Файл: Построение организационных структур (ООО «МаксимаТорг»).pdf

Измененный временный фрагмент организационной структуры управления представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Изменение организационной структуры ООО «МаксимаТорг» на время внедрения организационного проекта^[53]

Генеральный директор ООО «МаксимаТорг»

Помощник ген. директора

Заместитель генерального директора по ЭЗ

Главный бухгалтер

Инженер по ЭЗ

Юрисконсульт

Рабочая группа по созданию отдела

Отдел координации

Координатор

Рабочие

Руководитель отдела продаж

Менеджер АХС

Руководитель АХС

Инспектор отдела кадров

Одним из наиболее действенных путей проектного управления ООО «МаксимаТорг» является создание на временной, а при необходимости на постоянной основе подразделения, наделяемого функциями проектного управления изменениями.

Построим сетевой график проекта (рисунок 7).

7

7

7

7

7

7

7

7

8

6

2

10

1

4

9

5

3

Критический путь

Рисунок 7 – Сетевой график проекта по совершенствованию организационной структуры ООО «МаксимаТорг» ^[54]

Проведем расчет количества путей при реализации проекта, которые идут от начала до конца и определим длину каждого пути:

1 путь - «1», «2», «7», «10» / 3+5+8+3 = 19 дн.

2 путь - «1», «2», «6», «9», «10» / 3+5+5+14+3 = 30 дн.

3 путь - «1», «2», «4», «8», «10» / 3+5+5+9+3 = 25 дн.

4 путь «1», «2», «3», «5», «8», «10» / 3+5+3+1+9+3 = 24 дн.

Критический путь проекта по совершенствованию организационной структуры ООО «МаксимаТорг» – это максимальное время пути или его продолжительность – 30 дней, второй путь. С учетом этого подготовлен организационный план. Начало реализации данного проекта запланировано на июнь 2020 г. Перечень основных работ и мероприятий, а также продолжительность этапов реализации проекта представлена диаграммой Гантта в приложении 5. На основе этих данных была разработана матрица ответственности, в которой указывается, какие специалисты отвечают за выполнение отдельных работ (таблица 14).

Таблица 14

Структура и функции работников по организационному проектированию в ООО «МаксимаТорг» ^[55]

Должность	Выполняемые функции
Генеральный директор	Руководство проектом (отделом), контроль над выполнением работ и мероприятий, выстраивание взаимодействия.
Исполнитель-координатор проекта и руководитель будущего отдела	Разработка проекта и его организационная подготовка, выстраивание взаимодействия.
Главный бухгалтер	Закупка офисного оборудования (выделение ресурсов), выстраивание взаимодействия.
Менеджер АХС	Закупка офисного оборудования (исполнение), заготовка расходных материалов.
Руководитель АХС	Подготовка ремонта офисного помещения, выстраивание взаимодействия.
Рабочий АХС	Ремонт офисного помещения.
Рабочий (электромонтер)	Установка и наладка офисного оборудования.
Инспектор отдела кадров	Комплектование кадров, их обучение, выстраивание взаимодействия.

---

Для создания отдела координации и изменения организационной структуры управления необходима детализация по группам процессов. Процесс управления проектом предполагает определение модели взаимодействия, в соответствии с этой моделью определяются потребности в ресурсах. В результате проводится работа по программе изменений, основанием для которой выступают договоренности. На последнем этапе составляется отчетность, а также документируются требования для всех подразделений, связанных с проводимыми изменениями. Группы процессов для отдела координации в ООО «МаксимаТорг» представлены на рисунке 8.

Функции подготовки проекта:

- подготовка

- согласование

- внедрение

- дополнение

Функции отдела координации:

- оценка

- планирование

- проведение мероприятий

Управление проектом:

- планирование

- условия и финансирование

- оценка

Подбор программ

Система управления предприятием

Документирование

Расчет потребности ресурсов

Формирование отчетности

Обсуждение

Мониторинг

Планирование и контроль

Модели взаимодействия

Работа над изменениями

Рисунок 8 – Группы процессов управления проектом при разработке отдела координации ООО «МаксимаТорг» ^[56]

Для этого были определены работники, отвечающие за конкретный блок проводимых в ООО «МаксимаТорг» изменений.

Схема внедрения отдела координации в систему управления ООО «МаксимаТорг» можно представить в виде рисунка 9.

Уровень I Собственники/руководители	Миссия
Корпоративные ценности
Принципы корпоративного поведения
Уровень II Генеральный директор	Цели долгосрочного развития
Стратегия предприятия по развитию
Политика предприятия по развитию
Уровень III Менеджмент (отдел координации)	Управление на уровне возможностей и возникающих рисков
Разработанные мероприятия, инвестиции, отчетность
Внутренние и внешние коммуникации

Рисунок 9 – Внедрение отдела координации в систему управления ООО «МаксимаТорг» ^[57]

Уровень «I» – формирование миссии ООО «МаксимаТорг» на основе принципов, раскрывающих основные изменения и основные направления деятельности будущего отдела. Эти меры обязательны как условие для интеграции отдела в систему управления.^[58].

---

Уровень «II» – принципы проводимых изменений, определенным образом влияют на формирование стратегии  ООО «МаксимаТорг» , на то, как будут достигаться цели. Для этого необходимо разработать регламенты работ менеджмента с определением выполняемых функций. Также необходим такой документ, который раскрывает все бизнес -принципы^[59].

Уровень «III» – выполнение конкретных действий. Координация и оперативный контроль в текущей деятельности осуществляется менеджментом отдела по координации.

Так как любому проекту сопутствует риск от совокупности внешних и внутренних факторов, необходимо их выделить и предусмотреть меры нейтрализации. В этой связи составлена таблица 15.

Таблица 15

Риски проекта и методы их нейтрализации^[60]

Вид риска	Возможные проявления риска	Возможные последствия риска	Методы и меры нейтрализации риска
Организационный риск	В процессе реализации проекта возможны изменения в видении будущей оргструктуры, в потребностях	Не соблюдение сроков проекта, ограничений бюджета, не достижение заданной цели	Предупреждение, более тщательное планирование, контроль выполняемых работ, сроков, бюджета
	Приостановки в выполнении работ не по вине организаторов (поставка оборудования, материалов с задержкой, брак и т.п.)	Не соблюдение сроков проекта, ограничений бюджета, претензионные разбирательства	Предупреждение, оптимальное планирование с допущением, с учетом отклонений
Финансовый риск	Превышение бюджета	Дополнительные затраты, финансовые потери, отказ от мероприятий	Предупреждение, стоимостное планирование с допущением, с учетом отклонений
	Нерентабельность проекта	Финансовые потери	Прогнозирование, расчет экономического эффекта
Кадровый риск	Невыполнение, не соответствующее выполнение работ, задач, мероприятий персоналом	Не соблюдение сроков проекта, дополнительные затраты, потери	Предупреждение, стимулирование, введение критериев качества для участников проекта
Технико-технологические риски	Неспособность реализовать поставленную задачу, разбалансировка системы	Не соблюдение сроков проекта, отклонение по качественным показателям	Предупреждение, планирование, прогнозирование

---

Таким образом, большинство рисков проекта подлежит нейтрализации методом предупреждения при реализации таких функций управления проектом, как планирование, стимулирование.

Оценка эффективности организационных изменений для ООО «МаксимаТорг»

Для того, чтобы оценить экономическую эффективность проекта по совершенствованию структуры управления предприятием рассмотрим функции управления, по которым имеются диспропорции.

Первая функция – это формулирование идеи и цели предстоящих действий. От качества ее выполнения зависят затраты и выполнение последующих функций, тем не менее затраты здесь можно снизить. Для повышения качества выполнения данной функции было бы обоснованно делегировать часть этой функции отделу координации, например, этот отдел может заниматься прогнозированием будущей ситуации на рынке, подготовкой проектов целеполагания^[61]. То есть по данной функции необходимо снизить затраты на 205,8 тыс. руб. или сократить при передаче отделу.

Третья функция – это оценка обстановки по финансовым ресурсам. Значимость данной функции одна из самых высоких, тем не менее, затраты здесь нужно снизить на 121,5 тыс. руб. и передать новому отделу.

Четвертая и седьмая функции – это оценка ситуации по технике и социальным вопросам. Ее можно решить аналогично предыдущим и снизить на 74,5 тыс. руб. в общей сложности.

Восьмая функция - это прогнозирование, по этой функции требуется снижение затрат на 161,5 тыс. руб., при передаче этой функции отделу координации функциональная нагрузка на директора и руководителя отдела продаж будет снижаться.

Девятая функция – это анализ. А для того чтобы обеспечить ее полноту можно использовать более надежные источники информации, которые позволяют удостовериться в факте или событии, принимаемом в учет без дополнительно выполняемых функций^[62]. Поэтому затраты по данной функции необходимо снизить на 548,9 тыс. руб. за счет вовлечения меньшего количества сотрудников с передачей в отдел координации.

Десятая функция - это рассмотрение результатов, также является переоцененной с точки зрения затрат. Затраты на данную функцию необходимо снизить на 81,7 тыс. руб. с частичным делегированием ее отделу координации. В ходе проведенного исследования построения таблиц и диаграмм в ООО «МаксимаТорг» выявлены диспропорции в обеспечении процессов функционирования системы управления.

В целом в результате реализации проекта затраты по 1, 3, 4, 7, 8, 10, 12 функциям можно снизить и передать отделу координации (рисунок 10).

---

1, 3, 4, 7, 8, 10, 12

Отдел по координации управления

Руководители

функции

Генеральный директор, главный бухгалтер, заместитель директора по ЭЗ, руководитель отдела аренды, помощник генерального директора и др. (12 функций)

Координатор

Рисунок 10 – Функциональные преобразования в управлении^[63]

Общее снижение затрат в структуре управления может составить 1193,9 тыс. руб., что составляет 15,15% (1193,9/7879,7*100).

На проведение работ по проектированию отдела координации требуются затраты. В приложения 6 и 7 составлены оперограммы. Затраты на проведение работ по проектированию отдела координации приведены в таблице 16. Затраты времени на проект составят 45 чел./час.

Определим среднечасовую оплату труда работника из расчета средней заработной платы по России:

СЧЗП = 40443/ 217 /8 = 23,3 руб./час

Затраты на проведение работ по оргпроектированию будут составлять:

Зоп = 0,0233 * 45 чел./час = 1,05 тыс. руб.

Таблица 16

Виды и объем работ по проектированию отдела координации^[64]

№ п/п	Виды работ	Единица измерения	Норма времени, чел./ч	Объем работ Проекта	Трудоемкость, чел./ч
1	Подготовка проекта	1 проект	22,2	22,2 х 1 = 22,2	22,2
2	Разработка проекта «Положения об отделе охраны окружающей среды»	1 документ	12,1	12,1 х 1 = 12,1	12,1
3.	Разработка должностной инструкции начальника отдела	1 документ	9,9	9,9 х 1 = 9,9	9,9
4	Согласование	4 процедуры	0,18	0,18 х 4 = 0,72	0,72
5	Информирование работников в коллективе	4 человек	0,02	0,02 х 4 = 0,08	0,08
Итого	-	-	44,4	45	45

Затраты на закупку офисного оборудования, подготовку и ремонт офисного помещения, установку и наладку офисного оборудования, комплектование кадров, их обучение, заготовку расходных материалов по данным таблицы 15 будут составлять 1000 руб.

---