Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Следует отметить, что в настоящее время корпоративные сайты открывают новые перспективы в деятельности организации. Среди них можно отметить:

- мониторинг статистики посещений сайта;

- создание имиджа конкретной организации;

- создание и хранение баз данных поставщиков, потребителей,
заказчиков;

- осуществление электронных платежей при продаже продукции или услуг компании;

- создание эффективных электронных коммуникаций и обратной связи с внешним окружением организации, что значительно повышает оперативность принятия решений^[68].

Электронные письма. Наиболее простым технологическим средством внутренних коммуникаций являются электронные письма. Они предоставляют руководителям возможность общаться с сотрудниками в неформальной манере общения^[69].

Среди преимуществ использования писем экономия средств, прямой и индивидуализированный подход, скорость действия. Письма осуществляют прямолинейную коммуникацию, демонстрируя, что именно важно в делах компании в огромном потоке информации и новостей, увеличивая ценность прямолинейного общения^[70].

Подобная поддержка чрезвычайно важна, особенно в большой, диверсифицированной организации.

В крупных компаниях часто важная информация о каждом из сотрудников вводится в базу данных компании, а программа следит за рассылкой поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев. По праздникам производится автоматическая рассылка поздравлений всем партнерам компании.

Еще более важной, чем периодические письма, является корреспонденция организации. Ежедневный поток писем и записок составляет серьезное и влиятельное средство коммуникации^[71].

С помощью электронной почты проводится информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Такие электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие бесплодные и растянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. По электронной почте же может рассылаться информационный бюллетень.

Интранет. Внутренняя корпоративная сеть – это потенциально огромный информационный ресурс: интерактивное, двустороннее средство коммуникации; работа в режиме реального времени; может содержать неограниченный объем информации и иллюстраций и ссылок на другие ресурсы^[72].

К недостаткам внутрикорпоративного сайта можно отнести отсутствие четкой и организованной структуры, что замедляет поиск информации. Сайты различных подразделений обычно очень разношерстны по своему стилю, контенту и оформлению, т.к. делаются независимо друг от друга. Нужен специальный информационно-поисковый ресурс^[73].

Существует проблема конфиденциальности и авторизации доступа сотрудников к различным ресурсам. Внутрикорпоративный сайт требует большого бюджета, который обычно сопрягается с бюджетом на системную интеграцию.

Интранет обычно доступен офисным работникам, т.к. они имеют компьютеризированное рабочее место. Правда, для низового персонала информация может дублироваться в других средствах внутрикорпоративных коммуникаций.

Чтобы сделать внутрикорпоративный сайт интересным, используются следующие действия: постоянное обновление информации; активность сотрудников; строгое соблюдение правил на сайте; размещение сотрудниками личной информации (объявления, поздравления, анекдоты и т.д.)

Информационные терминалы. На случай, если у сотрудников нет доступа к Интранет, информирование таких сотрудников может осуществляться посредством информационных терминалов, содержащих корпоративную информацию. К преимуществам относится наличие большого объема информации, которую можно актуализировать и прочитать на экране, как правило, нажатием пальца на монитор. Доступно широким слоям сотрудников^[74].

Но есть и свои недостатки. Низовые сотрудники не охотно пользуются этим средством из-за опасения, что прямой руководитель «не погладит их за это по головке». К тому же информационные терминалы – это одно из самых дорогих средств внутрикорпоративных коммуникаций^[75].

Развитие информационных технологий и всеобщий охват печатных изданий не отменяет значимости живого общения. Сотрудники, прежде всего, ценят живое общение с руководством. Информация, полученная от своего непосредственного руководителя или от топ-менеджера намного привлекательней в глазах сотрудника, чем самое красочное корпоративное издание и видеофильм^[76].

Общие собрания персонала. Массовое мероприятие, обычно проводимое раз в году. На собрание по возможности приглашаются все сотрудники. Сопровождается выступлением руководства и праздничной программой.

Преимущества: торжественная атмосфера; можно увидеть свои глазами руководство и всех сотрудников компании; заряжает энтузиазмом, повышает лояльность^[77].

Недостатки: очень дорогостоящее мероприятие; проблемы качественной организации массового времяпрепровождения; возникают проблемы с поддержанием порядка после фуршета, включающего алкоголь.

Информационные сессии подразделений. Мероприятия, на которых до сотрудников подразделений доводится информация по какой-то определенной теме. Как правило, сопровождается участием руководства того или иного уровня.

Подобные информационные собрания обычно проводятся в связи с какими-либо значимыми изменения или нововведениями, а также в случае кризисного реагирования.

Преимущества: информационная насыщенность; двусторонняя коммуникация (ответы на вопросы сотрудников); сопровождение презентациями, раздаточными материалами; личный контакт с руководством.

К недостаткам можно отнести следующее: эффективная коммуникация не может продолжаться более 1-1,5 часов; требуется тщательная подготовка; отрыв сотрудников от работы.

Практикуются также встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) - менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч - в их регулярности, содержательности, значительности^[78].

Коллективные обсуждения и совещания вообще-то накладны для организации, поскольку отрывают людей от их непосредственных задач, однако долгосрочный эффект их положителен как потому, что это один из эффективнейших способов обсуждения и генерации новых идей (метод «мозгового штурма»), так и потому, что они позволяют постоянно поддерживать командный дух в коллективе^[79].

Праздничные мероприятия. Праздничное торжественное мероприятие. На летнее мероприятие можно обычно пригласить членов семьи. Привлекательно и значимо для всех групп персонала. Достоинства: высокая эмоциональная вовлеченность; сплачивание коллектива, усиление дружеских чувств. Недостатки: информационная значимость близка к нулю; сложность организации массового отдыха с выездом за пределы компании^[80].

Речи и выступления. В организации любого размера, как правило, существуют официальные лица, способные свидетельствовать информативно и интересно о вопросах, интересующих их подчиненных. За рубежом таких людей называют спичмэйкерами и спикерами^[81].

Положительный эффект, который хороший спичмейкер оказывает на организацию, состоит в следующем: прямой и целенаправленный способ коммуникации; персонализация организации; организация двустороннего диалога; демонстрация открытости организации, ее желания быть конструктивным участником общественных дел; формирование престижа организации^[82].

Слухи. Слух является неформальным и неконтролируемым средством коммуникации. Отличается неточностью и недостоверностью. Он несет информацию более волнующую, чем просто факты или правда, так как возникает в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация по данному вопросу. Если слух совпадает с ожиданиями той группы, в которую он попадает, его очень сложно нивелировать.

В психологии существует эффект «стремления к подтверждению слухов», т.е. сотрудники ищут подтверждение возникшим слухам в происходящих событиях и, сами того не зная, провоцируют реализацию слухов. Отсюда организация должна корректировать слухи, реагировать на них сразу, как только они возникли. Поскольку они появляются при отсутствии информации, то наиболее эффективным методом их устранения является удаление информационного вакуума, обеспечение доступа к необходимым сведениям^[83].

Заметим, что руководство компании не всегда правильно себя ведет, когда возникает слух. Когда он лишь зарождается, обычно ничего не делают. В тот момент, когда возникают реальные проблемы, на поверхность всплывает необходимая информация.

Для предотвращения отрицательного воздействия слухов информацию важно предоставлять постепенно, сглаживая острые углы, приоткрывая завесу таинственности^[84]. Эффективными методами борьбы со слухами является распространение контрслухов или раскрытие реальной информации руководителем организации для пресечения слухов.

Определить источник слухов всегда очень сложно, и, как правило, это не стоит затрачиваемого времени. Очень часто плохой слух, например, о сокращении штата, увольнениях и так далее удается смягчить путем правильной коммуникации.

Как правило, такие решения выносятся лишь после долгого анализа сложившейся ситуации, рассмотрения альтернативы принимаемому решению и попыток исправить ситуацию другими путями. Конечное решение обычно является компромиссом, отражающим нужды фирмы и различных аудиторий, включая, естественно, и ее сотрудников^[85]. При объявлении таких неприятных решений необходимо объяснять персоналу, каким образом оно было найдено, предлагая альтернативу, и моделировать процесс принятия решения. Действуя, таким образом, плохие новости можно смягчить.

Несмотря на отрицательные стороны слухов, часто разрушающих коммуникации, их нельзя рассматривать как негативный элемент в коммуникации. Они являются таким же способом общения как, например, собрания или совещания. Кроме того, они могут оказаться даже более ценными, поскольку из-за того, что они возникают при отсутствии четкой информации, им очень доверяют^[86]. Поэтому управляемый слух может оказаться гораздо важнее и эффективнее, например, чем проведение собрания.

К положительным сторонам слухов можно отнести и то, что они служат индикатором ошибки в системе внутрикорпоративных коммуникаций - по их возникновению можно определять те вопросы, которые недостаточно освещены другими средствами коммуникации^[87].

Слух заполняет информационный вакуум, возникший при несовершенной системе коммуникации. Неформальные, неконтролируемые каналы заполняют те области, где отсутствуют формальные.

Пространственные приемы^[88]. Пространственные приемы – это условное название конструирования рабочей области таким образом, чтобы обеспечивать максимальные возможности для неформального общения.

К пространственным приемам относятся: отсутствие офисных перегородок, просторные рабочие места, которые находятся рядом друг с другом; корпоративные рестораны, общие столовые, где нет разделения мест по категориям сотрудников; политика «открытых дверей» (Закрытые двери в кабинете любого сотрудника – признак «дурного» тона. Даже к начальнику можно зайти совершенно свободно); часы для приема по личным вопросам (старый советский способ имеет значение, если руководитель не может позволить себе прерываться каждый раз для разговора с подчиненным)^[89].

Корпоративный лексикон. Корпоративный лексикон существует в любой компании. Как известно, употребление одинаковых слов сближает людей. Имеет смыл формировать словарь корпоративного языка конкретной компании и публиковать его через внутренний сайт и корпоративную газету.

Задача корпоративного фольклора – сплотить разрозненный коллектив уникальным языком общения. Можно сразу выдавать экземпляр словаря новичкам при приеме на работу.

Прогуливающийся менеджмент. Также этот прием называется управлением путем хождения повсюду. Суть его сводится к периодическим обходам руководителем рабочего пространства. При этом руководитель ведет разговоры, никак не связанные с деятельностью компании. Но после такого ненавязчивого начала предмет разговора начинает затрагивать вопросы работы^[90].

Таким образом, мы рассмотрели особенности коммуникаций организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании вышеизложенного можно сделать следующие выводы по курсовой работе.

В данной работе мы рассмотрели влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.