Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе.pdf

— учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате;

— учет индивидуальных пожеланий гостя по до­полнительным услугам;

— учет индивидуальных особенностей гостя (ку­рит, VIP и т.д.);

— автоматическая распечатка регистрационной карты гостя;

— учет авансовых платежей;

— указание метода гарантии оплаты;

— ввод/изменение номера кредитной карты, ис­пользуемой для оплаты проживания;

— контроль правильности заполнения кредитной карты;

— учет времени поселения гостя;

— учет времени выезда гостя;

— указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности;

— начисление оплаты за дополнительные ус­луги;

— возможность предоставлять скидки гостям;

— возможность занесения маркетинговой ин­формации о госте;

— регистрация паспортов и виз иностранных граждан;

— ведение журнала регистрации иностранных граждан;

— отчетность для ОВИР и МВД.

Модуль «Группы»

Данный модуль отвечает за групповое брониро­вание и управление группами.

Модуль «Группы» позволяет выполнять сле­дующие операции:

— создание карточки бронирования группы;

— автоматический перенос данных бронирова­ния по группе в данные бронирования гостей — чле­нов группы;

— сохранение всех возможностей индивидуаль­ного бронирования для членов группы;

— учет статуса групповой брони (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное);

— автоматическое присвоение номера брони;

— указание названия группы;

— автоматическое занесение информации из ар­хива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки

организации и автоматическое занесение данных в информационную карту);

— указание дат приезда и отъезда группы;

— возможность неодновременного заезда членов группы при сохранении внутригрупповых связей;

— ведение учета внесения аванса;

— возможность внесения примечаний по группе;

— маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления бро­ни, сегмент, к которому можно отнести данного гос­тя, географическая территория поступления гостя;

— указание адресата для отправки формы под­тверждения указанным способом;

— указание VIP статуса группы;

— выбор группового тарифа проживания;

— указание языка общения группы;

— определение способа разделения оплаты меж­ду группой и ее членами;

— указание от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией;

— указание от какого турагенства прибывает группа и связь с этим турагенством;

— назначение различных скидок и комиссион­ных;

— возможность назначения гостям группы инди­видуальных тарифов;

— возможность установления отдельных тари­фов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров;

— автоматическое и/или ручное выделение но­меров членам группы;

— создание структуры автоматического перена­правления начислений;

— возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкрет­ных номеров гостям отеля;

— при работе с группой автоматически создают­ся индивидуальные карточки членов группы, изме­няются статусы бронирования, выписываются чле­ны группы;

— возможность передачи сообщений членам группы.

Модуль «Счета»

Этот модуль предназначен для работы со счета­ми гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предо­ставленные отелем услуги.

Функции, реализованные в модуле «Счет»:

— ведение лицевых счетов гостей и групп;

— печать счетов и счетов-фактур;

— интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ (Спарк 617Ф, Мерку­рий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф);

— возможность использования до шести допол­нительных счетов на одного гостя;

— гибкая система налогов;

— прием любых форм оплаты;

— возможность ведения расчетов по обязатель­ной предоплате (запрещение оказания услуг в кре­дит);

— возможность перенаправления платежей на груп­пу или дополнительные счет гостей;

— возможность переноса отдельных платежей со счета гостя на счета других гостей/групп;

— автоматическое начисление стоимости ока­занных услуг (в т. ч. за проживание);

— возможность ручного начисления услуг;

— начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы;

— возможность коррекции начисленных плате­жей;

— ведение журнала производимых операций;

— возможность автоматического почасового расчета и т.д.

Модуль «Архив»

Специальный модуль программы предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и тур­агентствах, с которыми работает гостиница. Следу­ет заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные дан­ные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.

И, конечно, информация в архиве гостей/ком­паний не является статичной: вы всегда сможете внести в хранящуюся информацию требуемые из­менения, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период. Функции, реализованные в модуле «Архив»:

— хранение базы данных по всем гостям, фир­мам, турагенствам;

— ФИО гостя, адресная информация;

— контактная информация гостя, включая факс и e-mail;

— статус гостя;

— специальные требования и пожелания гостя;

— паспортные данные;

— язык общения гостя;

— применяемый тариф;

— валюта расчетов с данным гостем;

— список предыдущих посещений гостиницы;

— данные о полученных доходах с гостя;

— дополнительная информация по гостю;

— маркетинговая статистическая информация;

— связь с организацией;

— связь с организацией-плательщиком;

— связь с турагенством;

— учет адресной информации компании;

— учет данных по контактным лицам — работни­кам компании;

— учет маркетинговой и статистической инфор­мации о компании;

— учет используемых тарифов по умолчанию для этой компании;

— хранение примечаний по компании;

— связь с карточкой турагенства, с которой ра­ботает компания;

— возможность оформления групповой брони от компании;

— ведение базы данных по турагенствам;

— ведение адресной информации турагенства;

— учет данных по контактным лицам — работни­кам компании;

— хранение примечаний по компании;

— возможность выборки данных по гостям при­сланных данным турагенством;

— учет принесенного дохода и начисленных ко­миссионных по каждому турагенству;

— учет и анализ статистической информации по турагенству.

Ежедневные операции

В программе предусмотрена возможность про­ведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут.

Функции, реализованные в рамках меню «Ежедневные операции»:

— закрытие смены кассира;

— печать кассового отчета;

— контроль суммы наличных в кассе;

— возможность печати отчетов (оборот, кассо­вый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок);

— автоматическое начисление задолженности за проживание;

— обработка платежей и оборота за день;

— обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших);

— автоматическое начисление платежей за про­живание, услуги и т.д. с возможностью ручной кор­ректировки;

— автоматическое обновление тарифа;

— формирование статистики по гостинице;

— печать необходимых при закрытии дня отче­тов;

— возможность полуавтоматического зачисле­ния проводок за проживание на счет гостя;

— создание резервной копии БД;

— сервисные функции при работе с фискальны­ми регистраторами.

Модуль «Отчеты».

В АСУ «Эдельвейс» реализована возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 100 признакам, благодаря чему воз­можно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отде­льную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кассовый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформ­ления операций возврата и ряд других.

В программе есть несколько встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различ­ных модулях и обеспечивают наибольшую опера­тивность и удобство работы пользователя.

В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты на груп­пы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, ста­тистические отчеты.

Виды отчетов:

— отчеты по бронированию гостей и групп за лю­бой выбранный период;

— необходимые отчеты по гостям отеля с сор­тировкой по заезду, проживанию, выезду, ста­тусу, категорией и другим аналитическим при­знакам;

— доходность и загрузка номерного фонда (дан­ные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам ком­нат и видам оплаты);

— статистика по номерному фонду;

-отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;

— специальные отчеты по иностранным гражда­нам;

— статистика в ОВИР;

— доходность за любой выбранный период;

— специальные отчеты по VIP-гостям и их персо­нальным пожеланиям, сообщениям гостям и пер­соналу;

— отчеты для поэтажной службы (листы уборок);

— отчеты по задолженностям за проживание и те­лефонные переговоры;

— отчеты по питанию для представления в рес­торан.

Модуль «Журнал»

Модуль «Журнал» предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе пер­соналом гостиницы. Встроенный генератор отче­тов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.

Модуль «Горничные»

Модуль «Горничные» служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.

Модуль «Банкет»

Модуль «Банкет» АСУ «Эдельвейс» предназна­чен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как прави­ло, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференц-зал и т.п.

Модуль «Статистика»

В модуле «Статистика» предоставляется воз­можность просмотреть статистику в табличной или графической формах.

Модуль «Бухгалтерия»

Этот модуль предназначен для работы со счета­ми организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о при­шедших платежах и заносятся авансовые платежи.

Конфигурационный модуль

Этот модуль предназначен для задания прак­тически всех параметров, так или иначе оказыва­ющих влияние на работу системы. Для изменения настроек не требуется специального технического образования, достаточно уметь обращаться с ком­пьютером.

В конфигураторе настраиваются следую­щие параметры:

— тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте);

— пансион;

— настройка пакетов услуг;

— языковые настройки (язык по умолчанию), программа является мультиязыковой;

— права доступа к модулям программы;

— список доступных платежных средств;

— параметры номерного фонда (номер, тип но­мера, индивидуальные особенности номера, теле­фонный номер);

— настройки валюты;

— настройка маркетинговых сегментов и источ­ников;

— настройки языков и национальностей гостей;

— настройка языков пользователя АСУ «Эдель­вейс»;

— настройка специальных услуг гостиницы;

— настройка практически всех визуальных пара­метров АСУ;

— время заезда и выезда по умолчанию.

Гостиничная АСУ ( PMS ) «Эдельвейс»

Основная задача АСУ «Эдельвейс» — автомати­зация служб бронирования и размещения (портье), коммерческого отдела и бухгалтерии учета прожи­вания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одно­временно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гости­ницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

— бухгалтерская система гостиницы;