Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( ООО «Фаворит» ).pdf

К устным коммуникациям относятся: телефонные разговоры, публичные выступления, совещания, непосредственное общение.

По словам авторов коммуникационных исследований, существует огромное количество проблем, коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникации сотрудников организации. [17, c. 9]

Межличностными коммуникационными барьерами являются семантические (знания значения слов), невербальные барьеры, неэффективная обратная связь, неумение слушать.

Задача руководителей организаций состоит в том, чтобы выявить эти барьеры и разработать конкретные рекомендации по повышению эффективности межличностной коммуникации. [16, c.32]

1.2. Теоретические аспекты эффективного управления организационными коммуникациями

Проведенное исследование трактовок понятия «организационные коммуникации» позволило выявить отсутствие единого подхода к их определению. Уточняя содержание данного понятия, автор подчеркивает двойственную природу и целенаправленный характер организационных коммуникаций. Исходя из этого, организационные коммуникации определяются как процессы информационного и неинформационного (межличностного, эмоционального) взаимодействия внутри предприятия и с внешним окружением, направленные на достижение целей предприятия. [4,c. 61] Коммуникационные факторы оказывают влияние на эффективность процесса управления на каждом этапе управленческого цикла (таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Коммуникационные факторы воздействия на процесс управления [5]

Анализ взглядов специалистов в области управления коммуникациями позволил уточнить значение коммуникаций для предприятия как: 1) инструмента интеграции всех видов деятельности; 2) среды и механизма управления; 3) средства обеспечения гибкости и адаптивности предприятия; 4) инструмента развития кадрового и инновационного потенциала; 5) инструмента формирования организационной культуры на основе общности целей и ценностей. Все сказанное позволяет отнести коммуникации к стратегическим ресурсам предприятия, то есть к ресурсам, обладающим высокой значимостью для устойчивого функционирования и требующим разработки инструментария управления. [2,c .43]

Под управлением организационными коммуникациями автор понимает совокупность непрерывных целенаправленных управленческих воздействий на внутренние и внешние процессы информационного обмена и неинформационных взаимодействий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию долгосрочных интересов развития предприятия. Коммуникационные потребности - это обусловленные спецификой организации потребности в информационном и неинформационном взаимодействии с заинтересованными сторонами (как внутри, так и вне предприятия). [8, c.54] Управление организационными коммуникациями обеспечивает своевременную реакцию на изменение коммуникационных потребностей и осуществляется на следующих принципах: а) ориентация на стратегические цели предприятия; б) поддержка высшего руководства; в) назначение ответственных, четкое разграничение функций; г) точность в определении сроков реализации коммуникационных мероприятий; д) разработка системы критериев и показателей; е) непрерывный характер и применение полного управленческого цикла с обязательным этапом оценки результатов. [7,c.31]

Область разработки коммуникационной стратегии:

Составление карты возможностей развития

организационных коммуникаций

Анализ внутренней и внешней среды

Профиль развития организационных коммуникаций

Область выявления информационных и коммуникационных потребностей

Область предварительного определения направлений развития организационных коммуникаций

Область прогнозирования возможности реализации коммуникационных мероприятий

Организационный фактор:

- структура управления коммуникациями;

- распределение функций и ответственности

Ресурсный фактор:

- персонал;

- финансы;

- техническое и программное обеспечение;

- время

Психологический фактор:

- согласие в коллективе,

- адекватность менеджмента

Разработка мероприятий по развитию организационных коммуникаций:

- мероприятия, не требующие дополнительной подготовки;

- мероприятия, требующие подготовительных мероприятий (ресурсного, организационного или социально-психологического характера)

Рисунок 1.2– Алгоритм определения направлений развития коммуникаций предприятия [5]

Учеными разработан алгоритм определения направлений развития организационных коммуникаций (рисунок 1.2).

На первом этапе проводится анализ функциональной эффективности Эффективное управление организационными коммуникациями характеризуется высоким уровнем экономической и социальной эффективности коммуникационных мероприятий и ориентированностью на реализацию долгосрочных интересов развития предприятия на основе создания благоприятных коммуникационных условий. [6, c. 31]

На втором - предварительно формулируются направления развития организационных коммуникаций. На третьем этапе оценивается воздействие факторов, оказывающих влияние на возможность успешной реализации коммуникационных мероприятий. [8,c.54]

Предложенный алгоритм позволяет принимать обоснованные решения и распределять ресурсы с максимальной эффективностью.

Выводы:

1. Необходимость управления организационными коммуникациями объективно обусловлена эволюционным развитием современной экономики и признанием роли организационных коммуникаций как действенного фактора повышения эффективности функционирования предприятия.

2. Организационно-экономический механизм управления коммуникациями включает совокупность организационных и экономических методов, способов и инструментов управления, используемых для непрерывного целенаправленного воздействия на коммуникационные процессы предприятия.

Глава 2. Анализ эффективности деятельности ООО «Фаворит»

2.1 Характеристика коммерческой деятельности ООО «Фаворит»

ООО «Фаворит» – динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на планировании и организации деловых мероприятий различного уровня.

Основной вид деятельности ООО «Фаворит» – организация и сопровождение конгрессных мероприятий.

Основные направления, по которым компания «Фаворит» осуществляет свою деятельность:

1. Организация конгрессных мероприятий:

– разработка организационно-функциональной структуры проекта;

– разработка ключевых бизнес-процессов;

– бюджетирование;

– формирование должностных инструкций;

– подбор сотрудников;

– формирование отчетных документов по результатам проекта

2. Транспортное обеспечение:

– организация транспортной логистики на конгрессных мероприятиях;

– аренда микроавтобусов;

– аренда машин бизнес и представительского класса;

– пассажирские перевозки сотрудников предприятий;

– сопутствующие транспортные сервисы

3. ИТ – сопровождение:

– разработка, настройка и запуск индивидуальной системы веб-регистрации и аккредитации;

– предоставление оборудования (принтеры беджей, рабочие места операторов, серверное и сетевое оборудование) и расходных материалов на период проведение мероприятия;

– предоставление специалистов по администрированию и технической поддержке в период проведения мероприятия;

– организация и контроль качества работы субподрядчиков (Интернет провайдеры, поставщики оборудования и расходных материалов).

Компания «Фаворит» уделяет особое внимание проведению международных конгрессов, съездов и саммитов.

ООО «Фаворит» предоставляет клиентам следующие виды услуг:

1. Разработка концепции мероприятия

2. Рассылка рекламных и информационных материалов

3. Информационная поддержка мероприятия

4. Работа со СМИ

5. Работа с поставщиками услуг

6. Предоставление оборудования для реализации проекта

7. Сопроводительная работа на мероприятии

8. Полиграфия и сувенирная продукция

9. Организация неформальной части мероприятия в рамках делового общения.

Организационная структура управления компании ООО «Фаворит» представлена в Приложении 1.

ООО «Фаворит» имеет линейно-функциональную структуру, характерную для организаций среднего размера. Ее основу составляет «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, финансы, основное производство, персонал и т. д.). Результаты работы каждой службы аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач.

В настоящее время в ООО «Фаворит» применяется функциональная структура управления проектами, однако на практике был выделен ряд недостатков использования данной структуры в организации:

1. Отсутствие специалистов по организации процесса управления проектами.

2. Отсутствие четкой ориентированности специалистов по видам деятельности: технический надзор, планирование, сметы, проектирование, комплектация.

3. Длительный процесс согласования текущей отчетности со службами администрации.

4. Отсутствие регламента взаимодействия структуры управления проектами компании ООО «Фаворит».

В 2017 г. в проектах было занято 120 работников компании ООО «Фаворит».

Исследование структуры управления компании показало, что для организации оптимального управления процессами капитального строительства и ремонта необходима реорганизация структуры и оптимизация численного состава дирекции. Однако одним из основных недостатков существующей структуры управления, безусловно, можно считать отсутствие используемой информационной системы управления проектами, которая позволяла бы, эффективно планировать процессы распределять ответственность между задействованными подразделениями, управлять ресурсами компании, планировать время и стоимость этапов, а также быстро генерировать необходимые отчеты.

За конечный результат в целом отвечает линейный руководитель. Практика показывает, что такая структура может быть полезна в случае однородности требований к качеству продукта.

Препятствием данного типа структур является то, что она не позволяет быстро реагировать на изменения в области науки и техники, а также ограничивается гибкость во взаимоотношениях работников управленческого аппарата, и происходит замедление в передаче информации, приводя к снижению скорости принятия решений.

Руководство текущей деятельностью компании ООО «Фаворит» осуществляет Генеральный директор. Он самостоятельно решает основные вопросы деятельности предприятия, имеет право подписывать официальные документы и распоряжаться имуществом предприятия, осуществляет прием и увольнение работников.

Функции основных подразделений компании ООО «Фаворит» представлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1 – Функции основных подразделений компании ООО «Фаворит»