

Для осуществления цели были поставлены следующие задачи:

1) изучить понятие коммуникаций, барьеров и их характеристики.

2) Исследовать способы передачи информации и каналы коммуникации внутри компании.

3) Проанализировать оценку эффективности коммуникаций, их барьеров и разработать рекомендации для их совершенствования.

В качестве теоретической основы данной курсовой работы были использованы труды зарубежных и российских специалистов по теории и практике связей с общественностью, по коммуникациям в организациях и коммуникаций. Наиболее ценными, в той или иной степени затрагивающими область данного исследования, являются работы таких авторов, как Зигфрид Шик, Чумиков А.Н., Кочеткова А.В., Мюллер, Г.Л.Тульчинский, Минаева Л.В, Хлынина М.В.

Также при написании работы были изучены статьи и аналитические материалы из Интернет – источников, а также информация, представленная, в том числе, на официальном сайте ООО «Никма».

Методологической базой исследования служит сравнительно – сопоставительный анализ, SWOT – анализ, PEST – анализ, Контент – анализ.

Практическая значимость состоит в возможности применения сделанных автором курсовой работы рекомендаций для организации деятельности аналогичных отделов в других компаниях.

Цель и задачи исследования определили структуру курсовой работы.

Она состоит из двух глав: в первой рассматриваются в теоретические аспекты коммуникаций и особенности каждого канала коммуникации, с помощью которых отдел работает эффективно.

Вторая глава посвящена анализу и характеристике компании ООО «Никма» и организацией ею культуры.

В третей главе представлены рекомендации по совершенствованию культуры.

Глава 1. Особенности коммуникации в организациях

1.1. Понятие и особенности коммуникаций

PR - управленческая деятельность, связанная с установлением благоприятных (гармоничных) отношений между организацией и социальной средой (общественностью) посредством коммуникации^[1].

Коммуникация – это деятельность, имеющая цель, необязательно осознаваемую, предполагающая одного или более участников и заключающаяся в посылке и получении разного рода сообщений, которые используют различные каналы, могут искажаться под воздействием шума, существуют в некотором контексте, оказывают определенный эффект на адресата и оставляют возможности для обратной связи^[2].

Т. Шибутани считает, что «коммуникация – это, прежде всего, способ деятельности, который облегчает взаимное приспособление деятельности людей. Это такой обмен, который обеспечивает кооперативную взаимопомощь, делая возможной координацию действий большой сложности»^[3].

Внутрикорпоративная коммуникация - это совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения интеллектуального или эмоционального содержания внутри организации между ее сотрудниками. В обыденном понимании задача коммуникации сводится к процессу простой передачи информации как между сотрудниками одного уровня, так и между руководителями и подчиненными. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель^[4].

Для эффективного ведения бизнеса важна стабильность. Для создания стабильности необходимо наладить отношения внутри коллектива, тогда работа будет идти в положительном направлении. Благоприятный климат в компании настраивает сотрудников на плодотворную деятельность, тем самым укрепляя организацию изнутри. Так постепенно начали появляться отделы коммуникации.

Одной из целей отдела коммуникаций стала система донесения информации от управляющих компанией до сотрудников и вовлечение сотрудников организации в жизнь компании, таким способом добиться от сотрудников положительного восприятия руководства и компании в целом.

Для обоснования необходимых физических, психических и финансовых затрат, явно недостаточно одних лишь ссылок на то, что отдел внутренней коммуникации какой-то особый. Как недостаточно и утверждения о том, что работу отдела внутренней коммуникации невозможно рационально измерить и оценить по производственно-экономическим показателям^[5].

Рассмотрим основные задачи отдела коммуникации:

- создать условия для беспрепятственной и ясной передачи информации

- предотвратить возникновение слухов

- реагировать в проблемных неопределенных ситуациях

- распространять официальную позицию руководителей компании

- формировать организационную миссию и корпоративную культуру компании

- организовать открытую обратную связь с сотрудниками

- не допускать конфликтных ситуаций, чтобы достичь взаимопонимания для достижения общих целей^[6].

Конечной целью коммуникаций является слаженность, открытость и ясность в работе организации.

Далее стоит затронуть функции работы в отделе коммуникаций, что влияет на эффективное ведение бизнеса:

1) Четкое и ясное пояснение целей и задач компании

2) Информирование персонала о происходящем внутри компании

3) Повышение развития культуры коммуникаций

4) Ознакомление сотрудников с культурой и стилем компании^[7].

В каждой организации должен быть отдел коммуникаций, так как благодаря этому отделу зависит работа коллектива, эффективная работа руководства, культура поведения организации и вследствие - успешное развитие всей компании в целом. Чем меньше команда 0ВК, тем меньше сфер деятельности она может охватить и, следовательно, тем меньше проблем она может решить^[8].

Отдел коммуникаций может постепенно поменять культуру в организации, но все участники должны понимать, что:

- Культурные изменения - это длительный процесс;

- Необходимо убедить руководителя в важности изменений;

- Представители высшего руководящего звена (объект для подражания) должны обосновать потребность и продемонстрировать желание создать новую культуру, которая будет «органично сочетаться с организационной реальностью», а также то, что соответствующее поведение будет достойно поощряться^[9].

1.2 Виды каналов коммуникации

Лишь в исключительных случаях во время создания организации развитие коммуникативных мероприятий начинается «с чистого листа». Как правило, уже на первых стадиях создания можно заметить более или менее развитую коммуникативную инфраструктуру.

Под «коммуникативной инфраструктурой» понимают институционализированные способы коммуникации, которые обеспечивают связь: как с внутренними, так и с внешними целевыми группами.

Коммуникативная инфраструктура охватывает все виды коммуникации, непосредственную (вербальную) коммуникацию, а также печатные средства и электронные средства передачи информации. Таким образом, для ОВК решающим является тот факт, что в его распоряжении находятся практически все способы коммуникации, независимо от того, кто в отдельности за них отвечает^[10].

Коммуникативная инфраструктура подразделяется на три раздела:

1) Личные

2) Печатные

3) Электронные^[11]

Рассмотрим основные каналы коммуникации, которые наиболее популярны в организациях и благодаря которым наиболее быстро повышается эффективность работы организации.

Информационный бюллетень для сотрудников.

Во многих организациях отдел внутриорганизационной коммуникации информирует менеджеров с помощью специального информационного бюллетеня, который рассылают на домашний или на электронный адрес. Главная цель этого бюллетеня - обеспечить менеджеров эксклюзивной информацией. Как правило, это не удается: обычно эта информация не представляет особого интереса (самую значимую и конфиденциальную информацию в любом случае не передают таким способом) или она обращена не к руководителям. Такую информацию можно также разместить в журнале для сотрудников. Эти каналы передачи информации не соответствуют содержанию: некоторые менеджеры распространяют информационный бюллетень также и среди своих подчиненных, другие же скрывают ее, следуя девизу: «Знание - сила». Только немногие руководители применяют его так, как этого хотелось бы, а именно в качестве дополнительной информации и/или для поддержания собственного влияния на сотрудников посредством коммуникации^[12].

Прямая связь или диалог топ - менеджеров и служащих.

Самый важный участник коммуникации в организации - руководитель, особенно в условиях организационных реформ. Поэтому задача ОВК – помогать руководителям всех уровней при выполнении их коммуникативных задач. Суть этой помощи-убедить руководителя, что открытый диалог с менеджерским звеном и непосредственная коммуникация с сотрудниками крайне необходимы. Также следует побудить менеджеров к открытому обмену информацией.

Во времена глобальных изменений необходимо, чтобы руководитель общался с сотрудниками, не только передавая информацию через своих подчиненных - ему стоит общаться с ними лично^[13].

Непосредственный контакт важен по следующим причинам:

Во-первых, как раз в периоды сомнений сотрудникам важно услышать мнение о происходящем непосредственно из уст руководителя организации.

Во-вторых, в «переломных» ситуациях начальники часто испытывают сомнения, не видят четких перспектив для себя и организации и склонны к конфликтам. Это означает, что они не до конца верят в то, что в роли коммуникаторов и универсальных сотрудников они могут позитивно повлиять на развитие организации^[14].

Корпоративные мероприятия.

В крупной организации руководителю сложно установить личный контакт с работниками из-за их количества. В таком случае можно организовать мероприятие для одной или двух тысяч служащих. В компании, где работают десятки тысяч служащих, никакого мероприятия недостаточно для того, чтобы обратиться к каждому человеку лично. Кроме того, не стоит переоценивать эффективность подобных мероприятий. При качественной инсценировке можно вызвать воодушевление, но без поддержки оно продлится недолго^[15].

Неформальная коммуникация.

Неформальная коммуникация - необходимый катализатор организационных процессов. В период реструктуризации личные контакты чаще всего наиболее стабильны. Они гарантируют бесперебойное функционирование организации в переломные периоды, когда новые структуры и процессы еще не сформированы. Но даже если производство остановлено, как правило, существует ряд препятствий, которые можно преодолеть только с помощью неформальных контактов^[16].

Каждому знакома ситуация: на семинаре коллеги узнали гораздо больше полезной информации, в том числе к кому можно «обратиться» за рамками регламентированных формальных отношений. Сеть неформальных контактов жизненно необходима для организации, так как она гарантирует скорость и гибкость реакции, что, как правило, невозможно в рамках формального общения. Если все убеждены, что неформальные отношения могут принести пользу для организации, то задачей отдела внутри - организационной коммуникации должна стать поддержка, развитие, и сохранение горизонтальной (=иерархической) неформальной коммуникации. ОВК может достичь этого, предоставив для этого все необходимые условия.