Файл: Организационная психология. Особенности коммуникаций в организации.pdf

2.2. Рекомендации по совершенствованию коммуникаций в МУ «СШ «Юность»

При анализе коммуникационного процесса в организации МУ «СШ «Юность» было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильные структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Руководители подразделений находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от директора, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык.

Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники МУ «СШ «Юность» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри МУ «СШ «Юность» вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.

В МУ «СШ «Юность» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.

Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений.

Руководители высшего звена МУ «СШ «Юность» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит не ответственное отношение работника к полученной информации.

5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие проблемы и пути их решения:

1. Плохо сформулированные сообщения.

Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

Письменные распоряжения должны содержать:

• цель задания;
• ответственных;
• инструкции по выполнению задания;
• сроки реализации;

2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.

Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

3. Искажение сообщений.

Для решения этой проблемы необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.

МУ «СШ «Юность» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

В МУ «СШ «Юность», как правило, проводятся ежемесячные собрания, которые содержат информацию для всех работников. На подобных собраниях необходимо давать возможность выступать не только руководящему составу, но и рядовым сотрудникам.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления.

Руководство МУ «СШ «Юность» следует использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также отдел кадров совместно с руководством должны разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в МУ «СШ «Юность». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

5. Психологический настрой.

Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в МУ «СШ «Юность». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных неформальных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, насколько это возможно, утечку информации.

Заключение

В наше время, различные организации проходят через множество трудностей: период сплошных экономических кризисов, неустойчивой позиции на рынке, падение прибыли. В такие периоды необходимо сохранять благоприятную атмосферу внутри организации. Сплоченность коллектива и культура внутри организации делают стабильной позицию компании на ранке, благоприятно влияет на имидж организации и является одним из главных помощников руководства компании.

В рамках данной курсовой работы мы рассмотрели понятие коммуникации, их роль в организации, каналы эффективной передачи информации, проанализировали проблемы коммуникации и идущих за ними ряд других проблем в организации на примере МУ СШ «Юность» и дали учреждению несколько рекомендаций.

По результатам анализа учреждения можно сделать следующие выводы:

1) В настоящее время в каждом отделе должен быть человек или отдел, который бы занимался внутренними коммуникациями.

2) Также не стоит забывать об эффективных каналах коммуникации. Только лучшие каналы коммуникации и умение их использовать гарантируют успех компании.

3) Руководитель является непосредственным звеном в корпоративной коммуникации.

4) Не стоит забывать о кросс - коммуникации, то есть предоставлять всю информацию не только от сотрудников руководителю, но от руководителя сотрудникам.

Список используемой литературы

1. Аристова Ю.С. Инструменты коммуникации для построения эффективной мотивации // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3. Ч. 1 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/4354 (дата обращения: 23.09.2018)
2. Баканов Б.Г., Основы менеджмента на предприятии. – М.: Таганрог: МРЦПКиПК ЮФУ. – 2014. – [Электронный ресурс]. URL: http://interservis.info/lib/i17/3_1.html
3. Беляев А.А., Коротков Э.М., Системология организации: учебник. – М.: ИНФРА-М. – 2000. – С. 136
4. Большунов А.Я., Киселева Н.И., Марченко Г.И., Новиков А.В., Тюриков А.Г., Чернышова Л.И., Деловые коммуникации. - М.: Финансовый университет, Департамент социологии. – 2018. – С. 52
5. Викулова Л.Г., Шарунов А.И., Основы теории коммуникации: практикум. – М.: ACT: ACT МОСКВА: Восток — Запад. – 2008. – С. 185-186
6. Вильчинская-Бутенко М.Э., Мероприятия корпоративного досуга как средство приобщения персонала к организационным ценностям, журнал «Вестник культуры и искусств». – Выпуск 3. – 2013. – С. 169
7. Волостнова А.О., Корпоративные мероприятия в жизни организации, электронный журнал «Экономика и Социум». - выпуск 5-2(36) - 2017
8. Демченкова Н.М., Коммуникация в социальной сфере. – М.: Минск: Современные знания. – 2009. – С. 81
9. Иванова К.А., Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов. – СПб.: Питер. – 2010. – С. 53
10. Исламова Н.В., Коммуникационный менеджмент. - М.: Нижневарт. гуманит. ун-та. – 2009. – С. 11
11. Каймакова М.В., Коммуникации в организации: текст лекций. – Ульяновск: УлГТУ . – 2008. С. 13
12. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г., Этика деловых отношений: учебник. - М.: ИНФРА-М. – 2004. [Электронный ресурс] – URL: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook601/01/part-004.htm
13. Колодей К., Моббинг. Психотеррор на рабочем месте и методы его преодоления. - М.: Гуманитарный Центр. – 2007. – С. 76
14. Корчагина Г.И., Человек в организационной среде. - М.: ООО «Радуга – ПРЕСС». – 2014. – С.10
15. Кушнерук С.П., Документирование социально-производственных отношений (Текст информационного бюллетеня: создание и использование), журнал «Вестник ВГУ». - серия 2. – Выпуск 2. – 2003
16. Маркова Т.И., Роль электронной почты в информационном обмене, журнал «Вестник ВУ им. В.Н. Татищева». – 2010.
17. Марносова Е.М., Учебное пособие. Управление коммуникациями. – М.: РПК «Политехник». – 2005. – С. 30
18. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. - М.: Дело. – 1997. – С.80
19. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. - М.: Дело. – 1997. - С.117-118.
20. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Основы менеджмента. – М.: Дело. – 1997. – С. 118-119
21. Минаева Л.В., Внутрикорпоративные связи с общественностью. - М.: Аспект Пресс. – 2010. – С. 154
22. Несмеева А.Ф., Все о внутренних коммуникациях. – М.: ИД «МедиаЛайн», Альпина Паблишер. – 2013. – С. 98
23. Петропавловская Ю.А. Актуальные тенденции развития индустрии корпоративных медиа, журнал Дискуссия». – Выпуск 6. – 2015. – С. 50
24. Петропавловская Ю.А., Особенности создания концепции корпоративного издания, журнал «Вестник КГУ». – Выпуск 2. – 2015. – С. 164
25. Пригожин А.И. Методы развития организаций: Организации: природа (цели, стадии развития, паталогии). Профессия консультанта по управлению. Организационная диагностика. Методы выработки решений. Управленческое консультирование нововведений. Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: Ленанд. – 2017. – С.19
26. Пригожин А.И., Управленческие идеи: Вы какое положение на рынке хотите занять? Как для этого должна измениться Ваша организация? М.: Ленанд. – 2015. – С. 260
27. Пригожин А.И., Управленческие идеи: Вы какое положение на рынке хотите занять? Как для этого должна измениться Ваша организация? - М.: Ленанд. – 2015. – С. 261
28. Пригожин А.И., Цели и ценности. Новые методы работы с будущим. – М.: Издательство «Дело» АНХ. – 2010. – С. 215
29. Скок С.П., Построение системы нематериального стимулирования, журнал «Вестник ОУ. Серия «Экономика». – Выпуск 1. – 2010. С. 105
30. Спивак В.А., Организационное поведение: учеб. пособие. – М.: Эксмо: Москва. – 2009. – С. 80
31. Страхов М.В., журнал «Диcскусия». - № 8 (60). - СЕНТЯБРЬ 2015. - С. 91-92
32. Тебекина А.В., Касаева Б.С., Менеджмент организации. - М.:Кнорус. – 2008. – С.219
33. Шамис Е., Никонов Е., Теория поколений/Необыкновенный икс. - М.: Университет «Университет». – 2017. – С. 47
34. Шибутани Т. Социальная психология. - М.: Прогресс. – 2002. – С.5
35. Шик З., Коммуникация и пиар в организации. - М.: Гуманитарный центр. – 2012. – С.243
36. Щемелев Р., Корпоративный портал как инструмент для организации внутренних коммуникаций в производственных компаниях, журнал «Рациональное управление предприятием». – выпуск 4. – 2012. – С.