Файл: Особенности коммуникаций в организации (ООО «Публичные коммуникации»).pdf

В условиях ужесточенной конкурентной борьбы и радикально сменяющейся ситуации на рынке, предприятия должны фокусировать внимание не только на материальном состоянии дел, но и вырабатывать стратегию обмена информационного обеспечения внутри своей структуры, которая бы дозволила им получать большую пользу от сотрудников и от предприятия в целом.

От эффективности коммуникационных связей и их взаимодействия зависит перспектива и предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, и также работников данного предприятия, а на тотальном уровне и благосостояние всей страны в целом.

От качества системы внутренних коммуникаций в компании зависит многое. И уже стало вполне привычным, что крупные предприятия выделяют ее в отдельный функционал, создавая соответствующие подразделения и нанимая специалистов в данной сфере.

Все это определяет актуальность выбранной темы.

Цель работы заключается в изучении особенностей коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» и определении их эффективности.

Объект исследования: коммуникации.

Предмет исследования: особенности коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации».

Задачами работы выступают:

- теоретическое обоснование коммуникаций в организации, ее формы, виды и проблемы,

- исследование особенностей коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации»,

- определение эффективности коммуникаций в ООО «Публичные коммуникации» и пути ее повышения.

Структурно курсовая работа состоит из введения, где объясняется актуальность выбранной темы, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Методы исследования в данной работе - описания, систематизации, классификации, аналитический метод, метод сравнительного анализа, статистический, метод сбора фактов, дедукция.

Рассмотрим надежность использованных источников.

В работе были использованы статьи и монографии из научных журналов, такие как монография Азарова Е.Д. «Совершенствование использования внутренних коммуникаций», Верховцева К.А. «Роль коммуникаций в управлении изменениями», Калыпина Г.Ю. «Роль внутренних коммуникаций в практике отечественного и зарубежного менеджмента», Лукьяненко А.С. «Коммуникации в мотивации персонала корпорации», Райченко А.В. «Мастерство коммуникации», и др.

Были использованы пособия и учебники, опубликованные издательствами, например работа Аширова Д.А. «Управление персоналом», Гнатюка О.Л. «Основы теории коммуникации», Керцера Г. «Стратегическое управление в компании. Модель зрелого управления проектами», Нахимова Е.А. «Основы теории коммуникации», Папкова О.В. «Деловые коммуникации», Чамкина А.С. «Основы коммуникологии», Шунейко А.А.» Основы успешной коммуникации» и многие другие источники.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Коммуникации в организации: понятие и виды

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи [20].

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании [12, с. 250].

Виды корпоративных коммуникаций показаны на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Виды корпоративных коммуникаций

Также виды можно поделить на:

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;

б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;

в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы [22, с. 51].

Общая таблица видов, форм и средств коммуникаций представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Виды, формы и средства коммуникаций

Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно:

а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;

б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать [15, с. 47];

в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги [14, с. 74].

Сраним концепции трех школ организационного поведение в процессе коммуникаций показано в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Концепция трех школ организационного поведение в процессе коммуникаций

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации [16, с. 272].

Электронные коммуникации делятся на несколько видов:

а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;

б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);

в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;

г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания [19].

Деление коммцникаций на материальные и информационные показано на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Виды коммуникаций в зависимости от вещественной формы

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия [13].

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным [11, с. 157].

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией [9].

Содержание элементов коммуникационного процесса [17, с. 57] показано в таблице 1.3.

Таблица 1.3

Содержание элементов коммуникационного процесса

Таким образом, коммуникации в организации представляют собой систему обмена информацией в ораганизации между ее структурными элементами в процессе осуществления своей деятельности. Коммуникации различаются каналами связи, видами и методами.

1.2. Основные проблемы в процессе коммуникаций в организации

Для начала рассмотрим такую проблему как слухи. Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:

1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;

2) не следует пересказывать слух при его опровержении;

3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха [2, с. 152];

4) следует устранять причины появления слухов;

5) противодействовать слухам как можно раньше;

6) руководитель должен доносить правильные факты [4, с. 121].

Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка [18, с. 432]. Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками [1, с. 213].

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации [21, с. 71].

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы) [3, с. 490].

Далее рассмотрим какие барьеры могут возникнуть при налаживании коммуникативных связей в организации.

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.) [6, с. 40].

Барьеры в процессе коммуникации [23, с. 33] показаны на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Барьеры в процессе коммуникации

Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, когда в помещении вы пытаетесь кому-то что-то сообщить, и фоновый шум мешает вам это сделать. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор [5, с. 64]. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать [7, с. 39].

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д. [8, с. 102].

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов [10, с. 68].

Выводы.

Коммуникации в организации представляют собой систему обмена информацией в ораганизации между ее структурными элементами в процессе осуществления своей деятельности. Коммуникации различаются каналами связи, видами и методами..

Виды коммуникаций:

- внешние;

- внутренние.

Формы коммуникаций:

- письменная,

- устаная,

- видео,

- электронная,

-эмоциональная.

Виды коммуникаций в зависимости от вещественной формы:

- материальная,

- информационная.

Одной из проблем при осуществлении коммуникаций в организации являются слухи. Такой фактор требует незамедлительного пресечения, пока он не навредил всей системе.

К барьерам относятся: семантический фактор; фоновый шум, мешающий общению и процессу коммуникаций; различие в статусе при общении; плохо отлаженные бизнес-процессы и пр.

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «ПУБЛИЧНЫЕ КОММУНИКАЦИИ»

2.1. Краткая характеристика деятельности ООО «Публичные коммуникации» и ее организационная структура

Компания ООО «Публичные коммуникации» была основана в феврале 2013 года, а настоящий момент, представляет собой стабильную организацию, которая преуспевает в развитии.

Компания осуществляет завоевание рынка с помощью оказания своим клиентам разнообразного спектра услуг. Данные услуги компании представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1