Файл: Организационная психология. Особенности коммуникаций в организации.pdf

Введение

Коммуникации, реализующие информационную, управленческую и объединяющую функции, выполняют внутри организации важную задачу, которая устанавливает и поддерживает отношения между руководителями и ее сотрудниками. Они выступают движущей силой эффективной коллективной работы.

Предметом курсовой работы является анализ коммуникаций внутри организации.

Цель данной работы – проанализировать организацию выстраивания коммуникаций на примере Муниципального учреждения «спортивная школа «Юность» и разработать рекомендации по повышению его эффективности.

Для осуществления цели были поставлены следующие задачи:

1) изучить понятие коммуникаций и их характеристики;

2) исследовать способы передачи информации и каналы коммуникации внутри организации;

3) изучить различные способы коммуникации внутри компании Муниципального учреждения «Спортивная школа «Юность»;

4) Дать характеристику Муниципальному учреждению «Спортивная школа «Юность» и разработать рекомендации для его совершенствования.

В качестве теоретической основы данной курсовой работы были использованы труды зарубежных и российских специалистов по теории и практике организационной психологии, связи с общественностью. Наиболее ценными, в той или иной степени затрагивающими область данного исследования, являются работы таких авторов, как Пригожин А.И., Корчагина Г.И., Спивак В.А. и др.

Также при написании работы были изучены статьи и аналитические материалы из Интернет – источников, а также информация, представленная руководителем Муниципального учреждения «Спортивная школа «Юность».

Теоретическая значимость данной курсовой работы заключается в расширении и углублении знаний о специфике и особенностях коммуникаций в организации.

Практическая значимость состоит в возможности применения сделанных автором курсовой работы рекомендаций для организаций эффективных коммуникаций в компании.

Цель и задачи определили структуру курсовой работы. Она состоит из двух глав: в первой рассматриваются в теоретические аспекты коммуникаций в организации. Вторая глава посвящена анализу и характеристике коммуникаций в Муниципальном учреждении «Спортивная школа «Юность».

Глава 1. Коммуникация в организации как объект теоретического исследования

1.1. Понятие и особенности коммуникации

Т. Шибутани считает, что «коммуникация – это, прежде всего, способ деятельности, который облегчает взаимное приспособление деятельности людей. Это такой обмен, который обеспечивает кооперативную взаимопомощь, делая возможной координацию действий большой сложности».^[1]

В обыденном понимании коммуникация сводится к простой передачи информации как между сотрудниками одного уровня, так и между руководителями и подчиненными. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.^[2]

Для эффективного ведения бизнеса важна стабильность. Для создания стабильности необходимо наладить отношения внутри коллектива, тогда работа будет идти в положительном направлении. Благоприятный климат в компании настраивает сотрудников на плодотворную деятельность, тем самым укрепляя организацию изнутри. Так постепенно начал появляться спрос на организационную диагностику, разработку стратегии, мотивации и т.п.^[3]

Вместе с глобальными процессами изменений в экономике, которые мы наблюдаем на протяжении последних нескольких лет, существенно изменилась и коммуникация в организации. Она превратилась в стратегический инструмент управления. Донесение информации от управляющих компанией до сотрудников и вовлечение сотрудников организации в жизнь компании обеспечивает достижение общих целей через достижение индивидуальных целей. Однонаправленность и одновременность обеспечивают эффект синергии.

Рассмотрим комплекс важнейших коммуникаций, определяющих успех организации:^[4]

Между организацией и внешней средой

2) Межуровневые в организации (вертикальные)

4) Между руководителем и рабочей группой

Коммуникации

5) Межличностные неформальные

3) Между подразделениями организации (горизонтальные)

Рис.1. Комплекс важнейших коммуникаций, определяющих успех организации

1. Коммуникации между организацией и ее средой.

Многие факторы внешней среды могут влиять на организацию. Подчеркивая диверсифицированность воздействия окружения, Штейнер и Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание на экономических и технических обстоятельствах. Однако в последнее время изменение установок людей, социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учета внешних воздействий».^[5]

Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других.

Существуют факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации, которые являются источником, питающим организацию ресурсами, которые необходимы для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне.^[6] От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношении с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.^[7]

1. Коммуникации межуровневые в организации (вертикальные).

Вертикальная коммуникация состоит из двух потоков: нисходящий информационный поток (информация от руководства к подчиненным в форме приказов, инструкций, правилах, стимулах и т. п.) и восходящий информационный поток (информация от персонала к руководству в форме отчетов, рекомендаций, жалоб, просьб о поддержке посредством производственных совещаний, записок, анкетных опросов и т. п.).^[8] Отмечено, что для России всегда была характерна развитая система форм вертикального диалога (служебная субординация). Замечено, что эффективность вертикальной коммуникации довольно низка. Лишь 25-30% исходящей от руководства информации доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. Это обусловлено, с одной стороны, вмешательством адресатов-ретрансляторов (секретари, канцелярские работники и др.), которые могут сократить, отредактировать, исказить информацию при передаче ее с одного уровня на другой (эффект «испорченного телефона»). С другой стороны, имеет место искажение и домысливание информации подчиненными в случае убежденности руководства, что подчиненные не должны задавать лишних вопросов и не должны знать о положении дел в организации в целом. Эти особенности служебно-деловой коммуникации побуждают письменно фиксировать решения и приказы руководства. Кроме того, они показывают важность обратной связи как важнейшего средства повышения эффективности коммуникации.^[9]

1. Коммуникации между подразделениями организации (горизонтальные).

Горизонтальные коммуникации имеют тональность, стиль, отличающийся от коммуникаций между подчиненными и начальниками, потому что они происходят между служащими практически одного уровня в иерархической структуре. Они осуществляются скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, чем в директивном.^[10]

1. Коммуникация между подчиненными одного руководителя с руководители других подразделений (диагональные).^[11]

Диагональные связи очень эффективны, поскольку дают возможность не только оперативного обмена информацией, но и скорейшего решения накопившихся проблем. При этом минуя вертикальную связь по соподчинению, не перегружая непосредственных руководителей теми вопросами, которые могут быть решены без их участия.

У диагональных связей есть два ограничения:

• руководитель одного подразделения не может давать задания, распоряжения сотрудникам других подразделений, а лишь обращается к ним с предложениями или просьбами, передает информацию;
• сотрудники должны ставить в известность своих непосредственных руководителей о взаимодействии по диагонали.

Два названных ограничения необременительны, во многом имеют этический смысл и трудно формализуются: когда и как взаимодействовать, не нарушая авторитета вертикальных связей, т.е. прямого соподчинения. Так как описать и формализовать всё в организации невозможно, то много определяется психологическим климатом, доверием, взаимоуважением.^[12]

1. Неформальные коммуникации.

Структура неформальной коммуникации – это результат социального взаимодействия. Несмотря на то что неформальные коммуникации обладают высокой степенью спонтанности, их трудно измерить и контролировать, у неформальной организации есть свой лидер, выбранный на основе всеобщего признания.^[13] Средством управления неформальными коммуникациями являются программы наставничества, способные воплотить ценности и принципы организации. Наставники могут передать позитивные сообщения сотрудникам и установить ценную обратную связь. Другим средством является активное использование сети Интернет, в частности социальных сетей. Мониторинг структуры неформальных коммуникаций, тональности сообщений, которыми обмениваются сотрудники, позволяет оценить моральное состояние персонала, а также понять потребности в информации.^[14]

Один из каналов неформальной коммуникации - слухи. Слухи – это совокупность оценочно-нейтральных сведений (истинных или ложных), которые возникают из неизвестных источников и распространяются по неформальным каналам. Как правило, возникают при дефиците или недоверии к информации, идущей от руководства. Топ-менеджмент организации может использовать канал слухов, чтобы подготовить сотрудников к планируемым изменениям, восприятию информации, носящей стрессовый или личностно-значимый характер и т. п. Информация, распространяемая по такому каналу, как правило, встречает меньшую критическую защиту.^[15]

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам слухов, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: «люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность». Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным».^[16]

1.2. Виды коммуникации

Лишь в исключительных случаях во время создания организации развитие коммуникативных мероприятий начинается «с чистого листа». Как правило, уже на первых стадиях создания можно заметить более или менее развитую коммуникативную инфраструктуру. Под «коммуникативной инфраструктурой» понимают институционализированные способы коммуникации, которые обеспечивают связь: как с внутренними, так и с внешними целевыми группами. Коммуникативная инфраструктура охватывает все виды коммуникации, непосредственную (вербальную) коммуникацию, а также печатные средства и электронные средства передачи информации.^[17]

Коммуникативная инфраструктура подразделяется на три раздела:

1) Личные

2) Печатные

3) Электронные

Рассмотрим основные каналы коммуникации, которые наиболее популярны в организациях и благодаря которым наиболее быстро повышается эффективность работы организации.