Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе.pdf

В целом, автоматизация гостиницы «Forest and Fox»
(ИП «Бугаков А.И.») — это типовая система автоматизации деятельности средств размещения в своей структуре объединяет отделы гостиницы, находящиеся в оперативном вза­имодействии друг с другом. Физически вся генери­руемая информация находится на центральном сер­вере предприятия и представляет собой базу данных, объединяющую вполне стандартный набор базовых таблиц: номера, клиенты, бронь, счета, отчеты.

Посредством находящихся на рабочей станции каждого конкретного отдела наборов форм и инс­трументов для отображения и изменения текущей информации сотрудник гостиницы получает воз­можность оперативно получать доступ к виртуаль­ной модели средства размещения, позволяющей регистрировать бронь, заселять и выселять гостей, устанавливать и изменять тарифы, вести архив со­бытий и программными средствами анализировать текущее состояние и динамику работы отеля.

Рассматривая гостиничное предприятие как со­вокупность функциональных отделов, получим до­статочно разрозненную структуру АСУ.

В данный момент далеко не каждая система объединяет все эти модули в одно целое. В связи с широким распространением специализирован­ных программных продуктов, сложностью разра­ботки собственных конкурентоспособных проектов или невостребованностью этих модулей большим количеством клиентов некоторые из составных частей АСУ не входят в основной пакет и устанав­ливаются отдельно. Наиболее часто это касается модуля бухгалтерии, ресторана (не всякая гостини­ца может им похвастаться) и обеспечения дополни­тельных и часто нестандартных услуг, как-то: тари­фикация телефонных разговоров, услуги платного телевидения, система электронных платежей и т.п.

В качестве бухгалтерской системы используются в основном продукты компании 1С, зарекомендовав­шие себя как мощные, гибкие и легкие в использова­нии инструменты ведения бухгалтерского учета.

Если оценить по уровню автоматизации используемого программного продукта, то программа «Русский отель» для гостиницы «Forest and Fox»
(ИП «Бугаков А.И.») устарела.

Выявляются следующие недостатки в автоматизации деятельности гостиницы:

1. Программа «Русский отель» устарела морально.

2. Охват автоматизацией отдельных служб не полный.

3. Программа требует постоянной корректировки со стороны программистов.

Таким образом, гостинице необходимо пересмотреть использование программы «Русский отель» на предприятии.

Выводы

Гостиница «Forest and Fox» (ИП «Бугаков А.И.») является коммерческим предприятием, произ­водящим и предлагающим на рынке свой «товар», продукт в виде комплекса услуг, среди которых основными являются услуга раз­мещения и услуга питания.

Тем не менее, в гостинице «Forest and Fox» (ИП «Бугаков А.И.») управление номерным фондом осуществляется частично вручную, частично при помощи программы «Русский отель»

Таким образом, гостинице необходимо пересмотреть использование программы «Русский отель» на предприятии.

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ УРОВНЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ГОСТИНИЦЫ «FOREST AND FOX» (ИП «БУГАКОВ А.И.»)

Изучение автоматизации гостиницы «Forest and Fox»
(ИП «Бугаков А.И.») показало, что программа «Русский отель» устарела и есть необходимость ее смены. Для этого рекомендуем гостинице «Forest and Fox» (ИП «Бугаков А.И.») программу системы бронирования и комплексную систему управления гостиницей «Эдельвейс». На сегодняшний день Эдельвейс — это динамич­но развивающаяся система в соответствии с тре­бованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

3.1. Локальная системы бронирования гостиничных услуг на основе СУБД

Одним из наиболее мощных, гибких и доступных средств по работе с БД является на сегодняшний день СУБД Access от компании Microsoft. Она обла­дает широким диапазоном средств для ввода, ана­лиза и представления данных. Имея наряду с навы­ками работы в Access некоторые базовые знания встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), можно самостоятельно со­здавать мощные бизне-приложения для своего предприятия.

Структура АСУ представляет собой однополь­зовательский вариант для размещения на рабочей станции портье и состоит из нескольких связан­ных таблиц, представляющих из себя основу со­ответствующих функциональных модулей: «клиен­ты», «номерной фонд», «бронь» и «отчеты». Каждая из таблиц, будучи отображена в стандартном виде конструктора Access, имеет следующую структуру:

Таблица «Клиенты» представляет собой набор ин­формации, аналогичный карточке гостя и служащий для более полной работы с ним службы маркетинга (если таковая имеется). Поле «№ Паспорта», будучи изначально уникальным, введено для удобства ра­боты с базой данных и исключения путаницы (ведь имена могут повторяться). Поле «возраст» не вво­дится пользователем, а рассчитывается как разница системной даты и даты рождения гостя. Поле «ко­личество заездов» служит для отображения частоты посещения гостем гостиницы. Его значение увели­чивается на единицу каждый раз, когда оформляет­ся очередной заезд, и не редактируется. На основе количества заездов может определяться статус гостя (например, «обычный гость», «постоянный клиент», «привилегированный клиент» и т.п.) и ставка скидки. Постоянные контакты, хранение как можно более полной информации о гостях способствует добро­желательным с ними отношениям и определенно склоняет их к последующему выбору именно вашей гостиницы. Так, один из наиболее эффективных инс­трументов упоминания о себе — поздравления с днем рождения и другими праздниками по электронной почте — многими АСУ осуществляется автоматически без всякого участия оператора АСУ.

Таблица «номерной фонд» по большей части предназначена для гостей и содержит необходи­мую для них информацию. Здесь пояснения может потребовать поле «состояние». Это, по сути, отмет­ка о занятости номера. Ему лучше присваивать одно из четырех значений: свободен, занят, заброниро­ван и снят с продажи. От значения «забронирован» можно было бы и отказаться, поскольку его текущее состояние — «свободен», однако такое представле­ние номеров можно использовать для обособления части номерного фонда, предназначенной для сво­бодной продажи, а не для бронирования.

Но основой такой АСУ является именно модуль бронирования. В нем принципиально необходимо присутствие информации о датах заезда и выез­да, привязка к конкретному номеру (размещенное бронирование) и данные для идентификации бро­ни, которые, в принципе, может играть и номер паспорта гостя.

Таблица брони представляет собой список оформленных броней, на базе которых создается таблица с сортировкой по номерам гостевых ком­нат и датам заезда-выезда. В ней система в соот­ветствии с введенным запросом ищет подходящие комнаты по принципу «попадания в окно», то есть дата запрашиваемого заезда должна быть больше даты предыдущего выезда в этом номере, а дата выезда — меньше следующей даты въезда (если та­ковая имеется). Такое решение не отличается кра­сотой, но занимает меньше памяти и требует мень­ше операций от АСУ.

Последней таблицей является таблица отчетов системы. Она не является базовой, поскольку генерируется запросом, осуществляющим сводку и анализ информации из других таблиц, а именно, оперативные показатели работы средства разме­щения. Это прежде всего количество проданных номеров, занятых койко-мест, общий доход от но­мерного фонда, загрузка гостиницы, средняя цена номера, среднее количество гостей на один номер, коэффициент двойной загрузки ((число гостей — число проданных номеров)/число проданных но­меров), коэффициент занятости койко-мест (чис­ло занятых коек/число свободных коек)). Данные рассчитываются на каждый день и, привязываясь к дате, сохраняются в БД. По запросу операто­ра АСУ строит и печатает графики и диаграммы, что позволяет судить о динамике развития гости­ницы во времени.

Такая простейшая информационная структу­ра создается с помощью конструктора (мастера) Access и не вызовет затруднений даже у начина­ющего пользователя. Сложности начинаются при разработке интерфейса системы, по большей час­ти берущего на себя обязанности по вводу, сохра­нению и анализу информации. Реализовать некото­рые функции возможно здесь только посредством встраивания программных модулей на языке VBA.

Конкретное воплощение интерфейса зави­сит лишь от фантазии заказчика и программиста. Однако именно этому этапу разработки следует уделить особое внимание. Нередки случаи, когда чрезмерная сложность и отсутствие наглядности в системе пагубно влияло на эффективность рабо­ты персонала.

Единовременно на экран должна выводиться только самая необходимая информация. На наш взгляд, это должна быть карта отеля, то есть список всех номеров, их постояльцев, состояния заселен­ности, статуса гостей и количество дней до выез­да. В зависимости от состояния гостевой комнаты соответствующая ей строка должна окрашиваться в заданный цвет, к примеру, занятый номер отобра­жается красным цветом, забронированный — жел­тым, свободный — зеленым, снятый с продажи — пе­речеркнутым шрифтом.

Ниже окна с таблицей находятся поля запроса параметров брони. По минимуму запрос должен состоять из дат заезда и выезда, но если возмож­ности и объем услуг отеля позволяют, то можно ввести и дополнительные элементы, как-то: тип помещения, дополнительные услуги и прочее. Пос­ле активизации запроса на экране монитора появ­ляется всплывающее окно с результатами поиска. В нем оператор выбирает подходящий вариант и вводит необходимую для идентификации брони информацию. Предлагается использовать номер паспорта гостя, поскольку имена могут повторять­ся, а номер брони гость с большой вероятностью забудет, что приведет к нежелательной путанице.

После сохранения брони строчка соответству­ющей гостевой комнаты приобретает заданную окраску. Можно предусмотреть функцию, при кото­рой система считает, за сколько дней до предпола­гаемого въезда произошло бронирование, и при­сваивает этой брони определенный коэффициент скидки. При заселении клиента базовая цена номе­ра умножается на этот коэффициент и получается конечная цена под конкретного клиента.

Заселение производится следующим образом: при двойном щелчке мыши по строке гостевой комнаты в таблице состояния номерного фонда открывается интерфейсное окно номера, где отобра­жены текущие постояльцы, состояние помещения, вкладки с фотографиями, календарем бронирова­ния, заметками и кнопки «Заселить» и «Выселить». В специальном поле вводим номер паспорта гостя, и если о нем есть запись в БД, то в окне состояния номера появляется запись о госте, если до этого гость не пользовался услугами гостиницы и инфор­мации о нем нет в БД, всплывает окно карточки гос­тя. В нем набираются требуемые данные, и после нажатия кнопки «ОК» БД пополняется новой запи­сью, а гость заселяется в номер. Выселение проис­ходит после нажатия кнопки «Выселить», влекуще­го за собой удаление информации о проживающих в номере гостях.

На основную панель интерфейса также помеща­ются кнопки, открывающие доступ непосредствен­но к таблицам системы, а также к сектору отчетов, где отображаются характеристики работы средства размещения и строятся диаграммы. Необходимы также элементы управления, позволяющие управ­лять построением отчетов и их распечаткой.

Среди автоматических возможностей системы чрезвычайно полезным может оказаться ежеднев­ная распечатка предстоящих заездов и выездов, осуществляемая системой самостоятельно в начале каждого рабочего дня. Созданные отчеты распро­страняются среди обслуживающего персонала отеля для увеличения оперативности работы с клиентами. Защита хранимой в БД информации, ее шифро­вание и ограничение доступа может осуществляться встроенными процедурами Access, однако не ос­ведомленному пользователю легче будет восполь­зоваться специализированными средствами: шиф­ровальным ПО, электронными ключами и прочими инструментами, в изобилии появившимися в послед­нее время на рынке программного обеспечения.