Файл: Организационная психология. Особенности коммуникаций в организации.pdf

- Автоматизация управления благодаря применению онлайн-технологий (от заказа туристических путевок до заказа офисных материалов);

- Активная коммуникация и сотрудничество между отделами организации (электронная почта, общее ведение календаря, группы новостей, поддержка рабочего процесса и т.д.)^[34];

- Менеджмент знаний (документация, материалы, обмен знаниями на форумах и в чатах, накопление знаний на веб-тренингах или во время обучения на Интернет-курсах);

- Выбор информации с учетом личных интересов и требований пользователей;

- Возможность структурировать информацию с помощью удобного программного обеспечения (например, поисковой системы);

- Обработка информации с помощью простых и удобных инструментов редактирования;

- Использование мультимедийных средств и информации, которая представлена в различных форматах (потоковое видео, презентации, которые поддерживает используемый браузер и т.п.).

В общем, речь идет об активном внедрении современных технологий в производственные процессы и перенос рабочего пространства в виртуальную плоскость. Это должно повысить продуктивность, качество и скорость производственных процессов и конкурентоспособность организации. Дальнейшее развитие внутренней сети - это один из векторов стратегического развития организации: разработка «организационного портала». Основная идея портала состоит в том, что, введя пароль на стартовой странице, сотрудник сможет получить непосредственный доступ ко всей информации, он получит полный обзор средств коммуникации и обработки информации, которые нужны ему для выполнения работы. На корневой странице должны быть размещены все указания относительно того, что нужно сделать, а также вся та «персонализированная» информация, которая необходима для эффективного выполнения этого задания.^[35]

Превращение локальной сети в интегрированное пространство для коммуникации, работы и накопления знаний - это сложная задача, но она позволяет оптимизировать организационные процессы.^[36]

Из этого следует вывод, что использование всей коммуникативной инфраструктуры позволяет не только оптимизировать влияние, которое оказывает коммуникация, но и повысить экономическую эффективность организации. К тому же, нет ни необходимости, ни смысла постоянно развивать новые средства коммуникации для решения каждой новой задачи. Более того, сначала нужно убедиться, можно ли использовать уже существующую коммуникативную инфраструктуру. Только если при достижении какой-либо цели коммуникации возникают «белые пятна», стоит разрабатывать новые способы коммуникации – для каждого отдельного случая или в качестве дополнения существующей коммуникативной инфраструктуре.

2. Коммуникация в организации как объект практического исследования.

2.1. Характеристика Муниципального учреждения «Спортивная школа «Юность».

Муниципальное учреждение «Спортивная школа «Юность» было открыто 8 апреля 1976 года. Первый бассейн в Республике Коми с бассейном в 50 метров. Основная цель бассейна "Юность" – это достижение побед местных спортсменов. В 2018 году бассейн «Юность» будет расширен новым спортивным комплексом, расположенным по Набережной Нефтянников.

Предметом деятельности учреждения является выполнение работ и оказание услуг в сфере физической культуры и спорта. Основной целью деятельности является осуществление спортивной подготовки по видам спорта, подготовка спортсменов высокого класса, способных войти кандидатами в составы спортивных сборных команд РФ.

Руководство текущей деятельности осуществляет директор – Е.А. Русский. В прямом подчинении директора находятся заместители директора: по спортивно-методической работе, по физкультурно-методической работе, административно-хозяйственной работе, маркетингу и информационным технологиям, технической работе, старший администратор.

Директор имеет право действовать от имени МУ «СШ «Юность», в том числе представлять его интересы и осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками учреждения, издавать приказы о назначении на должности работников, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, также в его обязанности входит контроль за организацию деятельности МУ «СШ «Юность».

Директору также подчиняется бухгалтерия (главный бухгалтер, ведущий экономист, ведущий бухгалтер), в которую входит главный бухгалтер. Главный бухгалтер несёт ответственность за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчётности, также он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по оформлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Как уже отмечалось ранее, директору МУ «СШ «Юность» подчиняется специалист по кадрам, в его обязанности входит организация текущей работы данного учреждения (оформление, подбор документов и так далее).

Рассмотрим систему коммуникаций на примере МУ «СШ «Юность». Аппарат управления представляет собой систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определённых функций на производстве.

В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: директор, зам. директора по спортивно-методической работе, зам. директора по физкультурно-методической работе, зам. директора административно-хозяйственной работе, главный бухгалтер, специалист по кадрам, зам. директора по маркетингу и информационным технологиям, зам. директора по технической работе, старший администратор.

Информация к ним поступает в устной и письменной форме. Систему внутренних коммуникаций МУ «СШ «Юность» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, старший администратор для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками подразделения или другими отделами и обменивается следующей информацией. Получает информацию от:

- рабочих по комплексному обслуживанию здания МУ «СШ «Юность» - сведения о задании и ремонте

- главного инженера - о состоянии воды, оборудования;

- специалиста по кадрам - о расстановке и переводе персонала по участкам, организации работы;

Передает информацию:

- специалисту по кадрам - об изменениях рабочих смен, выходах на работу персонала;

Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций МУ «СШ «Юность» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата.

На каждом уровне управления МУ СШ «Юность» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Например: директор МУ «СШ «Юность» - главный инженер - сантехник.

Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с руководством МУ «СШ «Юность» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах.

Например: администратор — старший администратор — директор.

Начальники отделов управления вместе с заместителями генерального директора принимают участие в ежедневной планёрке, где происходит обмен информацией, решаются текущие вопросы. В этом случае можно говорить как о горизонтальном направлении коммуникационного потока, когда общение происходит между руководителями МУ СШ «Юность» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно.

В наиболее крупных по численности работников подразделениях – административной работы и бухгалтерской работы - проходят также ежедневные планёрки. Система коммуникаций МУ «СШ «Юность» включает в себя визуальные средства:

• информационный стенд для работников учреждения, на котором вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве и другое;
• внутриорганизационное издание - выпуск газеты учреждения к праздникам, где можно найти сведения о планах развития учреждения.

Ещё к системе внутренних коммуникаций можно отнести ежемесячные собрания с выступлениями руководителей подразделений.

Также на МУ «СШ «Юность» используются коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами.

На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:

1. Структура управления МУ «СШ «Юность» нечёткая, это связано с тем, что многие отделы и службы создавались и расширялись постепенно, по мере необходимости. В связи с этим происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении.

2. Коммуникационная связь МУ «СШ «Юность» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно должны быть включены все компьютеры, может использоваться только как источник получения информации.

3. Планёрки характеризуются ритуальностью: повестки дня не существует, реализацией принятых решений никто не занимается, так как к этому ничего не побуждает. Фокус направлен на «текучку».

Для тщательного анализа коммуникаций в организации были проведены диагностические интервью с работниками и руководством (Приложение № 1).

Диагностическое интервью выявило 20 проблем Муниципального учреждения «Спортивная школа «Юность», связанных с коммуникациями:

1. Решения принимаются единолично Руководителем, что приводит к непониманию и конфликтам.
2. Неведение того, что будет завтра, вызывает негатив в коллективе.
3. Руководители не всегда принимают объективные решения под воздействием дружеских отношений (Неисполнительность связана с непризнанием авторитета).
4. Руководитель отдельно – персонал отдельно.
5. Несоблюдение субординации приводит к нерабочим отношениям.
6. Нет уважения в коллективе – нет единства.
7. Принятые решения не понятны исполнителям из-за чего не доводятся до конца.
8. Руководитель не делегирует обязанности – всё делает самостоятельно.
9. Руководители обособлены от подчиненных – они не интересуются проблемами персонала.
10. Отсутствует командная работа – каждый тянет в свою сторону.
11. Персонал не знает зоны своей ответственности, каждый валит ошибки друг на друга.
12. Низкая культура выливается в злые сплетни и слухи.
13. Не разработана система мотивации – скорость и качество выполнения работы страдает.
14. Нет наставничества – новому сотруднику тяжело адаптироваться, не перенимает формат работы в Учреждении.
15. Размытая коммуникация между подразделениями приводит к тому, что правая рука не видит, что делает левая.
16. Отсутствие связи между подразделениями приводит к возникновению проблем по достижению общих целей.
17. Работники сверху vs работники снизу – коммуникационный барьер.
18. Руководитель отдает распоряжения через голову заместителей, принижая статус руководителей в глазах подчиненных.
19. Руководитель использует публичную «порку» заместителей.
20. Руководитель не советуется с заместителями при принятии решения, что снижает инициативность.

Выделенные проблемы сигнализируют нам:

• Руководство использует демотивирующий стиль управления - преобладание критики сотрудников над поощрением, что ведет к ухудшению качества работы, неблагоприятному климату внутри коллектива. Демотивированные работники обычно ориентируются на минимальное исполнение обязанностей и заданий, если они не прямо связаны с их личным заработком, и уклоняются от всяких забот за этим пределом. Растёт инерционность учреждения.
• Хромают как «вертикальные» связи («Несоблюдение субординации приводит к нерабочим отношениям», «Руководитель отдельно – персонал отдельно»), так и «горизонтальные» («Размытая коммуникация между подразделениями приводит к тому, что правая рука не видит, что делает левая», «Работники сверху vs работники снизу – коммуникационный барьер»).
• Существуют внутренние конфликты, которые перешли в сферу межличностных отношений.
• В коллективе процветает моббинг. Его развитию способствует и высшее руководство, одобряя травлю подчиненного, от которого не может «избавиться» законным способом.
• Принятие решений затруднено в связи с плохой согласованностью действий подразделений между собой.