Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие, история, элементы системы менеджмента).pdf

У сотрудников компании есть возможность повлиять на ее действия – нередко организационные вопросы выносятся на всеобщее обсуждение, и у каждого сотрудника есть возможность высказать свое мнение, предложить что-то новое. Любой из сотрудников может попросить других выслушать его, если, по его мнению, это важно.

Однако, несмотря на дружелюбие и поддержку внутри коллектива, попасть в компанию не так уж и просто. При вступительном собеседовании беседа ведется в неформальной обстановке, однако по наводящим вопросам уточняется как профессиональный уровень претендента, так и его личностные характеристики, и способность взаимодействия с другими сотрудниками. После утвердительного ответа от компании на собеседовании, претенденту необходимо в обязательном порядке пройти испытательный срок, длина которого определяется успехами и энтузиазмом, показываемыми во время его прохождения.

Однако и после этого не стоит полностью расслабляться – за последние два года компания провела ревизию кадрового состава и сильно сократила его, практически не потеряв при этом в производительности. В первую очередь был урезан управляющий состав – теперь в компании всего один менеджер, выполняющий также функции заместителя директора. Данный ход позволил существенно сократить расходы на оплату труда сотрудников, вклад от участия которых был практически нулевой. Отсутствие потерей в производительности объясняется высоким уровнем профессиональных навыков сотрудников, их способностью к самоорганизации и обучению, ответственным подходом к выполняемой работе.

В компании периодически проходят совместные мероприятия, вроде спортивных походов, кино, корпоративных вечеринок. Дни рождения сотрудников тоже, как правило, отмечаются вместе в офисе, хотя и не в той мере, как многим хотелось бы. Ввиду хорошей атмосферы в коллективе некоторые сотрудники активно общаются и в нерабочее время, что еще больше укрепляет и связывает коллектив. Спорный вопрос – наличие у компании собственных праздников, т.к. к ним с натяжкой можно отнести традиционные корпоративные вечеринки после ежегодных веб-конференций, однако чувствуется острая нехватка собственного, оригинального праздника – дня фирмы, или дня веб-разработчика или программиста, отмечаемого в своем особом стиле.

Еще один приятный момент – малое количество конфликтов внутри компании. Ввиду того, что на данный момент в компании оптимально распределены ресурсы работников, работы и зарплаты хватает в целом всем, поэтому нет жесткой конкуренции, порождающей большинство конфликтов. Тем не нее, периодически в фирме все-таки возникают мелкие стычки личностного характера, но они крайне редки и, как правило, происходят с новыми сотрудниками, которые не могут прижиться в коллективе.

Одно из основных направлений, в котором стоит поработать – это условия работы. В распоряжении компании есть два просторных и светлых офисных помещения, оборудованных несколькими персональными компьютерами и постоянным выходом в сеть Интернет. Это вполне устраивает работников для комфортной работы за компьютером, однако, в виду специфики нагрузок IT-специалистов и творчества их деятельности, в компании должны быть созданы дополнительные условия комфорта. К примеру, в компании отсутствует зона для отдыха, где сотрудник мог бы сделать перерыв от постоянной работы за компьютером и расслабиться.

Также в офисах нет места, оборудованного под кухню, где можно было бы с комфортом пообедать, пообщаться с коллегами. Это играет большую роль, так как IT-специалисты зачастую предпочитают брать еду с собой на работу, нежели выходить куда-либо обедать. Кроме того, многие сотрудники проявили желание предложить собственные изменения в обустройство офиса. Порядок работы и ее график устраивает в компании практически всех – есть возможность удаленной работы из дома, а также достаточно гибкий график (присутствие в офисе желательно, но не строго обязательно). Тем не менее, постоянно игнорировать своих коллег и вообще не появляться в офисе нельзя – компания старается бороться с подобными «сотрудниками-призраками».

Поэтому необходимо периодически посещать офис, чтобы быть в курсе событий компании, общаться с коллегами, делиться впечатлениями от работы. Оплате труда в компании в целом уделяется приемлемое внимание – существуют бонусы за выполнение работы раньше, чем в установленный срок, за перевыполнение плана в 140 рабочих часов на месяц, есть возможность повышения заработка за счет прохождения сертифицированных курсов повышения квалификации для разработчиков, использующих 1C-Bitrix. Большую часть сотрудников устраивает подобное положение дел. Однако в компании не хватает атмосферы здоровой конкуренции среди сотрудников, так как трудовые ресурсы распределены оптимально и работы хватает всем.

Нет мероприятий, имеющих своей целью повысить интерес сотрудников повысить свои навыки за счет кратковременной, но интенсивной работы в команде. Ранее предпринимались попытки провести несколько подобных мероприятий, однако со временем это было заброшено из-за отсутствия инициативы.

Примерно та же ситуация обстоит и с посещением тренингов и IT-конференций – руководство компании пыталось пригласить своих сотрудников на них, однако большая часть сотрудников предпочитает самообразование и самостоятельный поиск информации в Интернет. Причина подобных неудач – отсутствие правильной мотивации сотрудников, внешнего стимула. Необходимо преподнести подобные мероприятия как редкую возможность заработать бесценный опыт, возможно, подкрепить это каким-то бонусом со стороны руководства. Отсутствие совместных мероприятий по разработке проектов и изучению новых технологий замедляет обмен опытом среди сотрудников, и, как следствие – замедляет развитие фирмы в целом.

Компания также не уделяет должного внимания возможности повышения личного навыка сотрудников за счет организации для них поездок на курсы повышения квалификации (за рубеж, по России), где они могли бы освоить новые навыки и улучшить уже существующие. Однако, несмотря на слабое стимулирование развития личного навыка персонала, определенный рост все же наблюдается – 100% опрошенных отметили, что смогли так или иначе улучшить свои умения и овладеть новыми знаниями во время работы в компании.

Глава 3. Разработка мероприятий по развитию системы менеджмента

На сегодняшний момент успех крупного предприятия зачастую зависит от того, насколько успешно внутри него выстроены коммуникации. Это особенно важно для компаний, работающих в сфере IT-технологий. Одним из инструментов, способных повлиять на коммуникативную среду внутри предприятия и скорость обмена информацией между сотрудниками – корпоративный портал.

Корпоративный портал — это Web-интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным и приложениям. Фактически он представляет собой видимую для персонала компании часть интранета. Несмотря на все растущую популярность интранет-систем, их история уходит глубоко в истоки развития технологий. Первые системы появились одновременно с развитием сетевых технологий. Они были достоянием крупных организаций, которые могли себе позволить дорогостоящую разработку собственной технологии, рассчитанной на специфические нужды. Первоначальным назначением корпоративных порталов являлись функции внутреннего сайта организации: публикация новостей и других материалов, создание базы файлов и документов, форум для внутреннего общения.

С развитием рынка росла доступность и функциональность порталов, и сейчас они находятся на пороге массового принятия. В среднесрочной перспективе эти продукты должны стать предметом массового потребления. Наряду с офисными приложениями и системами защиты данных корпоративные порталы будут обязательным инструментом для обеспечения эффективной работы организации.

Интранет-системы превратились из неуклюжего дорогостоящего приложения с ограниченной функциональностью в гибкие комплексные коробочные решения, доступные даже для небольших компаний. Изменения затронули саму суть технологии: банальное централизованное хранилище данных с общим доступом эволюционировало в мощный инструмент для коллективной работы, интегрированных коммуникаций (в том числе видеоконференц-связи), управления знаниями, задачами, проектами.

Наконец, последней стадией эволюции порталов стала их роль в качестве инструмента интеграции корпоративных данных и приложений. Целью этой интеграции является предоставление пользователю единой точки доступа к информационной инфраструктуре организации. Таким образом, порталы стали универсальным интерфейсом для исполнения должностных обязанностей, покрывающим большинство потребностей широкого спектра компаний.

Внутренний корпоративный портал необходим, вопреки бытующему мнению, не только большим компаниям. Даже в маленьких компаниях такой ресурс может существенно повысить эффективность работы сотрудников за счет того, что выполняет ряд важных функций.

Информационная. На внутреннем ресурсе компании можно хранить документы, необходимые сотрудникам, справочную информацию, контакты и данные работников, публиковать важные корпоративные новости. Единая точка входа и удобная навигация по информации позволят сотрудникам быстрее находить необходимые для них данные. Кроме того, они смогут получать доступ к рабочим материалам из любой точки и любого компьютера, благодаря чему рабочий процесс можно не прерывать во время командировок или отсутствия на рабочем месте.

Коммуникативная. Корпоративный портал дает возможность сотрудникам обсуждать рабочие вопросы с помощью либо форума, либо чата. Благодаря этому вся внутренняя переписка компании будет сохраняться на ресурсе, который принадлежит бизнесу, а не на сторонних серверах. Доступ к этим функциям сможет получить любой сотрудник с помощью веб-интерфейса без необходимости устанавливать дополнительные программы на компьютер (например, это важно, если надо получить доступ к информации с чужого или публичного устройства).

Обучающая функция. Корпоративный портал можно также использовать для обучения и адаптации нового персонала. Благодаря специальному разделу о системе менеджмента и об истории компании новым сотрудникам будет гораздо легче освоиться в работе. На портале можно организовать онлайн-обучение, которое поможет сэкономить время и обучить сотрудников компании, не покидая рабочего места.

Функция планирования. Корпоративный портал также позволяет назначать задачи и следить за ходом их выполнения. Благодаря этому можно всегда узнать о том, в какой стадии находится работа над поставленной задачей без дополнительного контакта и обсуждений деталей с сотрудником (что существенно экономит время). Также в рамках корпоративного портала можно реализовать и другие необходимые для работы функции. В их число входят коллективный календарь, почтовое приложение и другие. Результаты аналогичного опроса в компании показали, что 68% сотрудников считают корпоративный портал источникам очень важной информации, а 80% посещают ресурс минимум один раз в день. Таким образом, наличие корпоративного портала существенно увеличивает эффективность работы каждого сотрудника, а, следовательно, влияет и на производительность компании в целом.

Основное влияние портала на схему коммуникаций предприятий заключается в смещении системы управления от вертикальной (начальник – подчиненный) в сторону горизонтальной, которая предполагает скорее отношения коллега-коллега. Плюсы такой системы заключаются в использовании сотрудников как основного актива компании, для принятия совместных решений по управлению компании и генерации новых идей.

В свою очередь, возможность участия в управлении компанией мотивирует сотрудников на общение со своим работодателем и поиск путей улучшения работы компании. Ранее для учета рабочего времени и заданий в компании« KFC» использовался корпоративный портал— сеть для бизнес-коммуникаций, которая объединяет в одной среде партнеров, коллег, поставщиков и других контрагентов, а также позволяет сократить использование различных инструментов для общения к минимуму и хранить историю общения в одном месте.

Также с помощью этой сети можно вести учет своего рабочего времени – как общего времени в офисе, так и затраченное время для каждого задания, в частности. Кроме того, система используется для обмена файлами, общения между сотрудниками, уведомления о предстоящих мероприятиях и праздниках.

Было совместно с сотрудниками компании проанализирована эффективность работы в Битрикс24 и пришли к выводу, что при использовании данного корпоративного портала его многие его возможности не используются эффективно ввиду их ненадобности. Был предложен ряд альтернатив, и в конечном итоге было принято решение отделить трекинг задач и внутрикорпоративное общение на два отдельных сервиса, специально сделанных именно для этих целей.

В качестве командного внутрикорпоративного мессенджера был выбран сервис Slack, а для трекинга и учета задач и рабочего времени – YouTrack. Основные преимущества Slack заключаются в его функционале. Чем больше компания, тем труднее настроить комфортную внутрикорпоративную коммуникацию для всех сотрудников и при этом не потеряться в огромном объеме информации. Во-первых, велика вероятность, что важная информация будет получена не всеми сотрудниками. Во-вторых, обсуждение различных вопросов различными отделами в таких условиях практически невозможно.

Используя Slack, можно разделить всю компанию на отделы с помощью чатов, при этом отмечать те сообщения, которые будут показываться во всех чатах одновременно. Отдельным преимуществом Slack является комфортный, интуитивно-понятный процесс обмена файлами без использования сторонних решений. С первой минуты работы со Slack пользователь общается с ботом, который приветствует его, помогает настроить календарь и оповещения, а также другие элементы интерфейса. Такой подход ускоряет процесс обучения сотрудников. Кроме того, можно создавать своих ботов, которые будут выполнять специализированные задачи.