Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе.pdf

Рекомендуется при работе с АСУ пользовать­ся так называемой исполняемой версией Access (Access Runtime), не потребляющей лишние сис­темные ресурсы и не позволяющей случайно или намеренно изменить структуру и базовую ин­формацию системы.

Вопрос об установке автоматизированной сис­темы управления гостиничным фондом в конеч­ном итоге решать все же владельцу (управляюще­му) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу пер­сонала, однако с каждым годом становится все более очевидным необходимость внедрения таких систем на предприятиях, осуществляющих много­плановое и высокоуровневое обслуживание боль­шого объема клиентов.

Точность и быстрота работы профессиональ­но разработанной и отлаженной PMS позволяет значительно снизить время обслуживания и коли­чество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой минимизацию накладных рас­ходов на лишний персонал, облегчает аудит и спо­собствует росту положительного имиджа средс­тва размещения среди потенциальной клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия.

В современном информационном обществе адаптация потоков данных к компьютерным моде­лям становится не только хорошим тоном, но и ус­ловием выживания на сверхдинамичном рынке. До­ступ к информационным технологиям все более упрощается и удешевляется, а окупаемость их ред­ко можно поставить под сомнение.

Особую ценность АСУ представляют при интег­рации средства размещения в глобальную систему бронирования (GDS), при этом создается единая для всех членов сети информационная модель, использующаяся удаленными операторами (сис­тема Ь2Ь — business to business) и туристами (Ь2с — business to client) для бронирования услуг отеля (временами даже без участия самой гостиницы). Это значительно упрощает действия предпри­ятия по привлечению клиентов и сокращает рас­ходы на рекламу. Часто расходы на рекламу берет на себя владелец GDS.

Большинство фирменных PMS предусматрива­ют подключение к GDS, что значительно упрощает дальнейшее расширение планов руководства.

Концепция APS. Особенностью этой концепции является возмож­ность решать такие задачи, как «проталкивание» срочного заказа в производственные графики и распределение заданий с учетом приори­тетов и ограничений. В системах, реализующих концепции APS, широ­ко используются современные методы оптимизации (математические, эвристические). В настоящее время концепция APS часто применяет­ся при создании специализированных модулей в ERP-системах.

Одним из центральных элементов всего процесса создания АИС является разработка технического задания, структура которого, со­гласно ГОСТ 34.602-89, содержит следующие разделы:

— общие сведения;

— назначение и цели создания (развития) системы;

— характеристика объектов автоматизации;

— требования к системе;

— состав и содержание работ по созданию системы;

— порядок контроля и приемки системы;

— требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;

— требования к документированию;

— источники разработки.

Суть технического задания как основного документа в процессе со­здания ИС заключается в проработке, выборе и утверждении основ­ных технических, организационных, программных, информационно-логических и лингвистических решений, которые устанавливаются в разделе «Требования к системе». Данный раздел, в свою очередь, со­стоит из трех подразделов [14, с 125]:

— требования к системе в целом;

— требования к функциям (задачам), выполняемым системой;

— требования к видам обеспечения.

Требования к системе в целом отражают концептуальные параме­тры и характеристики создаваемой системы, среди которых указыва­ются требования к структуре и функционированию системы, к надеж­ности и безопасности, к численности и квалификации персонала и т. д.

Требования к функциям (задачам) содержат перечень функций, за­дач или их комплексов; временной регламент каждой функции, зада­чи или комплекса задач; требования к качеству реализации каждой функции; к форме представления выходной информации; характери­стики необходимой точности и времени выполнения, требования од­новременности выполнения группы функций; достоверности выдачи результатов.

Для большинства разновидностей ИС особое значение имеют требо­вания к информационному обеспечению. В данном подразделе, в част­ности, определяются требования :

— к составу, структуре и способам организации данных в системе (информационно-логическая схема);

— к информационному обмену между компонентами системы;

— к информационной совместимости со смежными системами;

— по использованию общероссийских и других классификаторов, унифицированных документов;

— по применению систем управления базами данных;

— к структуре процесса сбора, обработки, передачи данных в систе­ме и представлению данных;

— к защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электро­питании системы;

— к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных;

— к процедуре придания юридической силы документам, проду­цируемым техническими средствами ИС.

На основе установленных в техническом задании основных требо­ваний и технических решений на последующих этапах конкретизи­руются и непосредственно разрабатываются компоненты и элементы системы.

Таким образом, АСУ гостиниц — это уже не просто мода, но назревшая обусловленная требованиями времени необходимость, и степень соответствия этому веянию может означать процветание пред­приятия либо его упадок.

3.2. Характеристика автоматизированной системы управления гостиницей «Эдельвейс»

Комплексная система управления гостиницей «Эдельвейс» начала создаваться 9 лет назад по зака­зу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работа­ющих в области оказания информационно-консал­тинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса.

Эдельвейс — современный программный про­дукт, основанный на технологии «клиент-сервер». Вся информация, вводимая пользователями в сис­тему, хранится в централизованной базе данных под управлением СУБД Sybase Adaptive Server Anywhere. Именно сервер баз данных Sybase обеспечивает хранение, обработку и защиту данных, с которыми работают пользователи Эдельвейс.

Эффективность использования комплексной системы управления гостиницей «Эдельвейс» представлена в таблице 3.1.

Таблица 3.1.

Эффективность использования комплексной системы управления гостиницей «Эдельвейс»

Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответс­твии с лицензионными соглашениями.

Функциональность системы Модуль «План». Программа имеет графический модуль для отоб­ражения состояния и работы с номерным фондом — переработанный вариант знакомой многим «шах-матки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нуж­ной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограничен­ные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскатель­ных гостей.

При работе в модуле «План» пользователь име­ет возможность просматривать информацию в трех представлениях. В виде электронной «шахматки», в виде привычных и легко сортируемых списков гостей и в виде статистики дви­жения номерного фонда. Использование таких возможностей по отображению информации позволяет автоматизировать практически все каж­додневные операции сотрудников — от рядовых ра­ботников службы размещения до руководителей.

Приведем список функций, которые реали­зованы в модуле «План» АСУ «Эдельвейс»:

— учет наличия номеров по каждому типу/кате­гории на необходимый срок;

— оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания;

— автоматическое присвоение номера брони;

— учет количества взрослых/детей при оформ­лении брони;

— автоматическое указание лица, производяще­го заявку;

— указание организации гостя, оформление карточки компании (внесение информации об ор­ганизации, от которой прибывает гость, в том чис­ле с использованием данных, ранее сохраненных в архиве);

— указание адресной информации гостя;

— указание метода гарантирования данной бро­ни;

— учет внесения авансового платежа;

— автоматическая подстановка тарифа по умол­чанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции;

— выбор тарифа проживания;

— возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания;

— возможность скрывать назначения платежей при распечатке счета гостя;

— возможность печати предварительного счета;

— указание паспортных данных гостя;

— возможность отправки подтверждения на бронь (факс, e-mail);

— указание VIP статуса гостя;

— маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления бро­ни, сегмент, к которому можно отнести данного гос­тя, географическая территория поступления гостя;

— введение дополнительной информации по гостю;

— введение контактной информации гостя вклю­чая факс и e-mail;

— введение сообщений, оставленных для гостя при бронировании;

— указание турагенства, пославшего заявку (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);

— указание группы гостей в случае групповой брони;

— указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);

— возможность оформления раздельного про­живания в одном номере нескольких гостей;

— возможность бронирования номеров по мес­там (с различными сроками проживания гостей);

— возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете;

— возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкрет­ных номеров гостям отеля;

— учет специальных пожеланий гостя (возможность планирования предоставления услуг по расписанию);

— ведение до шести счетов на одного гостя;

— оформление перенаправления начислений на группу, других гостей, организацию или допол­нительные счета данного гостя;

— контроль правильности введения параметров кредитной карты;

— возможность внесения запланированных из­менений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;

— хранение информации о дополнительных ус­лугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;

— использование пакетов услуг;

— возможность копирования оформленной бро­ни для быстрого бронирования;

— указание причины отмены брони при ее отмене;

— возможность индивидуальной настройки обя­зательных полей;

— автоматический контроль за заполнением обязательных полей;

— автоматическое проставление номера счета гостя;

— учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению;

— возможность быстрого изменения статуса но­мера.

При регистрации и поселении гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие функции:

— поселение по брони и без брони;

— возможность изменения параметров, указан­ных при оформлении брони;

— при поселении без брони — ввод полной ин­формации по данному гостю;

— учет пожеланий гостя и особенностей номер­ного фонда при определении номера комнаты;

— учет статуса номера (готов/не готов к поселе­нию, свободен/занят);

— контроль за передачей сообщений, оставлен­ных для данного гостя;

— учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате;