Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации(Понятие и особенности)).pdf

1.2 Внешняя среда

Внешняя среда состоит из набора активных экономических субъектов, экономических, социальных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в предпринимательской среде и влияющих на различные секторы его деятельности. Внешняя среда зависит от внешних и внутренних факторов воздействия^[10].

Внешние влияния - это условия, которые организация не может изменить, но которые должны постоянно учитываться в ее работе: профсоюзы, правительство, экономические условия. Если говорить о количестве внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, под влиянием правительственных постановлений, частых пересмотров контрактов с профсоюзами, несколькими группами влияния, множеством конкурентов и ускоренными технологическими изменениями, Можно сказать, что эта организация находится в более сложной среде. организация, обеспокоенная действиями нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, в отсутствие профсоюзов и медленной смены технологий.

Анализ внешней среды обычно считается первоначальным процессом стратегического управления, поскольку он позволяет определить как миссию, так и цели компании, а также разработать поведенческие стратегии, позволяющие ей выполнить свою миссию и достичь своих целей. Это процесс, с помощью которого разработчики стратегического плана контролируют внешние факторы организации, чтобы определить потенциальные угрозы для общества^[11].

Анализ внешней среды дает важные результаты. Это дает организации время для прогнозирования возможностей, планирования непредвиденных обстоятельств, разработки системы раннего предупреждения о потенциальных угрозах и разработки стратегий для преобразования предыдущих угроз во все виды угроз. выгодные возможности^[12].

Для того чтобы оценить необходимость тщательного анализа внешней среды организации, также необходимо учитывать характеристики внешней среды, которые оказывают непосредственное влияние на сложность ее реализации. ,

Внешняя среда может характеризоваться следующими качествами:

- взаимосвязь факторов;

- сложность;

- мобильность;

-неопределенность.

Во-первых, взаимозависимость факторов окружающей среды является одной из этих характеристик. Это уровень силы, с которым изменение одного фактора влияет на другие факторы. Взаимосвязь важна не только для рынков страны или региона, но и для мирового рынка. Эта взаимозависимость превратила среду современных организаций в быстро меняющуюся среду. Менеджеры больше не могут рассматривать внешние факторы отдельно, изолированно друг от друга^[13].

Во-вторых, можно отметить такую ​​характеристику, как сложность внешней среды. Это количество факторов, которым должна соответствовать организация, а также уровень вариации каждого фактора. Если говорить о количестве внешних факторов, на которые компания реагирует, если на нее оказывается давление со стороны государственного регулирования, частых пересмотров контрактов с профсоюзами, несколькими группами влияния, множеством конкурентов и ускоренными технологическими изменениями, Можно сказать, что эта организация находится в более сложной среде, чем, например, организация, озабоченная действиями нескольких поставщиков, нескольких конкурентов в отсутствие профсоюзов и медленного изменения технологии. Организации, работающие в простой среде, имеют одно преимущество: им нужно обрабатывать только несколько категорий данных, которые необходимы для принятия управленческих решений. По этой причине в менее сложной среде требуется менее сложная организационная структура, но поскольку разные организации работают в разных средах, ситуационный подход определяет, что лучшей организационной структуры не существует.

В-третьих, необходимо отличать мобильность от окружающей среды. Это относится к скорости, с которой происходят изменения в среде организации. Многие исследователи отмечают тенденцию постоянно меняющейся среды современных организаций. Однако, если эта динамика распространена, существуют организации, вокруг которых внешняя среда является особенно мобильной. Например, в результате исследований было установлено, что темпы изменения технологий и конкурентных параметров в фармацевтической, химической и электронной промышленности выше, чем в других отраслях. Быстрые изменения происходят в аэрокосмической промышленности, производстве компьютеров, биотехнологии и телекоммуникациях. Относительные, менее ощутимые изменения коснутся строительства, пищевой промышленности, упаковки и упаковочных материалов^[14].

Кроме того, мобильность внешней среды может быть выше для некоторых подразделений организации и ниже для других. Например, во многих компаниях отдел исследований и разработок сталкивается с высокой мобильностью внешней среды, поскольку он должен следить за всеми технологическими инновациями. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в среду, которая развивается относительно медленно, характеризуется устойчивым движением ресурсов в материалах и рабочей силе. В то же время, если производственные мощности рассредоточены по разным странам или регионам страны или если исходные ресурсы поступают из-за рубежа, производственный процесс может происходить в очень мобильной среде. Учитывая сложность операций в очень мобильной внешней среде, организация или ее подразделения должны полагаться на более разнообразную информацию для принятия эффективных управленческих решений относительно своих внутренних переменных. Это затрудняет принятие решений.

В-четвертых, всегда есть характеристика внешней среды, а именно неопределенность. Это зависит от количества информации, которую организация (или человек) имеет о конкретном факторе, а также от функции доверия к этой информации. Если имеется мало информации или сомнений относительно их точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда информация является достаточной и должна считаться очень надежной. Поскольку бизнес становится все более глобальным, требуется все больше и больше информации, но уверенность в ее точности значительно уменьшается. Зависимость от мнений иностранных экспертов или аналитических материалов на иностранном языке увеличивает неопределенность. Чем неоднозначнее внешняя среда, тем труднее принимать эффективные управленческие решения^[15].

Все эти характеристики внешней среды компании отражают сильную динамику и переменный характер ее изменений, что требует от управленческих задач максимально точного прогнозирования, оценки и анализа внешней среды компании. заранее определить характер и силу угроз, разработать и правильно скорректировать выбранную стратегию. В связи с развитием менеджмента методы стратегического планирования и управления были изменены и улучшены. В современных условиях наиболее эффективным является необходимость превентивного реагирования на ожидаемые изменения внешней среды, поскольку только таким образом вы можете не только выживать и адаптироваться, но и максимально эффективно использовать резервы. организации, а также возможности, вытекающие из изменений. Все это создает предпосылки для дальнейшего развития^[16].

Подводя итог всему вышесказанному, следует отметить, что деятельность основных направлений бизнеса тесно связана и зависит друг от друга и от внешней среды. Таким образом, можно сказать, что управление бизнесом определяется двумя факторами:

- характеристика производственного процесса;

- характер внешней среды.

Нынешняя тенденция заключается в возрастающей важности второго фактора, который становится решающим.

2. Анализ внешней и внутренней среды туристской фирмы

ТОО «ZhanSayat Travel»

2.1 Общая характеристика деятельности компании

С момента создания турфирма во главу своей деятельности ставила удовлетворение все возрастающих потребностей казахстанских туристов, в большинстве своем тех, кто постоянно повышает свой культурный кругозор и, соответственно, нуждается в более качественном обслуживании и персонификации требуемых туристских услуг.

Компания позиционирует себя следующим образом: "Ваш отдых - наша профессия". Этот лозунг наиболее точно отражает отношение руководства и сотрудников компании к своим клиентам.

Это отношение строится на трех основных принципах:

• индивидуальный подход к каждому клиенту;
• использование высоких технологий с целью наиболее адекватно создать свой продукт по отношению к запросам потребителей;
• быстрый и компетентный ответ на все поступающие заявки, без исключения.

Организационная структура фирмы «ZhanSayat Travel» представлена на рисунке 3.

Будет видно из этого рисунка, организационная структура фирмы имеет функциональную организационную структуру. Функциональная департа­мента­лизация - это процесс деления фирмы «ZhanSayat Travel» на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности.

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Отдел маркетинга

Начальник туристского отдела

Менеджер по формированию индивидуальных турпакетов(1)

Менеджеры по организации и продажи туров (3)

Менеджер по внутреннему туризму (1)

Ассистент маркетолога (1)

Маркетолог (1)

Менеджер по оформлению ж/д и авиабилетов(1)

Организационный отдел (2)

Уборщица (1)

Рисунок 3 - Организационная структура ТОО «ZhanSayat Travel»

Примечание – составлено автором на основе источника [22]

Согласно данным, приведенным на рисунке 4 первым руководителем ТОО «ZhanSayat Travel» является генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия, без особой на то доверенности действует от имени фирмы, представляет её интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками организации. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность фирмы, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся:

1. Главный бухгалтер.

2. Начальник туристского отдела.

3.Отдел маркетинга.

4. Организационный отдел.

Главный бухгалтер – осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Бухгалтер совмещает функции бухгалтера и экономиста, осуществляя все финансовые расчеты, планируя экономические показатели деятельности турфирмы, отвечая за ее финансовую отчетность. В части планирования он тесно взаимодействуют с директором и собственниками фирмы.

Далее в подчинении директора стоит начальник туристского отдела. Начальнику туристского отдела подчиняются агенты по продажам турпакетов и авиабилетов. Специалисты этого отдела решают все вопросы, связанные с организацией туров, заключением договоров с собственниками туристских объектов и услуг, перевозчиками и т.д., с отправкой туристов, а также с покупкой и продажей туров у туроператоров (зарубежный туризм). Тем самым специалисты указанных отделов занимаются непосредственным выполнением туроператорских и турагентских функций турфирмы «ZhanSayat Travel».

В отделе маркетинга работают 2 специалиста, имеющие образование по специальности «маркетолог», и они выполняют все функции по управлению маркетингом в турфирме. Организационный отдел также включает 2 чел., которые занимаются всеми вопросами, связанными с организацией деятельности турфирмы, ее материально-техническим и информационным обеспечением (оргтехникой, связью, канцелярскими принадлежностями и т.д.), обеспечивают ежедневное функционирование офиса, его комфорт и уют и т.д. Они же выполняют функции кадровой службы.

Организационный отдел также включает 2 чел., которые занимаются всеми вопросами, связанными с организацией деятельности турфирмы, ее материально-техническим и информационным обеспечением (оргтехникой, связью, канцелярскими принадлежностями и т.д.), обеспечивают ежедневное функционирование офиса, его комфорт и уют и т.д. Они же выполняют функции кадровой службы.

Таким образом, общее количество работников в турфирме составляет 15 человек, включая уборщицу. Это - средняя численность персонала, которая обычно имеет место в большинстве турфирм местного уровня.