Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации являются важной составляющей управленческого процесса в организации. В последнее время одним из популярных HR-трендов, обсуждаемых на всевозможных форумах и конференциях, является развитие системы внутренних коммуникаций в компании.

Корпоративные коммуникации необходимы компании любого уровня, а конструктивный диалог с работниками - залог успеха работы компании и бизнеса. Без осознания работниками чувства причастности к общему делу, понимания будущего, лояльности и мотивации на работу в команде развитие просто невозможно.

Под коммуникацией в широком смысле слова понимают общение, передачу информации от человека к человеку. Коммуникации относятся к бизнесу постольку, поскольку они могут повысить его эффективность. В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как
процесс (общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Практически не существует организаций, у которых отсутствуют коммуникационные проблемы и необходимость в их профессиональном разрешении. Становится ясно, насколько высока цена умения организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с заполняющими окружающую социальную среду контактными аудиториями, в составе которых живет, трудится, сотрудничает и конфликтует ее общественность. В соответствии с этими коммуникациями необходимо управлять. Рассматривая базовый набор управленческих действий по отношению к коммуникациям, это означает: определять цели коммуникации; определять пути достижения этих целей; планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей; организовывать реализацию этих планов; координировать взаимодействие компонентов коммуникативного процесса, а также действия непосредственных исполнителей; контролировать процесс коммуникации с помощью обратной связи; корректировать процесс коммуникации по результатам обратной связи.

Грамотно выстроенная система коммуникаций решает множество важных для бизнеса задач. Во-первых, она предоставляет объективную информацию о развитии и перспективах компании, достоверные сведения о всевозможных изменениях в структуре предприятия, кадровом составе, методах управления, системе оплаты труда и мотивации. Во-вторых, дает возможность управлять информированностью персонала, позволяет создавать благоприятный имидж руководства в глазах сотрудников. В-третьих, формирует "образ будущего" в сознании работников, укрепляет положительный имидж предприятия, HR-бренда. В-четвертых, позволяет развивать адекватную корпоративную культуру, поддерживает ценности и традиции коллектива, мотивирует сотрудников на профессиональные достижения.

Проблема коммуникаций - в российском менталитете, в тяге к неформальным коммуникациям - в курилке, за обедом, по дороге на работу и прочее. Проблема в том, что нет подготовленных специалистов. Ну и зачастую в том, что все внутренние коммуникации порой не содержат достоверной информации, им не доверяют и игнорируют. Таким образом, выбранная тема курсовой работы является актуальной.

Цель работы – исследование влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить структуру и назначение процесса коммуникации в организации;

2. Охарактеризовать коммуникации организации как систему;

3. Рассмотреть построение коммуникаций организации и оценку их эффективности;

4. Выявить проблемы в области коммуникаций организации;

4. Рассмотреть технологические и персональные средства как способ оптимизации коммуникаций организации.

Объект исследования – сущность, виды, особенности коммуникаций организации.

Предмет исследования - влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Исследованием данной темы занимались многие экономисты. Особенностью исследований является то, что они направлены в основном на коммерческие предприятия.

Для написания курсовой работы использованы исследования таких авторов, как: Аветисова А.А., Баранова И., Белова С.А., Бердникова Э.Н., Деревянко Е., Дрягина А.С., Карпченко Ю.В., Коваленко М.Ю., Киреева О.Ф., Кривокора Е.И., Михайлова А., Панфилова А.П., Письменная Е., Романова Е., Талан М.В., Таратухина Ю.В., Филина Ф.Н., Чемоданова О.Н., Шартдинова Д.Д., Юматова А.И., Якупов П.В. и др.

В структуре курсовой работы выделяются следующие элементы: введение, основная часть из двух глав, заключение и список использованной литературы. В первой главе курсовой работы рассмотрены понятие и сущность коммуникаций и их система. Во второй главе курсовой работы изучены особенности построения системы коммуникаций, их эффективность, проблемы и способы оптимизации.

1. СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ КОММУНИКАЦИЙ  В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Процесс коммуникации: структура и назначение

Коммуникации (единовременный акт) - процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего^[1].

Схема коммуникаций организации изображена на рис. 1.

Рисунок 1. Схема коммуникаций организации^[2]

Коммуникации организации должны быть ясными и точными, прозрачными; сообщаемые сведения должны быть основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе^[3].

Следует отметить, что получатель информации должен понимать ее содержание.

Однако нередко коммуникациями пренебрегают^[4]. Это происходит по нескольким причинам, среди которых – нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т.д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз^[5].

Процесс коммуникации представлен на рис. 2.

Рисунок 2. Процесс коммуникации

Базовые элементы процесса коммуникации:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал - средство передачи информации.
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее^[6].

Коммуникация успешна, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.

На современных рынках ситуация может стремительно меняться в течение короткого промежутка времени^[7]. Значит, в процессе принятия управленческих решений и выработки инновационных подходов к управлению организацией нужна быстрая реакция. Использование этих возможностей способствует эффективному управлению организацией и всем комплексом организационных коммуникаций^[8].

В управление комплексом организационных коммуникаций входят:

- связи с общественностью;

- связи с государственными органами и правительством;

- связи с клиентами и потребителями;

- связи со средствами массовой информации;

- связи с инвесторами;

- социальные коммуникации или корпоративная социальная ответственность;

- внутриорганизационные коммуникации^[9].

Все виды организационных коммуникаций, являясь отдельными структурными компонентами, находятся в неразрывной связи между собой и повышают инвестиционную привлекательность, деловую репутацию и имидж
организации в глазах общественности^[10].

Сегодняшние профессионалы обладают гораздо большей автономностью, независимостью и, не задумываясь, уходят, если их что-то не устраивает. У них есть собственные потребности, которые для них стоят на первом месте. Потребность в человеческом обращении, например. Мотивация современных работников напрямую зависит от того, как с ними обращаются и как их ценят как людей, а не рабочую силу. Это, к сожалению, слабое место современного российского менеджмента. Из-за игнорирования потребности в человеческом обращении, проблемы корпоративного духа пытаются решить совершенно неподходящими методами: оплата по результатам, периодические командные тренинги и т.п.

Но все что людям нужно – это человеческое обращение. Работники хотят знать, что их работодатели заботятся о них как о людях. Сегодня, однако, это последнее, что они получают^[11].

У работников есть внутренние потребности, которые следует учитывать в целях мотивации: честное информирование обо всем, что происходит; возможность высказаться по поводу себя и своей работы; потребность в вежливом, справедливом и уважительном обращении; ощущение сопричастности; осознание того, что их ценят; работа в атмосфере, свободной от конкуренции с равными себе; стабильность в жизни и возможность личностного и профессионального роста^[12].

1.2. Коммуникации организации как система

Рассмотрим коммуникации организации, как систему.

Почему для коммуникаций нужно создавать систему средств? Потому, что не существует ни одного универсального средства коммуникации, которое бы охватывало все целевые группы и решало бы все задачи, стоящие перед системой^[13].

Каждое из средств решает лишь часть задач и более релевантно отдельным целевым группам.

Поэтому эффективной может быть лишь система средств коммуникаций, которые решают задачи в комплексе. Каждое из средств коммуникаций имеет свои ограничения и свои преимущества, свою зону оптимального воздействия.

С учетом наличия разных модальностей восприятия, средства системы должны быть разными по видам и типам предоставляемой информации, должны воздействовать на разные органы чувств целевой аудитории.

При создании или изменении системы коммуникаций крайне необходимо «двигаться» от этих потребностей. Собственно, сама система коммуникаций и существует, чтобы удовлетворять эти потребности сотрудников.

Назначение системы коммуникаций – через удовлетворение внутренних потребностей современного работника мотивировать его к увеличению отдачи в работе, что, в свою очередь, ведет к увеличению прибыли организации^[14]. Внутрикорпоративные коммуникации направлены на удовлетворение внутренних потребностей современных сотрудников^[15]. Внутрикорпоративные и служебные коммуникации различаются по ряду критериев (таблица 1)^[16].

Таблица 1

Критерии внутрикорпоративных и служебных коммуникаций

Содержание

Целевая аудитория - различные группы сотрудников компании - имеет ряд характеристик, отличающих её от внешней аудитории: