Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Виды каналов коммуникации).pdf

- Отказ в приеме новых работников, если в них нет потребности

- Обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендентов требованиям, предъявляемым содержанием работы

- Ориентация на наиболее квалифицированные кадры

Несмотря на структуризацию процесса отбора, руководству иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда поиск и отбор персонала заранее не планируется и осуществляется лишь в момент, когда руководитель сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий. Потребность в персонале оценивается директором и основывается на изменении объема работ.

На основе принципов и функций сформированы методы управления персоналом, т.е. те способы, с помощью которых руководство воздействует на персонал (Таблица 11).

Таблица 11. Методы управления персоналом, используемые руководством ООО «Никма»

Что касается планирования кадров, то долгосрочного планирования не происходит. Как правило, при освобождении штатной единицы объявляется конкурс на вакантную должность. Обычно поиск кандидатов начинается с подачи объявления в СМИ или своим работникам. Таким образом, используются как внешние, так и внутренние источники поиска кандидатов.

Набор кадров – один из ключевых моментов работы компании «ООО «Никма», т.к. от качества отобранных кадров зависит эффективность работы предприятия и использование всех остальных ресурсов. Поэтому ошибки в подборе кадров являются растратой денег, а хорошие кадры – удачный способ их вложения.

2.3. Анализ коммуникаций «ООО «Никма»

В компании множество разносторонних каналов коммуникации: печатные, личные, а также электронные.

Чтобы новости как можно быстрее доходили до сотрудников, используется общекорпоративные рассылки в outlook, объявляемая лента новостей портала Диалог и социальной корпоративной сети Yammer.

Рассмотрим каждый канал коммуникации: Обратная связь.

Каждый сотрудник имеет право задать вопрос о деятельности Компании и получить комментарий/официальный ответ на него для этого он может:

1) напрямую обратиться в подразделение, ответственное за бизнес-процесс, интересующий сотрудника;

2) воспользоваться одним из каналов обратной связи

Задать вопрос сотрудники могут:

1) президенту Компании, воспользовавшись его сайтом

2) непосредственному руководителю, ответственному за процесс сотруднику иди сотрудникам дирекции по корпоративным связям и информации

3) по электронной почте, а также на персональные адреса сотрудников группы внутренних коммуникаций в Санкт-Петербурге и специалистам по корпоративным коммуникациям в регионах

4) по телефону - по номерам сотрудников внутренних коммуникаций и специалистам по коммуникациям в регионах

5) на информационных встречах сотрудников с руководством -на каждой встрече сотрудникам предоставляется возможность задать вопрос

6) в разделе Открытый кабинет - руководству Компании.

Сотрудники группы внутренних коммуникаций обязаны предоставить ответ на вопрос или комментарий, поступивший по каналам обратной связи в течение пяти рабочих дней при условии своевременного предоставления информации экспертами.

Однако срок предоставления ответа может быть увеличен, если необходимы глубокая проработка вопроса, обращение к большому количеству экспертов и анализ их ответов, а также привлечение внешних экспертов. Срок предоставления ответа может превышать 15 рабочих дней. Каждый сотрудник компании, являющийся экспертом, обязан предоставить группе внутренних коммуникаций информацию, необходимую для составления ответа/комментария сотрудникам Компании.

Сбор обратной связи

Каждый сотрудник имеет право инициировать сбор обратной связи по определенному вопросу в случае, если это необходимо для улучшения работы по направлению или повышению эффективности бизнес-процессов.

Сбор обратной связи может быть проведен в форме анкетирования, интервьюирования или исследования

1) Анкетирование-метод получения информации от сотрудников с помощью анкеты. Она может быть заполнена в печатном или электронном виде, в том числе на портале Диалог.

2) Интервьюирование-метод получения информации от сотрудников с помощью одного или нескольких вопросов, задаваемых устно

3) Исследование-совокупность различных методов получения информации.

Следующий канал коммуникации - это общекорпоративные рассылки

Общекорпоративные рассылки по электронной почте -на сегодняшний день самый оперативный способ информирования в Компании. Благодаря им все сотрудники ООО "Никма", имеющие компьютеры, могут быстро получит важную информацию.

В основном, по почте рассылаются:

1) обращения топ-менеджеров по самым значимым и актуальным вопросам

2) приглашения на различные мероприятия

3) важные сообщения, касающиеся всех сотрудников Компании

4) документы и инструкции общего пользования

5) объявления о сборе заявлений, о работе автохозяйства, магазинов

6) анонсы конкурсов, акций и розыгрышей

Еще один канал - это электронный портал «Диалог».

Ежедневно обновляемая лента новостей на портале

- хорошая возможность в онлайн-режиме узнавать новости о брендах, событиях, в которых принимает участие Компания, а также о сотрудниках и их достижениях. На лентах новостей отдельных заводов можно прочитать интересные новости и важные объявления, предназначенные для сотрудников конкретного филиала или региона.

Один раз в квартал в штаб-квартире Компании в Санкт-Петербурге проходят встречи Президента и топ- менеджеров с ключевыми сотрудниками.

На встречах, которые длятся примерно 1,5-2 часа, сотрудники могут узнать об итогах работы Компании, планах на будущее, ситуации на рынке, а также получить стратегическую информацию о различных направлениях деятельности Компании и ключевых проектах подразделений.

Сотрудники могут получить ответы от руководства на волнующие их темы следующими способами:

- задать их на встрече

- заранее прислать их на электронный адрес

- оставить в разделе " Открытый кабинет" Открытый кабинет-еще один канал коммуникации.

Это раздел, в котором можно задать вопросы Президенту и другим топ - менеджерам Компании по волнующим сотрудников темами получить на них ответы. Кроме того, здесь в хронологическом порядке опубликованы ссылки на все обращения руководства Компании к сотрудникам.

Презентации с квартальных встреч публикуются на портале сразу по окончанию встречи в формате pdf. Через неделю на портал выкладываются тезисы выступлений спикеров.

Экскурсионная деятельном относится не только к внутреннему PR, но и к внешнего. Экскурсии проводятся для любых желающих от 18 ти лет с дегустацией. Это привлекает покупателей, они знакомятся с продукцией ближе и благодаря этому возрастает объем продаж. Также экскурсии проводятся для клиентов, партнеров и инвесторов, в том числе и иностранных. Это позволяет им ознакомиться с заводом, продукцией и в дальнейшем сотрудничать с организацией.

Таким образом, система коммуникации в ООО "Никма" развита достаточно широко. Очень интенсивно задействуются все современные компьютерные и наглядные методы. Однако специального отдела компания не имеет.

2.4. Актуальные проблемы управления коммуникативными барьерами в ООО «Никма»

К сожалению, в ООО «Никма» периодически имеет место проблема так называемого «испорченного телефона», то есть персонал не совсем верно воспринимает информацию.

Приведем помехи, препятствующие эффективному слушанию:

- физический дискомфорт;

- прерывания;

- занятость мыслями о других вещах;

- заранее подготовленные ответы;

- отношение к собеседнику;

- избирательное слушание.

Дабы устранить эффект «испорченного телефона» на предприятии ООО «Никма», могут быть предложены к использованию техники активного слушания.

Структура техник активного слушания состоит из следующих задач:

1. Умение разговорить. Сюда входят техники формулирования вопросов, прежде всего открытых.

2. Умение услышать и понять. Сюда относятся:

- техника повторения;

- техника перефразирования;

- техника интерпретации.

Для наиболее полного понимания необходимо задавать вопросы собеседнику, но делать это нужно правильно, исходя из цели. Для различных ситуаций целесообразно использовать разные типы вопросов (таблица).

Таблица 11. Типы вопросов в коммуникации

В каждой беседе важно не только слушать, но и слышать то, что хотел сказать человек. Не менее важно для работников ООО «Никма» умение услышать своего собеседника. Дейл Карнеги говорил о том, что секрет влияния на людей состоит не в умении говорить, а в умении быть хорошим слушателем. Для формирования у персонала предприятия такого умения, необходимо привить ему некоторые привычки в области коммуникации:

- повторение – дословное воспроизведение, цитирование сказанного партнером;

- перефразирование – краткая передача сути высказывания партнера;

- интерпретация – высказывание предположения об истинном значении сказанного или о причинах и целях высказывания партера.

На уровне саморегуляции приведем такие рекомендации при общении персонала:

- принимать партнера таким, какой он есть;

- быть эмоционально устойчивым и терпимым;

- сосредоточить свое внимание только на собеседнике.

Рекомендации на уровне невербального общения:

- поза должна быть максимально обращена к партнеру;

- необходимо выражать свою поддержку взглядом, кивками головы, жестами, интонацией;

- выдерживать паузы.

На уровне невербального общения дадим следующие рекомендации:

- поддерживать говорящего междометиями «да-да», «угу» и т. п.;

- задавать открытые вопросы;

- помогать собеседнику продолжить его мысль, эхом повторяя его последние слова.

- использовать пересказ, резюмирование.

Также существует неформальная коммуникация – свободная, которую в теории и практике управления определяют, используя понятие «слух», рассматривая возникновение, распространение, потребление слухов. Специфику неформальной коммуникации, осуществляемую посредством слухов, зачастую связывают с двумя важными признаками: недостоверностью содержания информации и личными каналами связи. Д. В. Ольшанский, например, отмечает: «Слухи – это особая, обычно недостоверная информация (и/или искажающая форма передачи любой информации), распространяющаяся исключительно в устной форме, как бы «по секрету», «из уст в уста», и функционирующая исключительно в звуковой форме».

Но такой признак слухов, как недостоверность, требует уточнения, как, кстати, и само количество признаков слуха. Дело в том, что недостоверность может быть присуща и формальной коммуникации, а это означает, что используемый признак при определении специфики неформальной коммуникации посредством слухов не является решающим. На наличие недостоверных моментов в формальной коммуникации неоднократно обращали внимание исследователи. Так, знания, умения, эмоции, стимулы, которыми делятся коммуниканты, не обязательно являются правдивыми и достоверными.

Если согласиться с представленной позицией, а также с тем, что слухи, в свою очередь, бывают относительно достоверными, то возникает вопрос о специфике слухов как содержания неформальной коммуникации. По нашему мнению, нужно обратить внимание на признаки неформальной коммуникации, которые противоположны признакам формальной коммуникации.